·6.3、公文管理

    公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊模块，主要负责实现公司内部公文管理电子化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题。系统实现了收文管理和发文管理的自动化，可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档，全文检索，最终实现“文档一体化”。

    系统特点 ：

    实现日常收文、发文的登记入库；支持电子文本格式公文和扫描图像格式公文；支持手写笔，为领导及各部门提供方便的录入、检索、查询、统计、打印等功能。

    对文件的修改、补充留有痕迹，并能归档，并且在文件处理过程中当前审批人能够看到前面所有审批人批改的结果。

    具有可靠完备的权限管理和安全加密机制。领导可进入系统浏览整个系统的各种公文档案资料，各部门可检索本部门各类文件，经批准后通过借阅操作，参阅有关文件资料。

拥有统一的发文格式。设计各级机构发文、工作简报等模板，实现机关公文的统一管理。

采用工作流技术，严格控制公文运转程序，完成公文的发送、分发、状态跟踪、信息反馈、适时提醒、日志生成等项功能。若前边的程序未进行，不可进入下一条程序。

    ·6.3.1、发文管理

    可实现机构内发文和机构间发文；可记录发文审批过程中的所有审批情况和意见；可记录所有进入系统的用户所做的操作；可实现公文修改的痕迹保留；可灵活定义发文处理流程；可处理顺序审批及会签；可自动催办等。发文处理的全过程包括拟稿、核稿、会签、签发、编号、分发、归档。以发文为例，发文流程如下：
 

    用户可以根据自己的需要，对发文流转的流程进行设定。

    每一步环节的定义下：

    ☆拟稿

    用户起草公文，填写公文拟稿纸。拟稿人可以直接在系统中起草文件，输入经办单位、拟稿人、拟稿时间、标题、主题词等行文要素。根据拟稿人的公文处理能力、级别、文件类型等有关属性决定下一审批人，并将文件提交给审批人。系统能自动检查下一审批人的日程安排，当其外出时，有提示功能。正文编辑调用word编辑器，实现痕迹保留功能。

    ☆逐级批示及回复

    拒绝：公文在任何环节被否决后，都可以重新起草文件或修改后继续流转。

    同意：继续流转。

    批示：每一个审批环节的批示都记录在公文表单上。

    电子签名：自动签署当前操作人的姓名。

    电子盖章：对文件加盖图章，图章的种类为多个，图章不打印，只在网上查看文件时显示。

    ☆发文编码和登记

    对审批通过的局发文进行编码和登记，作为发文查询的依据之一。

    ☆发布

   可选择公文发布范围，可选择具体人员姓名，也可选择部门或单位，将公文发送到部门收件人。

    ☆存档

    公文管理员可将流转完毕的公文“归档”，将此文档转存到档案库的预归档库中，等待档案管理员对其进行管理，实现档案的正式归档操作。将公文管理和档案管理功能结合在一起，将大大减少档案重新录入的工作量，同时以电子文档形式存在的局发文也将给档案查询带来极大便利。

    ☆查询

    可以按下列要素对文件进行查询：文号，主题词，标题，文件性质，发文时间段。对于文件正文，可以进行全文检索。

    ☆统计

    可以统计年度发文总数，可以按分类统计。

    ☆打印

    打印发文通知单，打印文件正文。打印权可进行控制。