员工离职─但数据不能跟着带走

    谈到裁员，IT科技现在所要触及的领域，比起应用刚萌芽时的2000年要多上许多。Rockwell的CIO Jackson说，这简直变成IT不能承受之重。

    在成本撙节中，最难做的是切断被遣散同事的权限。他们应该不可以再访问和使用公司网络和本机应用软件，设备要收回、清理再重新部署。这不只是担心情绪失控，也是基于法律层面的考虑。和网络泡沫化当时不同的是，现在智能型手机和拇指碟非常普遍，你可以把32GB的数据存在黑莓机记忆卡里带走。就算机器打包好，这些装置也可以放进口袋随着员工离去，这的确是公司机密一大隐忧。低估了数据和装置回收的重要性，小心公司哪天就会吃上官司。

    专研劳工与劳资法的 Fish & Richardson律师Stephen Fox，最近就对离开客户公司跳槽竞争者的高层提出控告。它的客户宣称，这名主管要是没有使用Fox客户的商业机密，是不可能履行新职的。Fox说，虽然主管不是遭到资遣的，但HR和IT部门在他离职时做的处理，就足以令其它公司引以为戒。

    这名主管离职时，IT就封锁了他访问公司网络的权限，但忘了终止他将公司E-mail转寄到他私人黑莓机的程序，因此他还是可以开启所有E-mail。切断公司数据存取权限必须又快又彻底，他说。忘了关闭账号或任何一个疏失，都能使你有朝一日，得在法庭上证明你全心要保守该保守的秘密时百口莫辩。

    Rockwell对手机管理相当严格。Jackson说，员工只能使用公司分派的黑莓机，而且得受到IT的严格监看。私人手机不得下载公司资料。至于可携式硬盘，IT和法律部门则倾全力教育员工什么可以下载，什么不可以，但是“你不可能100%什么都知道。”为了解决拇指碟泛滥的问题，HR只好明文规定，离职员工不可以带走任何公司数据。

    Rockwell去年秋天裁掉600名员工，IT当时设立了指挥中心，以确保没有东西被偷渡出去。人资和IT部门合作，在主管宣布坏消息几分钟后，就将离职员工连网权限撤除，Jackson说。

    IT部门会针对每名被资遣员工，核对来自3项资产管理系统的报表，以确保所有公司的手机、笔电和其它装置都全数归还。

    他们所有设备皆齐全，不过，如果资产管理系统只有一套，效率就会更高一点。现在公司已经开始加以整合。资产管理系统是确保IT能搜集到所有该搜集的资料的关键，Harvey Nash的Frazzetto 说。

    设备本身很重要，它上面的数据更宝贵，她说。每位CIO都有自己裁员时防止数据外泄的偏好方法。Arch Coal裁掉重要员工时，账号不会立刻被删掉，而是主管会把员工叫进会议室，告诉他被资遣了，此时大楼另一角落的IT部门会改掉此人系统密码。这样寄来的电子邮件就不会被弹回去，而是由主管看过之后，在必要时交给接手的同事，Abbene说。而“职位敏感”的人收拾个人物品时，通常有主管或HR的人监看，以防止任何可携式硬盘被带走。若是Abbene的员工，则是由HR的人执行员工解职任务。“通常会从HR而非从我口中得知。”他说。Avnet CIO Phillips说，小心为上。IT可以神不知鬼不觉地关闭其它使用者的权限，但在面对同事时，他要求员工，“要诚实且保持尊敬，可以让他们继续走下去。”

    这种工作越快越能将伤害降到最低，Jackson说。“从公司角度或人道角度来看，都是事不宜迟。”