【IT168 信息化】公司在决定实行关厂、裁员或其它裁减成本的措施之后，就有许多琐事需要IT人员处理，像是重新改动基础架构，将手机、笔记本电脑收回等事项。
本文中重点介绍了为什么公司缩编、裁员、整合，会成为IT部门的挑战？ CIO在公司非常时间里，应该有增氧的心理准备以及作法。并且还介绍了几个实际案例。
企业裁员或关厂给IT带来过多挑战
经济不景气的巨轮正辗过大小企业，看看Flettwood Enterprises公司的营运状况就知道。当失业的人越来越多，而且正被房贷压得喘不过气来时，还有谁会去买拖车和组合屋？而且就算有人去买，在银行紧缩信用的今天，能借得到钱的人变得少之又少。也因此Fleetwood的销售额从2006年的24亿美元大跌32%，一路下来，公司损失了1.19亿美元。
2008年夏天，和许多制造业一样，Fleetwood也被迫减产。这还不够，现在Fleetwood又打算实行更积极的成本撙节措施。在最近该公司正计划关掉美国与墨西哥境内27座工厂中的9座，5,700名员工也要裁掉760人。
在美国，面有菜色的主管日子也不好过。公司实行整合、关厂、裁员等措施，无非是为了省钱；Fleetwood预计这样一年可以省下4,000万美元，但是要获得这个效益，得要IT部门忙上好几个月—执行这项不为人知的工程所需耗费的成本，往往超出公司内外所有人的想象。不是新闻稿、遣散金发一发，钱就可以省下来的。
中间的工作林林总总，像是阻挡离职员工连到公司网域，计算机也得重新分派。每次关厂时，IT部门得重新整顿剩下的办公室的设备，像是以前用来处理大量交易的数据网络。电子网络提供商Avnet的 CIO Steve Phillips说，该公司也是藉由缩减据点，省下1.5亿美元的支出。
但曾度过2000年网络泡沫化的IT人表示，这波不景气带来的又是新的挑战。
现在大家都用起智能型手机和拇指碟——这既难追踪，却又经常装有敏感的公司数据。Rockwell Automation CIO Mike Jackson指出，该公司原有21,600名员工，在 去年9月裁了600人，省下2.4亿美元。而他们计划在今年10月采取另一波裁减行动，可望再省个5,000万到1亿美元。
后来冒出的萨班斯法案(Sarbanes-Oxley Act，以下简称Sox)也成了麻烦来源。以Fleetwood为例，该公司 IT部门副总裁Larry Smith表示，当其它部门忙着重新分配剩下人力的工作负荷时，IT部门就得检查新的工作内容和业务流程，看看它们有没有违背萨班斯法案对职务隔离的规定。不过Smith发现，瘦身的工作挑战虽然大，却也相当带劲，因为有许多空间与预算可用。“这时你可以好好证明你的管理能力。”他说。
而且你也必须证明，公司决定利用关闭据点、裁员来省下几百万美元时，技术部门绝对不能变成绊脚石，专业服务公司Harvey Nash技术解决方案副总裁Anna Frazzetto说：“如果CIO不站出来拍胸脯保证，信用就会破产了。”
Smith和其它受景气重创公司的IT经理对同业也提出忠告：请清楚说明公司瘦身时IT的工作范畴。现在，公司老板越来越要求以更少人做更多事，IT自然也不例外，因为公司裁减成本时，会有“像海浪一般不断袭来的工作”，然而IT部门预算冻结、缩减或裁员，再再使得人手捉襟见肘。
“贵公司厂长可能才刚做完痛苦决定，情绪正待平复，准备继续打起精神过下去。我最不想听到的话是‘我们结束了’，事情才刚要开始呢。”
计算机被收回，网线被拔掉
虽然英明的公司主管知道，关掉办公室或工厂并不像表面上那么简单，但只有真正执行过的人，才会知道其中复杂和巧妙。CIO必须教育CEO和其它主管知道，会有哪些事要善后。
年营收30亿美元的Arch Coal是全美主要采煤厂之一，它专门把煤卖给电力产业以进行火力发电。为了把心力集中放在生产力最高的矿场上，它把卖掉部份煤矿开采权或甚至整个矿场。
Arch于2007年，把西维吉尼亚州的煤矿以4,000万美元卖给了Alpha Natural Resources。CIO Michael Abbene从圣路易市总部派了一个成员，连同当地支持外包厂商的3个人，一起到西维吉尼亚州去，把Arch服务器及50台PC与总公司网络之间的联机切断。而这些计算机中，只有19台随Arch的员工迁往另一个地方。其它31台则当作交易的一部份，全部移交给了买主。
首先，这些31台机器上的所有数据，都必须在删除并备份到USB外接磁盘前，先搬到网络共享磁盘。在Arch律师指示下，有些地质数据被拷贝到其它外接硬盘上，以便移交给Alpha。然后所有留给新东家的PC管理者密码都要重设。周末时Alpha有2、3个人到场支持。Arch也派了一个人到矿场，把要带走的纸本文件检查一遍，然后整理打包。这交接时间花了足足两个月的时间，不过还有更长的例子。2005年出售营运4座矿场的子公司交易，总共耗费7个月，因为买家没有任何技术能力。Arch于是同意提供IT服务，包括点对点VPN，虽然是由买家自已安装，但Abbene说：“他们几乎是把我们的整套架构复制到那边去。”
Abbene建议，在出售工厂或设备时，双方CIO最好开个会，一起检视交易中牵涉的IT作业：从设备和资料移除到完成期限，然后才可以动手碰系统。之后CIO责成项目经理来协调整个工作。
Arch关掉矿场时，就会成立一个小组，包括当地矿场管理人、IT、人资、会计、法律、土地测量、营销和业务、营运或采购等人员。
“每个交易状况都不同。你必须了解买家想怎么做。”Abbene说。在Fleetwood关掉乔治亚州Willacoochee市工厂的这种情况下，IT必须要把基础架构都拆卸掉。这不只是把电源关掉而已。2月时，Smith的IT部门派两个人花了一个星期在当地办公室，把100台计算机一台台装箱、把网线拔掉，爬到天花板和隔间内，把路由器和其它网络设备都收起来。
为了不干扰总部的日常IT作业，Smith刻意压低拆卸小组的人数。如果这是必须在短时间完成的大规模工作，他就会聘请厂商帮忙，特别是像拆除网线这种复杂又花时间的事，他说：“大多是单调辛苦的劳力工作。”
PC和笔记本电脑在打包之前，会先评估是要重新使用或拿去回收。如果机器的CPU不太旧，且有2G以上的内存，Fleetwood就会将之升级，重新安装授权软件，拿去给机器比较旧的同事使用。Smith说，关闭一座工厂的时程，短则30天，长则120天。
有时可不是说关就关。Fleetwood在德州Waco市的工厂已经停止生产，但还是有一些服务和业务人员。而且大型工厂关闭作业是一波一波来的，先是减产50%，然后少10%，直到所有物料用罄。而Smith的IT部门关闭权限，维护其它系统之前，得先知道谁要走人。由于现在人比较少了，IT也必须知道有哪些网络设备要撤除，并且重新检视网络蓝图(blueprint)，看看是否需要重新设定防火墙。
其它地方的工厂组装线停产，工人被遣散回家。但行政人员则保留，迁到其它办公室。在这种情况下，其它办公室的网络需要有更大频宽，以便处理转进人员增加的流量。
“听来简单，但我们一直无法弄清楚的是：高层的计划到底是什么？是留下一些员工？关门大吉？或是卖给人家？如果要卖，有哪些会被买？还会有服务或业务部门吗？”这些问题他得用不同方法问好几次。“你说谓的‘关门’究竟意思为何？”正确信息来自良好的关系。他表示：IT和项目经理应该要和制造部门最少每周开会几次，以便能随时掌握计划和实际进度的落差。
员工离职─但数据不能跟着带走
谈到裁员，IT科技现在所要触及的领域，比起应用刚萌芽时的2000年要多上许多。Rockwell的CIO Jackson说，这简直变成IT不能承受之重。
在成本撙节中，最难做的是切断被遣散同事的权限。他们应该不可以再访问和使用公司网络和本机应用软件，设备要收回、清理再重新部署。这不只是担心情绪失控，也是基于法律层面的考虑。和网络泡沫化当时不同的是，现在智能型手机和拇指碟非常普遍，你可以把32GB的数据存在黑莓机记忆卡里带走。就算机器打包好，这些装置也可以放进口袋随着员工离去，这的确是公司机密一大隐忧。低估了数据和装置回收的重要性，小心公司哪天就会吃上官司。
专研劳工与劳资法的 Fish & Richardson律师Stephen Fox，最近就对离开客户公司跳槽竞争者的高层提出控告。它的客户宣称，这名主管要是没有使用Fox客户的商业机密，是不可能履行新职的。Fox说，虽然主管不是遭到资遣的，但HR和IT部门在他离职时做的处理，就足以令其它公司引以为戒。
这名主管离职时，IT就封锁了他访问公司网络的权限，但忘了终止他将公司E-mail转寄到他私人黑莓机的程序，因此他还是可以开启所有E-mail。切断公司数据存取权限必须又快又彻底，他说。忘了关闭账号或任何一个疏失，都能使你有朝一日，得在法庭上证明你全心要保守该保守的秘密时百口莫辩。
Rockwell对手机管理相当严格。Jackson说，员工只能使用公司分派的黑莓机，而且得受到IT的严格监看。私人手机不得下载公司资料。至于可携式硬盘，IT和法律部门则倾全力教育员工什么可以下载，什么不可以，但是“你不可能100%什么都知道。”为了解决拇指碟泛滥的问题，HR只好明文规定，离职员工不可以带走任何公司数据。
Rockwell去年秋天裁掉600名员工，IT当时设立了指挥中心，以确保没有东西被偷渡出去。人资和IT部门合作，在主管宣布坏消息几分钟后，就将离职员工连网权限撤除，Jackson说。
IT部门会针对每名被资遣员工，核对来自3项资产管理系统的报表，以确保所有公司的手机、笔电和其它装置都全数归还。
他们所有设备皆齐全，不过，如果资产管理系统只有一套，效率就会更高一点。现在公司已经开始加以整合。资产管理系统是确保IT能搜集到所有该搜集的资料的关键，Harvey Nash的Frazzetto 说。
设备本身很重要，它上面的数据更宝贵，她说。每位CIO都有自己裁员时防止数据外泄的偏好方法。Arch Coal裁掉重要员工时，账号不会立刻被删掉，而是主管会把员工叫进会议室，告诉他被资遣了，此时大楼另一角落的IT部门会改掉此人系统密码。这样寄来的电子邮件就不会被弹回去，而是由主管看过之后，在必要时交给接手的同事，Abbene说。而“职位敏感”的人收拾个人物品时，通常有主管或HR的人监看，以防止任何可携式硬盘被带走。若是Abbene的员工，则是由HR的人执行员工解职任务。“通常会从HR而非从我口中得知。”他说。Avnet CIO Phillips说，小心为上。IT可以神不知鬼不觉地关闭其它使用者的权限，但在面对同事时，他要求员工，“要诚实且保持尊敬，可以让他们继续走下去。”
这种工作越快越能将伤害降到最低，Jackson说。“从公司角度或人道角度来看，都是事不宜迟。”
防范工作要做到滴水不漏
Fleetwood的IT部门工作负担再重不过。现在他们什么都要做：关厂、整合办公室、把员工迁到新的地点，再请美、墨两地的工人回家吃自己。
为方便管理，IT部门把每件事都当成单一项目来处理，在Oracle、Siebel客户关系管理软件上开需求案。每个项目包括6项Smith认为很重要的类别：整个工作时间表、网络硬件、PC硬件、应用、安全及Sox分析。每项项目他都会给业务部门经理一周一个报告，说明每项类别的完成比例。
Smith之所以觉得Sox很重要，是因为上次不景气时这个问题还没有冒出来。Sox法案的宗旨是为了防止导致2002年经济衰退的金融诈欺卷土重来。这次不景气中，企业疲于自救，有时法规并不是最优先任务。员工被裁员了，主管手上工作更多。例如，由于人手不足，现在会计帐务员也得接下设立厂商账户的工作。但兼任工作是违反“职能分工（Segregation of Duties”的规定，因为不可以有人掌握整个业务流程。
在Fleetwood，IT部门就必须慎防这类风险，因为其它经理都忙着整合工作。“我告诉我的同仁，从写程序的到业务分析人员一定要留心控管的问题，如果看到任何可疑事情，请尽速通报。”
一旦人员完成迁移，工作决定好后，他和IT部门就会把相关流程和系统讨论一遍，看看有没有任何问题。如果有发现问题，有时会以技术方法解决─像是变动交易的顺序。如果还不成，IT就会找来业务单位，看看是否有需要变更流程，他说。
Smith也会用软件来执行“职能分工”，不过没有发现任何不妥。他建议其它CIO在任何组织变动时，都要谨记Sox法案，尤其在裁员一片慌乱时。“唯有这样你才不会搞出麻烦。”
在Rockwell，Jackson的部门则以Microsoft Project和Excel来追踨整顿工作，检查何时完成什么事：搜集硬件、移除软件、把硬盘重新格式化、重新部署、把机器拿去卖或回收。“做这些事的，往往是公司在收购或合并时派去做事的同一批人，现在只是顺序反过来而已。”他说。
为复苏做准备
若能依计划瘦身，就能节省成本。在Avnet裁员后，多的计算机和笔记本电脑就腾出来了，Phillips说：“我们第一季花在PC上的费用降到有史以来最低。”而Fleetwood以前每年要花100万美元来更新PC。但因为关厂和裁员的关系，现在公司相关的开销，是过去3年的“九牛一毛”，Smith说。
此外，Smith也预备将主要制造业系统，从VMS软件平台搬到Oracle、JDEdwards及Siebel上。Fleetwood最晚都能在预定日期完成。“虽然很有讽刺意味，但转换的非常好的时机却是不景气时，因为活动甚少。”他说：“这比较便宜，而且要转换的工厂也最少。”
不过就算IT瘦身工作不多，而且也看到节省的成本，不过似乎还不够。有些经济学家并不认为今年内经济会大幅复苏，即使奥巴马政府和国会推动了减税、创造就业及其它振兴方案。
Fleetwood也在等待黎明。该公司因为市值连续30天以上低于纽约证交所规定的2,500万美元，已经遭到下市命运，现在打入全额交割，股价只有几美分而已。不过，Smith仍然深具信心。“我在制造业超过35年了，我碰过好几次景气衰退。我知道，我们必保持信心，全神贯注。只有这时候你才知道，你是不是有管理能力。如果你没有跌入过险境，你不知道你有多少事不懂。”
当Fleetwood Enterprises的IT部门员工接管被资遣员工的工作时，IT副总裁 Larry Smith非常小心地监督相关事宜，以免触犯萨班斯法案。
当Arch Coal于2007年，把西维吉尼亚州的煤矿卖给了Alpha Natural Re-sources。CIO Michael Abbene从圣路易市总部派了一个团队，连同当地支持外包厂商的3个人，一起到西维吉尼亚州去检视所有IT的相关交接工作。
好的解决方案让你省到该省的钱
经济不景气，公司想撙节支出，利用IT协助正确判断怎么省最有效益，是CIO证明自己价值的方法之一。“找出最有效的方法带公司走出不景气，CIO可以一举成为公司的英雄。”Harvey Nash技术解决方案副总裁Anna Frazzetto说。
好的商业智能（BI）可以决定不同模拟情境的影响，年营收180亿的科技通路商Avnet CIO Steve Phillips说。
去年因为企业IT设备及电子零组件市场需求疲软，Avnet的业绩和利润每下愈况。当接到公司命令要节省1.5亿的开销，该公司想从汽车支出，包括在外奔波的业务的哩程补贴上开刀。
利用SAP Business Warehouse及Business Objects工具、人力资源和会计部门和IT合作开发报表，可以按员工、地理区域、月份和支出型态来检视差旅费用。分析这些信息后就可以调整Avnet政策，Phillips表示到目前为止已省了30%哩程或其它汽车补贴的成本。
例如，现在是根据使用量和职务类别来定义汽车补助，他解释。该公司“如何运用商业智能系统协助产生降低成本的可行计划，已获得赞扬。”
“找出最有效的方法带公司走出不景气，C I O可以一举成为公司的英雄。”Harvey Nash技术解决方案副总裁Anna Frazzetto如是说。
