防范工作要做到滴水不漏

    Fleetwood的IT部门工作负担再重不过。现在他们什么都要做：关厂、整合办公室、把员工迁到新的地点，再请美、墨两地的工人回家吃自己。

    为方便管理，IT部门把每件事都当成单一项目来处理，在Oracle、Siebel客户关系管理软件上开需求案。每个项目包括6项Smith认为很重要的类别：整个工作时间表、网络硬件、PC硬件、应用、安全及Sox分析。每项项目他都会给业务部门经理一周一个报告，说明每项类别的完成比例。

    Smith之所以觉得Sox很重要，是因为上次不景气时这个问题还没有冒出来。Sox法案的宗旨是为了防止导致2002年经济衰退的金融诈欺卷土重来。这次不景气中，企业疲于自救，有时法规并不是最优先任务。员工被裁员了，主管手上工作更多。例如，由于人手不足，现在会计帐务员也得接下设立厂商账户的工作。但兼任工作是违反“职能分工（Segregation of Duties”的规定，因为不可以有人掌握整个业务流程。

    在Fleetwood，IT部门就必须慎防这类风险，因为其它经理都忙着整合工作。“我告诉我的同仁，从写程序的到业务分析人员一定要留心控管的问题，如果看到任何可疑事情，请尽速通报。”

    一旦人员完成迁移，工作决定好后，他和IT部门就会把相关流程和系统讨论一遍，看看有没有任何问题。如果有发现问题，有时会以技术方法解决─像是变动交易的顺序。如果还不成，IT就会找来业务单位，看看是否有需要变更流程，他说。

    Smith也会用软件来执行“职能分工”，不过没有发现任何不妥。他建议其它CIO在任何组织变动时，都要谨记Sox法案，尤其在裁员一片慌乱时。“唯有这样你才不会搞出麻烦。”

    在Rockwell，Jackson的部门则以Microsoft Project和Excel来追踨整顿工作，检查何时完成什么事：搜集硬件、移除软件、把硬盘重新格式化、重新部署、把机器拿去卖或回收。“做这些事的，往往是公司在收购或合并时派去做事的同一批人，现在只是顺序反过来而已。”他说。