·3.3、电子邮件

    系统按照用户的使用范围提供内部邮件和外部邮件两种功能。系统具备邮件到达提醒用户的功能。用户有新的待办公文、待办事项和新邮件的时候，用户可以定制系统自动提醒的功能，通过离线声音、弹出窗口、移动短信的形式进行提醒，并在首页面的每日提醒区，将待办公文、待办事项、新邮件列示。
 

    
    内部邮件

    系统内部邮件是模仿传统邮件系统基于数据库开发的系统内使用的邮件系统。它具有方便快捷，即发即收，决无信件延误以及不受邮件病毒影响等优势。内部邮件可用于内部邮件的传递，最主要的是与其它模块的关联，系统通过内部邮件将各种新事件及时通知用户，很好的保证了用户能够及时的知道办公自动化系统各功能模块的最新事件。
 
    4、档案管理—整合世纪科怡档案管理系统
 

    ·4.1、系统概述

    为顺应新世纪档案行业的管理模式，推动档案管理现代化进程，促进档案信息资源的开发利用，深圳市世纪科怡科技发展有限公司推陈出新，研制开发出具有国内领先水平的新一代档案管理软件。

    科怡档案管理系统集思广益、开拓创新的科研精神为基础，充分发挥了世纪科怡在信息管理研究领域的雄厚优势，是一套完美体现产品通用性和个性化的档案管理软件。其设计理念为“领域相关软件体系结构”，是根据对全国市场、众多行业需求、各种档案业务理解，建立起档案管理的通用业务模型，并抽象出面向档案管理领域的软件体系结构。在此基础上采用组件技术开发出核心框架，再根据典型行业的业务特点，扩展为具有个性化的行业档案管理版本。

    在业务流程上，将涵盖文书处理过程——收文、发文、内部文件登记、处理、分发、传阅、催办等；以及档案管理过程——档案收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用工作等。

    在软件功能上，包括编目管理、原文管理、界面定义、报表定义、数据管理和用户管理等。

    ·4.2、 功能说明

    ●著录标引：对各类文件、档案进行著录登记。

    ◆快捷录入：选择录入、代码录入方式。

    ◆人性化设计，自定义著录界面：用户按照习惯任意定义录入界面，增强程序亲和力。

    ◆自动纠错；对用户错误的输入、误输入自动提示纠正。

    ◆自动标引：自动生成主题词。

    ◆任意导入历史数据。

    ●原文管理：

    ◆文字、图象、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料直接扫描存储管理。

    ◆原文数据的加密、压缩。

    ◆文件、档案以及各种原文数据可以存储至磁带机、光盘塔。

    ●整理编目：

    ◆自动组卷

    遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式）两种组卷方式进行自动组卷；另外允许用户自定义组卷条件，对各种专门类型档案进行自动组卷；

    自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号；
   
    ◆档案整理

    数据采集功能可以直接导入其他档案管理系统的历史数据；

    提供档案校验功能，对已有的案卷号、件号等各种档案管理序号可以自主修改和重新排序，对重号、错号自动校验；

    ●打印编目：

    ◆自动生成符合档案工作相关标准的案卷目录、卷内目录、案卷封面以及备考表等；

    ◆提供多种地区、行业报表模版，报表格式可以任意定义扩充。

    ◆超强报表设计器，可以快捷制作专业报表。

    ●检索统计：

    ◆单条件简易查找——逐条查询、批量筛选，方便快捷。

    ◆多条件组合检索——复合模糊条件，高速检索响应。

    ◆根据用户需求进行全文检索、图文声像一体化检索。

    ◆对检索结果进行排序、打印、格式转换、远程传递等处理；

    ◆登记借阅利用情况，超期自动催还，统计借阅情况，打印借阅登记单。

    ◆借阅利用情况和文件档案记录“自动互查”（根据利用登记记录可以了解所借阅的文件、档案详情，根据某份档案或文件，可以了解其借阅情况）；

    ●系统维护 

    ◆用户管理：用户分级权限控制，确保信息万无一失。

    ◆实体分类：无限扩展空间，管理百种档案。

    ◆制作目录：报表随意制作，满足特定行业需求。