四、OA系统设计

    基于以上对用户需求的分析，我们采用万户公司的ezOFFICE协同办公自动化产品为中煤集团公司搭建办公自动化系统。

    万户ezOFFICE协同办公自动化产品是万户网络公司从广泛的客户应用需求中抽象出通用模型，利用JAVA和Web技术开发出的新一代综合信息管理软件。产品的设计目标是帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境本系统；以先进的办公理念作指导，实现用户内部信息共享、沟通和协调，在模仿手工办公的同时改变并提高手工工作效率，加快内部消息信息传递的节奏，使用户能够成为一个快速响应的信息化整体。

    1、总体功能介绍

    根据我公司在多年的企业综合信息门户建设中积累的宝贵经验，并结合中煤集团的具体要求，我们设计出完整的内部办公自动化系统，归纳出以下类型的功能模块（如下图所示）。根据中煤集团本次软件开发要求，我们在平台设计时不但有针对性地设计了功能模块，同时为了满足迁钢信息化未来的软件扩充，我们在平台设计时为办公自动化的其它常用模块预先设置了接口，并且将开放部分关键代码，在后面的章节中有所阐述。

    如下图：
 

    2、个人办公

    ·2.1、待办事宜

    待办事宜是办公自动化系统中的一个综合信息提示功能，系统中各环节包括工作流程、领导批示、会议管理、内部邮件等子系统中所产生的事务均集中在代办事宜中，统一安排给当前用户，以提示当前用户即时办理。
 

    我们将待办事宜设置在系统中非常显著的位置，保证用户已进入系统就首先能够了解到自己有哪些事务是需要马上办理，并且所有提示信息直接加超级链接。

    用户可以设置个性化的声音提示。当有新信息的时候，系统自动发出声音提示用户。

    用户还可以打开监视器，当监视器监测到新信息的时候自动弹处窗口提示用户。

    用户还可以将自己的手机与代办事宜绑定，系统会将

    新信息通过手机短信通知当前用户。

    ·2.2、已办事宜

    已办事宜是办公自动化系统中的一个信息查询功能，系统对所有已办事宜进行归档，然后按权限划分查看人的范围。
 

    ·2.3、交办事宜

    系统可以对代办事宜进行灵活设置，对事务是否可以进行交办，系统管理员可以在后台进行权限设置，确定哪些事务可以进行交办，哪些不可以进行交办。

    对可以进行交办的事务，用户可以在使用的时候进行设置，设定交办人，交办的时间段等。

    ·2.4、联系人

    联系人包括内部联系人（相应于企业内部的通讯录），公共联系人，个人联系人。联系人信息可以导出生成EXCEL文件。 

    ·2.5、便签

    个人便笺可以记录个人的时间事件安排，便于提醒本人完成相关事情。

    ·2.6、日记

    日记里对一天发生的事情进行记录和总结，可以记录自己每天的一些事件，就象我们通常记日记一样，可以按时间来搜索。

    ·2.7、笔记本

    当用户在读新闻，看帖子时可能想记录自己的随感。系统提供此种功能让用户在看某篇信息时将自己的感想随时记录下来。笔记本里记录的随感可链接某一篇文章，某一帖子，记录时可让用户摘录原文。记笔记的功能将出现在知识管理、论坛等信息栏目中。

    ·2.8、日历

    日历用来安排日常的事件，可以安排个人以及部门的事件，也可以安排其他人参与事件或接受别人委派的事件。这里的事件也可以理解为工作或任务。

    有统计资料表明，使用OA的用户有90%是通过日程来查看各种信息，所以说日程是一个以时间为坐标的信息表达方式，我们在系统的设计中也以此为指导，将能够整合到日程中的信息和模块全面整合进来，让我们的用户能够方便地在日程中方便的辅助自己的日常工作。

    日历的设计目标如下所示：

    ☆管理自己的工作安排

    ☆与同事共享日程

    ☆将任务安排放入日程里。

    ☆提供日程的多种视图。
 
    日历模块的设计我们借鉴了大家所熟悉的微软公司的OUTLOOK软件，从界面设计到使用都非常简易，用户无培训即可熟练操作。