测试在家工作的任务分派与技术
在员工开始在家工作之前,Chorus连同客服经理Jairis Galvez测试电信网络的架设。她一连两个星期五在家里上班,所有副总轮番打电话,确保他们能和她清楚通话,而且没有中断联机的情况。
另一个Chorus IT部门要解决的技术问题是:远在天边、散居各地的员工,要怎么拨打内部电话。Chorus在德州与纽泽西州有两个办公室,员工可以拨打4位数分机号码来彼此通话。后来公司发现,在员工在家登入VPN后,这4位数分机却无法使用。防火墙(PIX 506)不允许做VPN-to-VPN数据传输,因此虽然能接通,但却无法和对方通话。他们得拨10位数号码才行。Boyd发现到,那得升级防火墙才能像以前那么做,因此他在去年6月添购了Cisco 515防火墙。现在每位员工只要拨打4个号码就能找到对方了。
Boyd表示,公司这么做是为了节省成本,(每年大约可省下40万美元),并省却员工通勤的麻烦与成本。Chrous之所以做得到,乃拜科技及电信基础架构之赐,让员工得以协同,并维持与客户的联系。但公司也必须制订工作政策,以确保员工生产力与客户服务水平,IT部门要能提供桌面支持,并且有软件工具使经理们全面掌握工作进度。本文第二部份,您可以看到Chorus如何解决其中的种种挑战。
虚拟公司的新工作政策
为维持员工生产力及服务质量,Chorus发展出一套在家工作的政策。每位员工在家中必须要有独立的工作空间—最好是单独一间房间,关上门能把小孩、宠物、老公或老婆(或室友)隔离在外。员工也要有一张工作用的桌子,即使只是折迭桌。公司不希望员工把笔记本电脑放在大腿或咖啡桌上,在电视机前工作。
Chorus规定的另一部份,则说明公司提供给员工的设备。简单来讲,公司会给员工所有工作所需的运算和电信设备,像是笔记本电脑、屏幕、键盘、耳机及网络服务。客服人员则有碎纸机,因为他们得依据HIPAA规定销毁文件。如果有员工需要椅子,他们可以从即将关闭的办公室拿一张椅子。员工只需负担基本OA物品,像纸、墨水和墨粉盒、笔、便利贴,然后凭收据向公司报账。
Chorus也规定工作时数。正常上班时间员工必须坐在桌子前,不能选择在特殊时段工作。所有员工都得安装实时通讯(IM)应用软件,必须在公司Exchange Server上的员工通讯簿填上公司电话与IM账号。
除了一般工作规定之外,客户服务副总裁Marvin Luz指出,他的部门还加了一些常见的要求。例如,员工不能开电视或音乐上班,和客户打电话时不能吃东西等等。这些规定是告诉员工,即使人坐在家中,上班时也必须维持一定程度的专业仪态。