促使用户接受ECM

    促使ECM成功最重要的因素，就是一个系统被其使用者所接受的程度为何。即使其它的ECM目标都能够达成，但是如果未能被使用者所接受，任何系统的成功都会受到限制。相对而言，使用者对于能够简化其日常工作、改善其生产力，并且让其工作更为轻松的系统，绝对会伸开双臂表示欢迎。

    一个组织要如何确保使用者接受度呢? 首先得从考虑个别使用者的目的和需求做起。大部分的使用者的日常工作已经让他们心力交瘁，应接不暇了，因此如果新的系统会增加他们工作的复杂性，使用者当然就对其敬谢不敏，所以成功的ECM解决方案必须要能够配合使用者的日常工作程序，而不是要求使用者为了配合系统而做出改变。

    举例来说，如果使用者被要求增加某份文件的属性数据，那么唯有在他们使用的著作软件有提供这样功能的前提下，他们才会愿意这么做。需要的培训最少，并且能够让使用者按照其个人需求和想法使用的需求，最终必将会受到使用者的欢迎。

    熟悉和直觉性的接口也能够帮助使用者将系统视为其目前工作的进一步延伸，而非全新陌生的工作程序。举例来说，提供简单易用的著作工具以创造网络内容，以及自动化出版流程的作法，将能够鼓励企业使用者接受ECM，并且使用网络来和他们的顾客进行沟通。 最后，如果使用者能够真正认为ECM解决方案会让他们的个人工作更有效率，更为简单的话，使用者接受该解决方案的速度才会最为快速。 换言之，他们愿意接受和支持的，是那些能够帮助他们更快速找到所需文件，加快核准流程，并且降低工作重复机率的解决方案。

    刘千里认为，从现有的客户来看，国内企业对ECM的需求是非常强烈的，但他们对ECM的认识才刚刚起步，并不是很了解。国内客户往往认为ECM太大，一般只针对现有问题寻找解决方案。这也是维音和Open Text需要努力的方面，先帮助客户解决业务流程方面的问题，再引导客户提供全面的ECM解决方案，全面满足客户的需求。