首先要定义你的计划

    如果有所谓10个最令人感到困惑的信息科技热门字汇，商业流程管理绝对名列榜上。Forrester Research的资深分析员Craig Le Clair表示，它就像是”瞎子摸象”那个老故事一般。”一些商业流程管理系统感觉像是系统整合工具，而有一些又感觉像是为了让员工能参与流程的丰富工具，而其他的则感觉像是文件管理系统或是套装的商业应用软件。”他说道。

    在真正开始认真考虑导入商业流程管理系统之前，Le Clair建议，你要先问问自己和其他公司里的人们（而不只是IT人员）：你们的流程主要是牵涉到人员、文件，还是决策？或者大部份的运作是隐藏在系统与系统间的连系接口之后？这些问题的答案能帮助你决定，你是否真正需要一个正统的商业流程管理解决方案。

    像是订单输入、报价单或追踪等需要大量文件的流程，如果没有和公司的商务流程进行整合的话，可能会成为让你最头痛的部份。然而Le Clair表示，利用一些简单管理软件或其他小工具的协助，来解决这些问题的可能性，却常常被IT人员所忽略。在一些案例中，只要一个非常类似于企业内容管理的系统，这个问题就可以被解决了，而一个功能完备的商业流程管理系统，用在此处反而会显得威力过于强大。

    其中的一个例子就是Under Armour，一家规模约6亿7,500万美元，贩卖运动员功能式衣着和鞋子的厂商。如同其他许多成衣厂商一般，这家位于巴尔的摩公司的供应链经理Steve Walker表示，在换季特卖或商品促销期间，其在订货及供应链上的资料量常会有巨幅成长。

    大部份Under Armour的季节性商品信息，是由一个外部的产品开发系统所产生，然后再被以人工的方式输入到SAP的SAP Business Suite系统中，而这就产生了一个问题。举例来说，每个春季和秋季的商品价格会有很剧烈的变化，将这些数据输入系统中，则会需要将近2个星期的时间。这不但十分耗时，程序也常会导致许多错误，并且惹恼了那些被迫花时间去输入这些数据的高阶员工们。”SAP系统在流程自动化上非常地有效，但是我们仍必需要以人工方式将数据输入系统中。”Walker说道。

    Under Armour的IT团队起先试着以一套数据转换的程序来解决这个问题，但是它最后却需要花费太多维护作本。Walker 提到，SAP系统所提供一个内建的测试工具，或许可以作为另类的解决方法，但是它对一般的使用者而言却太难使用。

    在2008年初，Under Armour投入了约25,000美元的初期费用，安装一套Winshuttle的附加系统，用以自动将Excel格式的数据汇入到SAP系统中。管理人员以transactionShuttle编写了一些类似于宏码的脚本，然后将这些脚本交给系统用户，让他们可以在一套名为runShuttle的相关应用程序上执行，Walker表示，如此一来就可以省去IT人员原本需要大量编写程序的工作。

    这个作法的效益十分丰硕。Walker表示，原本光是以人工方式建立产品程序中的一个步骤，就需要花上560个人工小时，但是在进行了自动化之后，同样的任务现在只需要112个工时，大幅提升了80%的效益。”而这只是材料的建立而已，一年中实际的数据则大约是这个时间的12倍之多。”Walker补充说明。

    不仅提供良好的投资报酬率，更值得一提的是，Winshuttle并不像一套商业流程管理产品般那么昂贵。一套像是SAP系统般的大型企业资源规划（ERP）应用系统，在某些方面常会需要额外的系统去补足它在管理某个程序上的需求，而这正是像Winshuttle这类的系统可以着力的地方。