【IT168 信息化】
【编者按】对于多数中小企业的IT采购主管来说,面对某个特定的需求,不仅要考虑软件的选购,而且要考虑网络的搭建方案、服务器的配置、笔记本电脑和台式机的配置等,更要考虑总体预算。从IT采购的角度说,成熟的做法一般是首先根据需求选择软件,然后根据计算量和数据存储量确定硬件配置,再选型采购产品。但是由于缺乏系统集成的经验,往往面对一个简单的需求就无所适从;为帮助广大中小企业的IT主管理性采购,IT168信息化频道推出了情景导购栏目。该栏目根据一些中小企业或大型企业的某一特定的真实需求,进行需求分析形成IT方案,然后提出IT方案具体实施策略,并推荐相应产品,包括应用场景、需求分析、解决方案和推荐产品四个部分。
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第一章 项目概述
随着社会的不断向前发展,信息量的剧增伴随信息技术进步出现,多种多样的服务为人们的日常通讯提供了便利,服务种类增加的同时,相关的文档也急速的增加,文档是国家机构、企业和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种信息的表现与记录,文档的管理工作也遇到了空前的挑战。如何对不断产生的各种类型的文档其进行有效的储存、管理与利用,使其价值实现最大化,一直是各单位所面临的难题。文档管理自动化、现代化、系统化成了档案管理的大势所趋。
传统文档保存方法
传统文档的保存一般采用纸张保存方式。纸张保存是最原始的保存方式,其整理、归档、后期调阅均以手工操作为主,劳动强度大,手工检索速度慢,效率低。传统的纸张作为信息载体会有如下的问题:
不能满足业务量不断增长的需要:各行业随着业务的发展,文档、票据、资料的数量也在不断地增加,采用传统的处理方式的压力增大。
检索困难:大量的文件通过手工分类,成捆堆放,一旦查找,需要翻阅大量的文件;往往查找一张文件,需要几十分钟甚至更长时间。各种文档的受理、审批、办理、查询和检索完全依靠手工方式实现,浪费了大量的人力和物力,已不适应高效率的现代社会工作节奏。
难以保存:文件每天都会产生,而且需要保存几年甚至更长时间,这些文件,一方面量大,另一方面长时间存放纸张会变质,导致污损甚至损毁。
分发困难:文件需要多区域共享,或不同部门之间的共享,而现有的纸质文件不能多人共享,只有复制后再次分发或共享,工作效率极低,而且也形成巨大的浪费。
安全性能低:传统的文档资料的管理无法对档案资料文件实现分级管理。
携带困难:工作人员外出办工时,要提取相关的文件资料,既不方便也不安全。
先进的电子化文档存档方式
现在人们利用高效的文档影像管理系统,将电子影像技术、识别技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理,成功地解决了上述资料管理面临的问题。首先,通过先进的高速文档扫描仪将纸张文档转换成原始资料的电子影像;然后,根据一定的归档机制,通过OCR,条码等智能识别技术捕捉文档数据并建立影像文件的索引数据库,形成一个方便可靠而又完整的电子档案库;其后,有海量存储技术解决电子化数据库的存储问题;最后,用户可以通过Intranet/Internet对资料进行查询、调阅、统计、打印等操作。
采用磁盘、光盘等存储技术,资料的查询和利用完全基于档案的电子影像以及索引库。用户通过计算机可以从电子数据库中智能地检索到某一资料的详细信息,并且可以多人同时访问相同档案,顺利地解决了资料查询速度、资料共享、人为毁损资料原件等问题。查询的Intranet/Internet应用更将档案的管理和利用扩展到无限的空间。
资料的影像管理的必要性
● 改善作业流程
可以采用先进的工作流技术,使数据集中、分级管理和协同工作成为可能。
● 提高业务处理的安全性和可靠性
业务处理工作的流程化和完善的权限管理,提高了处理过程的安全性,并减少人为因素的影响。
● 提高工作效率
大幅度减少业务资料的传送时间,提供异地的业务审核和查询能力。
● 减低文件存储和复制成本
只需一片光盘就可以存放超过2.5万页的资料,从而减少了纸张文件所占存储空间的要求。同时,全电子化的保存方式,大大降低了制作文件副本的成本。
● 提高客户服务的水平
通过加快业务响应速度和减少处理时间,消除现有工作方式下的作业瓶颈提高客户服务的水平。