12. OA管理解决方案

    12.1. X3 Messgener（即时通讯）

    X3 Messenger是由Justep提供的企业级实时通讯平台，它集成了丰富的沟通方式，包括文本会话、文件传输、网络会议等等，主要提供企业内部办公沟通服务。 

    使用X3 Messenger，不仅实现了企业内部的即时沟通管理，同时也能创造一种新型的企业沟通文化。不同层级间员工的直接交流，也拉近了相互沟通距离，全面提高了工作效率，降低了不必要的开支。可使用不同颜色字体的文字、图标，提供信息的个性化展示。

    

    X3 Messenger提供的是Web登录，客户端无需二次安装。从服务端下载后可自动运行。这种独立下载、运行的特性使X3 Messenger在复杂的网络环境里也能运行自如。并且随着服务器的更新，X3 Messenger会自动升级，省去手工下载、升级之劳。

    X3 Messenger中的信息集中存储在服务器，消息、文档都会长久保存，切实保证了信息的安全、完整。X3 Messenger支持多人在线会议，可在其中多人同时交谈。并具有通知功能，通知用户关键信息。X3 Messenger符合组织机构模型，可清晰看到由树型目录表达的多层次企业组织架构。并提供快捷搜索条，可使用拼音、中文姓名的模糊查找。例如，在查找框中输入d，点击查找按钮后的查找结果即可显示在列表中。X3 Messenger可与Justep业务平台上的任务、邮件相结合，将数据直接推送到桌面。

    12.2. 工作台

    提供了一个集成的工作台，以推送的方式把待办任务、计划、客户等信息直接展示在桌面，点击以后就可以办理相关业务。除界面上显示的记录外，点击“更多”链接可查询到更为丰富的内容。推送式的工作环境使各项内容随时保持更新，既不耽误工作，也免去不断刷新之劳。

    12.3. 领导办公

    领导办公提供了领导日常办公中的辅助办公功能。领导在这里，可以随时查阅到领导所关注的信息资料，通过日程安排可以合理地安排工作时间、调配工作效率，可以随时委托秘书、指定人员代办事宜，同时，可以随时查看或接收上报的资料、数据和文件。
领导办公功能模块包括：代办事宜、关注信息、日程安排、发言稿管理、上报查询功能等。

    日程安排

    提供对领导日常工作安排的管理工具。在日历中选择不同的时间跨度、展现格式，日程安排可呈现出不同的表现形式。为方便工作，同时提供对计划的查询。
    可在选择的时间跨度内建立各种工作内容，比如会议纪要、客户沟通记录等，种类多达25种。在已建立的工作内容中还可建立与之相关联的工作内容。
    对于已建立关联的工作内容，在关联关系中即可点击查看。这就与平台一起，构成了一个协同的工作环境，使工作不再局限于个人的范围，而是和整个企业的计划、任务紧密的联系在一起了。

    

    代办事宜

    代办事宜与秘书助理模块中的交办任务相关联，领导可通过代办事宜向秘书助理下达任务。
    秘书助理模块中的交办任务会随时通知秘书助理有交办任务的提示消息，通知秘书人员接受任务。当秘书人员完成任务后，可通过秘书助理模块中的代办文件向领导上报数据文件或回馈结果。
    领导也可通过代办事宜直接选择接受任务的角色人或用户个人，或委托选择的用户接管任务。
    当领导有未做完的工作时，由秘书人员通过秘书助理模块的日程安排为领导安排待办事务。事务发生的时间到达之前，系统会自动提示领导有待办事务。
    领导可以随时查询待办事务，并能监督和查看该交办任务的进展情况。

    关注信息

    可以通过关注信息功能，查询领导所关注的各方面信息。信息的提供来源可由秘书助理模块产生，也可由领导自上报查询中根据上报的数据、信息自由定制。以后在任何时间领导点击关注信息后，就可以很方便的看到自动更新的信息资料。
    关注信息内的数据和信息可以本地保存，方便以后的查看。

    关注信息的流程就是：

    信息整合－信息统计分析－信息输出－信息保存
    信息整合由指定角色人上报的信息数据和预先定制的各类信息，在这里进行数据的接收、整合。信息来源有两个途径：

    1、信息定制对其他功能性模块的数据进行定制提取。
    2、信息获取指定角色人搜集指定信息，然后上报提取。信息统计分析对获取、提取的数据进行分类汇总,以数据库中保存的前期相对数据作为分析指标参数进行数据的统计分析。信息输出信息的输出将信息、数据的统计分析结果直接反应给领导。

    信息保存指保存信息统计分析的结果，系统会自动将数据保存于统计分析数据库中。用户可选择本地保存的方式，将统计分析的结果保存在用户自己的计算机中或U盘中。

    发言稿管理

    由秘书人员通过秘书助理来为领导进行发言稿的整理和起草工作。
    发言稿管理和秘书助理的发言稿管理相连接。
    领导开会用的发言稿可以由秘书人员起草，通过发言稿管理功能模块上报领导批示。
    批示通过，系统会自动将发言稿放入发言稿管理中保存，供领导随时调阅。并提示是否打印同时将返回拟稿人批示通过的回复信息。
    批示不通过，发言稿件在领导批示后返回拟稿人。

    12.4. 立体协同中心

    以代办任务、事件中心、任务中心为核心，有效建立以任务和事件为驱动的工作过程，在过程中真实反映所有相关的重要信息，建立过程协同，同时也为员工建立一个高效的竞争平台，真实反映员工绩效和能力，同时支持企业分级监控需求。

    12.5. 协同任务管理

    任务查询

    任务中心可以查看到企业范围内任务的情况，并能提取任务详情。如有任务超时未完成，将自动报警，将任务置为红色。单击列头，即可进行排序。任务不仅仅可以用列表的形式展示，还可按照自定义的条件进行过滤。如果有关联的内容，则可查看到与之相关联的记录。

    
    还可在查询结果上建立相关联的记录。

    任务管理

    可新建、修改、管理各种任务，并可建立具有关联关系的工作日志、工作提醒等。在新建的任务中选择了客户、计划，保存后任务和计划，任务和客户之间就建立的关联关系。无论在客户功能还是在任务功能中进行查询时，都会显示出这些关联关系。从而在数据层面建立起网状、多维的信息体系，这充分体现了系统协同工作的能力。
    当任务的状态发生改变时，查询界面会自动反应出来。

    

    我的任务

    管理与登录用户相关的任务信息。提供给用户对自己的任务进行查询、修改、更改状态等功能。还不仅仅能查看与任务相关的协同信息，包括客户、计划、任务等，也可建立与任务相关的其他工作内容，比如工作日志、工作建议等。
    为方便使用，还可将任务内容导出到文件中，文件类型包括文本、XML、Excel、超文本等。

    

    工作事务

    管理个人与工作相关的内容，包括：个人周工作计划、工作记录、工作建议、工作任务、工作日志、工作提醒。

    12.6. 协同计划管理

    在计划中心里，可以查看并管理相应的计划。计划有多种展现方式，计划可按照层级关系展开活着折叠起来。显示内容包括主题、周期、开始时间、结束时间，并可直接以图形化的方式显示计划的进度。还能按照不同的风格进行显示，如：树形视图、时序视图、参考视图。

    

    如列出的计划较多，难以定位，则可通过过滤器来筛选计划。这样就可以精确地查询到要找的计划。

    

    还可以在查找时使用sql条件构造器来查询计划。

    

    计划的详细内容，以及与计划相关的执行人、任务情况都可直接在计划中心中查询得到。

    

    计划之下还可方便地根据项目的进度建立子计划，计划类型可以是经营计划、工作计划、综合计划等九种。

    

    还可使用计划环境编制想到来定制计划编制环境，包括新建计划时采用地默认计划类型和时间范围，以及参考视图等环境选项。

    

    12.7. 电子邮件

    通讯簿

    建立了个人通讯簿，能够很方便地对用户的E-mail地址和个人信息进行管理。它以卡片的方式存放信息，一张卡片即对应一个联系人的信息，而同时您又可以从卡片中挑选一些相关用户组成一个组，这样可以方便您一次性地将邮件发送给组中所有成员。

    

    邮件收发

    可对多帐户进行管理，包括内部邮件和外部邮件。提供了文本邮件便捷和HTML邮件编辑，并可以对其中的个人信息、邮件服务器、接收和发送邮件的方式等方面进行设定。类似于OUTLOOK的操作方式和界面风格非常易于接受、使用。

    

    便签

    当有重要事情或是事情太多易忘的情况下，可以建立几个便签起到备忘的作用。

    

    12.8. 车辆管理

    提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能。
    车辆登记包括车辆信息的登记和维护。
    事故及维修登记包括车辆事故及维修记录的添加、删除等。
    费用开支对有关车辆管理的日常费用开支记录的建立和维护。
    车辆动态管理主要对车辆的使用派遣情况进行维护，如车辆是在维修或已派出等。
    驾驶员动态管理对驾驶员的状况进行及时的更新维护。如驾驶员进修学习或休假等。

    12.9. 接待管理

    处理单位的所有来访接待事务
    用户可以对来访人员档案，主要活动日志，费用支出，活动内容等进行处理。业务过程包括申请（包括活动计划、经费计划）、审批、执行、记录等过程；每一主要流程环节皆辅以电子邮件支持，保证接待工作的顺利进行。

    12.10. 值班管理

    完成对上级单位和本部门的值班汇报，提交相关领导的计划、日程以及值班信息的接收。

    12.11. 会议管理

    会议作为企业办公活动中经常发生的活动，为了尽量避免对会议室资源占用的冲突。需要对会议室资源和会议活动进行统一的管理。其中主要包括会议室管理、会议申请及其改期，以及相关的查询功能。
    会议室基本情况
    对会议室的基本情况进行定义，内容包括：名称、地点、可容纳人数、相关设备等信息。
    会议室使用情况
    可以对当前所有会议室的预定、使用情况进行查询。除会议室的基本信息外，还能够看到相关的使用情况，包括会议的开始时间、结束时间、发起人、安排人、审批情况等。
    会议申请
    会议的发起人在发起会议前必须提出申请。会议发起人可以查询和预定会议拟召开期间可用的会议室，从而确定会议地点；同时确保会议室资源的合理、充分使用；用户还可以直接切换到会议室使用情况中查看所有会议室的占用情况。
    申请的内容包括会议的开始时间、结束时间、发起人、参与人等等信息。申请后即可进入到会议审批流程。
    会议改期
    会议在申请后，如需调整会议的时间，可以使用会议改期功能。
    会议审批
    管理人员对已提交的会议申请进行即时的审批，并分配相应的会议资源。审批通过后，会议室信息里就可查到会议的情况了。
    会议资源预定
    可对会议资源进行预定，当发生预定冲突时，系统会对冲突情况作出相应的提示。
    会议纪要
    会议结束后，可填写会议纪要。如有单独的会议纪要文档，也可将此文档作为会议的附件进行管理。

    12.12. 新闻公告

    新闻公告用于发表各种行业新闻及内部通知公告，为员工及时了解公司动态、行业新闻提供快速通道。可分为新闻和公告两类。
    新闻公告发起
    可通过此功能发布相应的新闻、公告。内容由发起人自行设定，并指出其标题、关键字、部门定信息。发起的公告需要通过审    批后才可以看到。
    新闻公告管理
    对已发布的新闻公告进行处理。

    

    12.13. 工作计划

    工作计划管理可针对整个组织企业、部门进行管理。计划的种类包括：年计划、季度计划、月度计划、周计划和普通计划。主要通过工作计划对员工工作进行有效的管理。主要包括：

    制定工作计划
    计划拟定人根据工作情况、企业的运营目标、部门要求等，制定相应的公司、部门、个人的工作计划。并可以随时检查计划的执行情况。
    审批工作计划
    计划制定后，相关的管理人员可根据企业状况、要求对计划进行审批。并可根据实际情况提出审批意见。
    工作计划完成记录
    对于已完成的工作计划，需填写完成情况。以便于工作计划的随时监控。

    12.14. 费用管理

    对于企业经常性的支出，可通过费用管理功能对于单位内部的各种用款进行在线提交、审批、报销登记的管理，降低出差报销管理工作的工作强度，提高工作效率。并可对费用的审核、领款等环节进行透明化管理。

    12.15. 出差管理

    出差申请管理
    需要出差时，首先进行出差申请。申请的内容包括出差人、时间、借款金额等内容。申请只有等待申请审核通过后方才生效。
    出差申请管理
    对于出差申请可以查询、审核。
    出差报销单填写
    填写报销单必须填写相应的出差申请。构建在协同平台上的协同化OA可以直接从关联关系中查看到人力资源、供应链等系统中与出差申请、出差人相关的信息。
    报销申请需等待主管审批后方生效。

    

    出差报销主管审批
    对于已填写完成的报销单，可由主管领导进行审批。审批后报销单即转入财务审核流程。
    出差报销财务审核
    财务人员对于已审批完毕的报销单再次进行审核。审核后即可领款。
    出差报销领款
    领款后，相应的出差报销单就处理完毕。管理人员可随时监控报销单所处在的状态、处理情况等信息。