有成本效益的方法

    当YRC的IT团队尝试要使公司的订单输入程序变得更简化而有效率时，他们检视了过去8个月货物运送的相关历史资料，相当于大约800万笔的运送资料。这项动作让他们很清楚地发现，客户一般会持续地送货到同一个地点，而事实上，有半数的运送都有一个可预期的模式，或者是相同的送件人和收件人。于是，YRC的员工总是重复地在输入相同的记账数据。

    它也清楚地显示出，一次又一次地重复输入相同的账单数据，不仅缺乏生产效率，而且相关昂贵。为了要解决这个现象，该公司在其计算机主机系统上建置了一个特有的应用程序，称之为计算机辅助的记账系统CABE （computer assisted bill entry），用以在数据输入前进行分析。当系统侦测到一系列运送者和目的地相同的重复交易时，它会自动地产生一笔账单记录，若预估内容不正确的话，也可以轻易地被订单输入人员更正。CABE系统从2006年开始，在该公司的Roadway子公司进行运作，并且马上就见到效益。Rapken并补充，该公司现在也已在其他的部门使用该套系统。

    CABE系统的建置比预期来得容易，而它的投资报酬率也比预估的更为卓越，因为在此建置之前，YRC已部署了一套由Hyland Software公司所开发，名之为OnBase的影像扫瞄和内容管理系统。因此，许多的纸本收据能很迅速地被登录到系统里，而且更重要的是，所有与订单相关的文件就能够因此被追踪和管理。

    订单输入人员的基本生产力很快地便提升了将近50%。一年之后，一些团队成员更将他们的每小时生产力又提高了30%，错误率则同样得到降低，而这同时代表了应收款项能被更快地收到。

    由此学到了什么吗？Rapken表示，他从中可学到两项教训。要确保你在开始着手进行一个商业程序管理计划之前，经营管理和IT就已经是在密切地合作。并且要对公司已经在使用的计算机主机系统给予一点认可，而不是一竿子全面打翻。他补充说道：”并非所有事情都必须以新的科技完成。有时候试着让旧系统进行一些新功能，也是很有用的。”

    透过整合使用一些其他的流程管理工具，也可以获致卓越的投资报酬率。

    订单输入人员的基本生产力很快地便提升了将近50%。一年之后，一些团队成员更将他们的每小时生产力又提高了30%。