设立项目管理办公室来监督技术进展和成本的做法，在“世界级”IT组织中已经非常普遍，哈克特集团（Hackett Group）IT实践部门负责人贝丝·海斯（Beth Hayes）说。哈克特集团是一家咨询企业，对企业如何管理商业科技的方式进行基准测试。哈克特集团所列出的“世界级”IT企业或组织的标准是，在基础架构和运营、应用软件管理、规划和战略及对劳动力与供应商的管理等领域的效率和效力，都能够进入全球企业前25%的行列。
哈克特集团拥有超过400家公司的IT开支数据，这些公司的年平均收入在20~50亿美元之间。世界级的IT企业每一个终端用户在技术上的花费少于18%，并更多地通过项目管理办公室对新项目进行跟踪。这些项目中，91%的项目都能按时完成，并达到预期目标。领先的企业还建立了一套持续的方法论进行项目追踪。“有一套方法论要比有什么样的方法论更重要。只要我们能够对这套方法论加以定义、理解并坚持应用，它就能发挥出应有的作用。”海斯说。
事实上，这些著名企业所拥有的应用软件和数据库并不太多，所聘任的全职员工数量也并不庞大。之所以如此，部分原因是他们已经对IT架构进行了标准化和整合工作。“他们还较好地利用了精心挑选的外包商和战略合作伙伴的能力，来降低劳动力成本，并获得自己不愿投资开发的某些工具和性能。”海斯这样说道。
赛金国际公司(Sygen)是一家为农场动物开发非转基因饲料的生物工艺企业。它投入新项目的资金只能通过降低成本来获得。“我们不能一味地增加预算。”首席技术官（CIO）迈克尔·贝利（Michael Bailey）说，“我们的所有项目，大多属于中等成本。”
通过从Unix系统转向运行在戴尔公司双处理器服务器上的Linux系统，贝利把IT维护和运营成本削减到了预算的约65%。“我们正在开发一个中央控制点，能将任务分配给任何一个可用的戴尔服务器。”他说。
这家公司的全球网络采用的是思科系统公司（Cisco Systems）的产品，财务和订单管理采用的是甲骨文公司（Oracle）的应用软件，而应用软件开发则是采用了开放的Java编程语言。
赛金国际公司拥有1,100名员工，年收入约2.25亿美元，在全球的４个中心共有28名IT员工。这家公司采取了全球化运营方式，因此，其客户支持工作非常具有挑战性。“我们通过创建虚拟客服系统，为客户提供24小时响应支持，既提高了服务效率，也大大节省了开支。”贝利说。公司以前采用了磁带灾难备份系统，远程储存备份数据和应用软件。最近，贝利利用本地一家托管公司的备用服务器取代了这套老系统。“我们在一个主机托管站点，能够拥有四台闲置的Linux服务器。一旦需要，可迅速启用。尤其是我们再也不用为更换庞大的Unix设备而苦恼了。”他说，“也许，在一段时间内，运行性能将有所放慢，但是要想增加新的服务器，也十分容易。”
有人指出，削减IT运营成本会造成负面效应，尤其在过度削减成本或出发点错误的情况下，后果更为严重。提姆·德勤特（Tim Dechant）是凯洛格基金会(WK Kellogg Foundation)的技术总监，该基金会拥有50多亿美元资产，每年都能获得价值数亿美元的捐赠。该基金会的IT团队规模很小，全职员工仅14名，兼职的IT员工总数相当于20~25名全职员工。德勤特对每位IT员工的工作进行密切跟踪。“我们把每一项资源都细分到每日每小时，而且我们能清楚地看到每一项花费的具体去向。”他说。
德勤特使用各种工具进行应用软件组合的分析、资产存货的盘点以及项目的规划。他清理了某些应用软件，降低了服务器的档次，并试图用虚拟服务器来提高效率。但运营开支仍然占到IT预算的70%以上，而且现在“想要降低成本则变得越来越难了”。
最关键的是，要让高层管理者理解每个应用软件与服务的成本和收益，这样他们就能决定服务的档次和企业所能承受的开支。德勤特说：“我们都应注意，不要把所有维护和运营的开支看成是日常开支或是浪费。”他说，“如果IT在为企业增加价值，那么维护和运营费用就是开展业务的必需成本。”
布鲁斯·罗乔（Bruce Rogow）是维瓦尔蒂-奥德赛咨询公司（Vivaldi Odyssey and Advisory）的负责人，之前曾担任过Gartner 公司的研究总监。罗乔每年要对100名CIO做访谈，对以上观点，他表示认同。
罗乔说，很多IT专业人士对维护和运营开支，存在着错误观念。“IT是一项运营资产。应用软件和基础架构等也都是资产。”他表示，“把维护资金转而用于发展新项目，无异于让一家航空公司停止维修飞机，而去购买新飞机。”很多企业没有很好地编制IT预算，不能反映出提供IT服务的实际成本，而且几乎很少有IT部门在投入新项目时，把未来的维护和运营成本也统计在内。“假如你今年在一个新系统上花掉1美元，那么在来年的预算中，你实际上就需要付出28~35美分的运营费用和15~22美分的维护费用。”他说，“大多数企业都希望来年能省出一点钱，用以弥补这部分额外开支，但很多企业事实上并没有给这部分额外开支预留预算。”
