·6.3.2、收文管理

    收文管理子系统实现对来文的登记、拟办、批办、批示、传阅、反馈办理结果、整理和归档等操作，功能上覆盖了实际办公过程中的所有环节。它提供了许多细致的功能，如：自动编顺序号、逾期自动催办、跟踪文件处理全过程、文件的自动归档等。对于不同类型的公文，系统采用不同的公文接收方式：电子公文：直接以电子邮件的方式接收；纸介质公文：利用扫描和OCR技术将其转化为电子形式，然后接收。收文流程示例如下：
 

    具体功能包括：

    收文登记：填写收文登记表。

    拟办：签署拟办意见。

    传阅：可设定传阅范围，并发送公文给传阅人。

    承办：处室领导可以将本部门承办的文件交其他人处理

    存档：公文管理员可将流转完毕的公文“归档”，将此文档转存到“公文归档库”中。

    查询：按下列要素对文件进行查询：文号，来文时间段，主题词，标题，来文单位，文件，性质。对于手工录入的正文，可以进行全文检索

    统计：可以自动进行年度收文总数的统计，还可以自动进行年度收文分类统计（按来文类别）。

    打印：打印收文登记簿(用顺序号选择文件范围)，打印文件正文。打印权可进行控制。

    ·6.3.3、公文归档管理

    公文处理完成后，系统根据发文和收文两大类自动完成归档工作，提供公文呈阅、转发、查阅等主要功能，并可以按照实际需要完成纸质归档工作。

    公文呈阅：公文归档后只有流程中的人员可以查阅到公文的内容。根据工作需要可以对公文的查看权限进行修改，以便呈阅给其他用户阅读

    公文转发：通过公文交换系统可以将公文转发给其他单位，其他单位的系统在接受到公文后即可进行来文传阅处理。

    公文查阅：授权用户阅读归档公文的内容，包括：发文稿纸、正式公文、公文相关属性。对于正式公文、发文稿纸可以打印全文，而正式公文还可以进行套打。系统还提供个性化的查询和统计功能。

    ·6.3.4、痕迹保留、版本保存

    我们在工作流管理系统的每一个关节都考虑到痕迹保留和版本保存的功能。

? ☆痕迹保留

    为做到准确无误的保留公文处理中每个环节对公文的改动痕迹，同时也要提供给使用者一个熟悉得公文编辑环境，我们特别将微软公司的WORD和国内金山公司的WPS这两大办公软件集成进公文管理系统中。利用它们强大的文本编辑功能和痕迹保留功能为公文管理中每一个环节的用户提供一个良好的操作平台。