【IT168 信息化】
ECM成企业不可或缺
现在，企业内容管理（Enterprise Content Management，ECM）的概念对大部分企业而言，已经不算陌生了。企业内信息数据量的快速成长，以及企业中透过对业务数据的管理和分析而达成差异化的需求，再加上附加在企业身上的法律法规，让ECM在企业组织中不可或缺。
伴随着企业业务的增长，以及信息技术的发展，给企业带来前所未有的海量“内容”资产。
据一项全球调查报告的数据显示，未来两年所创造出的内容将比整个人类历史上所创造出的内容更多，而这些内容当中有93%会是以电子形式存在。这些内容不仅来自不同的来源，而且其存在格式也是多种多样，例如视频影音、文字文件、网页、电子表格、简报、图表、制图、电子邮件等等，结构化格式和非结构化格式的内容相互交错在一起，更加难以管理。除此之外，这些电子文件必须要和已经极为繁杂的纸本信息做整合，这给企业的内容管理提出了更高层次的挑战。由此，ECM企业内容管理软件就成为企业在IT采购中，最希望投资的企业管理软件之一。
另外，企业所面临的诸如萨班斯法案(Sarbanes-Oxley Act)等法律法规，更让ECM软件在企业中从可有可无变成不可或缺。从法律的观点而言，可执行的文件保留政策，以及具一致性的纪录管理都是关键的必要条件。
Open Text进军中国市场
现在，企业内容管理的发展趋势是从最初的各自独立的Web 内容管理（WCM）、文件文档管理（DM）等过渡到集成Web内容管理（WCM）、文件文档管理（DM）、数字资产管理（DAM）、影像管理（Imaging）、记录管理（RM）、协作管理（Collaboration）、知识管理（KM）、门户（Portal）为一体的企业内容管理（ECM）。
在Open Text公司亚太及日本地区副总裁兼总经理Graham Pullen看来，ECM不是终端用户软件，更确切的说，ECM是一套技术和实践，通过提供一个统一的描述框架及下层的存储、检索和网络传送系统，这套技术和实践共同构成了连接数字资产的基础结构。ECM授权和依靠系统方法来描述内容的特征。在ECM中，企业范围内的描述框架存在于基础结构的层次上，成为组织理解、解释和管理数字对象等能力的基础，这些数字对象代表了组织的业务成果和智力成果。
Open Text是一家企业内容管理软件厂商，在近二十多年来，一直致力于企业内容管理方面的软件、技术、解决方案。6月11日，Open Text宣布与维音数码（中国）有限公司签署合作伙伴关系协议。
Open Text与维音中国的合作，旨在扩大Open Text 在大中华区市场（包括香港、台湾和澳门）的覆盖面和市场准入度。维音中国将为 Open Text 面向各类垂直市场的 ECM 系列解决方案提供销售和支持。
在接受采访时，Open Text亚太及日本地区副总裁兼总经理 Graham Pullen 先生表示：“凭借其在中国市场的坚实基础，维音中国对于 Open Text 的中国市场战略具有非常重要的意义。维音中国的加入对于Open Text 合作伙伴计划堪称点睛之笔，它使我们能够向市场中这些飞速发展的企业提供支持和进行销售。”
作为合作伙伴，维音中国通过充分应用其市场占有率，将使 Open Text 接触到现有的客户群，并提供超过 12 种语言的实时翻译服务，这将使 Open Text 能以各种方言在大中华区的各个区域对客户进行销售和支持。
维音中国总裁刘千里博士指出：“我们长期坚持行业领先的准则，为中国客户提供非常好的的解决方案；我们与 Open Text 的合作伙伴关系也将一如既往。随着许多机构寻求管理其飞速增加的信息并降低成本和简化流程的途径，我们与 Open Text 的合作伙伴关系将突出我们向这些客户提供非常好的解决方案的承诺。我们非常荣幸能够成为企业内容管理全球领导者Open Text 的合作伙伴，并向中国的各种机构提供其解决方案。”
促使用户接受ECM
促使ECM成功最重要的因素，就是一个系统被其使用者所接受的程度为何。即使其它的ECM目标都能够达成，但是如果未能被使用者所接受，任何系统的成功都会受到限制。相对而言，使用者对于能够简化其日常工作、改善其生产力，并且让其工作更为轻松的系统，绝对会伸开双臂表示欢迎。
一个组织要如何确保使用者接受度呢? 首先得从考虑个别使用者的目的和需求做起。大部分的使用者的日常工作已经让他们心力交瘁，应接不暇了，因此如果新的系统会增加他们工作的复杂性，使用者当然就对其敬谢不敏，所以成功的ECM解决方案必须要能够配合使用者的日常工作程序，而不是要求使用者为了配合系统而做出改变。
举例来说，如果使用者被要求增加某份文件的属性数据，那么唯有在他们使用的著作软件有提供这样功能的前提下，他们才会愿意这么做。需要的培训最少，并且能够让使用者按照其个人需求和想法使用的需求，最终必将会受到使用者的欢迎。
熟悉和直觉性的接口也能够帮助使用者将系统视为其目前工作的进一步延伸，而非全新陌生的工作程序。举例来说，提供简单易用的著作工具以创造网络内容，以及自动化出版流程的作法，将能够鼓励企业使用者接受ECM，并且使用网络来和他们的顾客进行沟通。 最后，如果使用者能够真正认为ECM解决方案会让他们的个人工作更有效率，更为简单的话，使用者接受该解决方案的速度才会最为快速。 换言之，他们愿意接受和支持的，是那些能够帮助他们更快速找到所需文件，加快核准流程，并且降低工作重复机率的解决方案。
刘千里认为，从现有的客户来看，国内企业对ECM的需求是非常强烈的，但他们对ECM的认识才刚刚起步，并不是很了解。国内客户往往认为ECM太大，一般只针对现有问题寻找解决方案。这也是维音和Open Text需要努力的方面，先帮助客户解决业务流程方面的问题，再引导客户提供全面的ECM解决方案，全面满足客户的需求。
ECM满足多组织需求
企业找到适当的ECM系统或许需要考虑许多因素，但是在理想的情况之下，一旦组织做出了选择，这个解决方案将能够在未来的许多年内，满足组织在ECM方面的各种需求。因此组织需要在规划ECM解决方案的长期目标时更具有远见。虽然ECM发展的初步需求可能仅限于单一的业务功能或流程，但是组织也必须要选择一个可以进一步扩充，并且可能满足未来更广泛需求的解决方案。
有了充分整合的解决方案，组织将能够有余裕让其使用者进行内容管理的流程，例如展开记录管理的行动，一方面立即确保内容符合法令遵循规定，另一方面则让使用者习惯于该系统。在使用者了解记录管理系统的优点之后，组织接下来可以开始建置文件管理或网络内容管理的功能。 在这个时候，统一的解决方案就显得极为重要了，因为它能够让第二个和第三个组件的建置，在无须大量IT投资或使用者再训练的前提下顺利地进行。在此全面考虑之下，达成单一ECM架构的目标并没有改变。 从宏观的角度来看，满足多元的需求意味着选择一个可高度设定，并且在建置上最能够符合组织文化的解决方案。如果组织当中以团队的方式工作最有效率，那么按照部门或者团队为单位建置的作法，或许会是一个有效的起点，之后再进行较大规模的全面建置。在这种类型的文化当中，团队如果先看到了该部门当中的成功建置，将会较有可能支持整个组织的建置推行。另一方面而言，如果是集中化，习惯于系统的组织，那么一开始就在整个组织推行建置，或许会是较为有效的方式。选择具有延伸性，能够以上述两种方式建置的解决方案，将能够提供组织最大的弹性。
Graham Pullen说，Open Text给客户提供解决方案的必经过程是由小到大，即先解决中小企业现在面临的实际业务问题，逐步过渡到全面的解决方案。企业的数据源头很多，不同的部门需要解决的问题也各不相同。Open Text解决方案的好处是基于一个统一平台，不同模块之间可以进行数据共享，避免了重复性的投资。客户可以通过添加不同的模块来解决各种问题，在这一过程的同时，企业的数据和文档也被越来越被统一的翻译出来。
ECM在管理之外，实现BI分析
内容管理解决方案重点，是解决各种非结构化或半结构化的数字资源的采集、管理、利用、传递和增值，并能有机集成到结构化数据的商业智能 (BI) 环境中，如 ERP、CRM 等，内容管理解决方案的终极目标是实现内容价值链的最优化。
针对此，Graham Pullen解释说：企业有不同的数据来源，最重要的是能对数据进行整合，首先需要找出企业有什么数据。Open Text可根据企业的需要针对某一问题搜索出全部的相关数据，因此不仅是对数据整合，还涉及到相关数据的搜索，在这一方面Open Text有17年的专业经验。因此未来会上升到BI商业智能的层面，进一步为客户日常工作提供相关数据分析。
Graham Pullen补充说，不仅仅在前台，Open Text的后台处理也做的很好，包括一些文件库、Email流以及业务流程的管理。另外，还会针对大中华区客户的要求来进行开发，因此需要深入了解客户的业务流程。业务流程会引发更多的文件和数据，这就需要Open Text和维音中国为客户提供内容管理。
