ECM满足多组织需求
企业找到适当的ECM系统或许需要考虑许多因素，但是在理想的情况之下，一旦组织做出了选择，这个解决方案将能够在未来的许多年内，满足组织在ECM方面的各种需求。因此组织需要在规划ECM解决方案的长期目标时更具有远见。虽然ECM发展的初步需求可能仅限于单一的业务功能或流程，但是组织也必须要选择一个可以进一步扩充，并且可能满足未来更广泛需求的解决方案。
有了充分整合的解决方案，组织将能够有余裕让其使用者进行内容管理的流程，例如展开记录管理的行动，一方面立即确保内容符合法令遵循规定，另一方面则让使用者习惯于该系统。在使用者了解记录管理系统的优点之后，组织接下来可以开始建置文件管理或网络内容管理的功能。 在这个时候，统一的解决方案就显得极为重要了，因为它能够让第二个和第三个组件的建置，在无须大量IT投资或使用者再训练的前提下顺利地进行。在此全面考虑之下，达成单一ECM架构的目标并没有改变。 从宏观的角度来看，满足多元的需求意味着选择一个可高度设定，并且在建置上最能够符合组织文化的解决方案。如果组织当中以团队的方式工作最有效率，那么按照部门或者团队为单位建置的作法，或许会是一个有效的起点，之后再进行较大规模的全面建置。在这种类型的文化当中，团队如果先看到了该部门当中的成功建置，将会较有可能支持整个组织的建置推行。另一方面而言，如果是集中化，习惯于系统的组织，那么一开始就在整个组织推行建置，或许会是较为有效的方式。选择具有延伸性，能够以上述两种方式建置的解决方案，将能够提供组织最大的弹性。
Graham Pullen说，Open Text给客户提供解决方案的必经过程是由小到大，即先解决中小企业现在面临的实际业务问题，逐步过渡到全面的解决方案。企业的数据源头很多，不同的部门需要解决的问题也各不相同。Open Text解决方案的好处是基于一个统一平台，不同模块之间可以进行数据共享，避免了重复性的投资。客户可以通过添加不同的模块来解决各种问题，在这一过程的同时，企业的数据和文档也被越来越被统一的翻译出来。
