如果与会成员的意见高度一致,或者虽然有不同意见,但是成员之间可以互相迁就,这种情况下当然就会以效率为主,也不用搞得这么复杂了。在成员意见分歧很大的情况下,如果跳过这些规则而走所谓的“捷径”,可能一些人的利益就得不到保障,这样就会容易导致组织上的涣散而产生对组织的不满,久而久之组织的凝聚力将不复存在。
虽然议事规则是一个充满了哲理的工具,但是也有一些人对这个工具产生疑惑,认为是自缚手脚,比如某个人一向非常强势,他不想用规则去自缚手脚的话,议事规则当然就是多此一举了。
你在书中提到“议事规则是公司治理的操作型基石”,这该如何去理解呢?
比如股东大会,这是一个企业内部的最高权力机构,但是,股东大会该怎么开?怎么去保证一些小股东的发言权?怎样达成符合整个企业持续发展的决策?在企业中经常会发生小股东的合法利益被侵占的事情,虽然这种侵占在法律上看来是合法的,但是并不代表程序就一定正当。
我并不是说股东大会的决策一定要偏向于小股东,或者偏向于大股东。但是决策的过程一定要透明,要有相应的披露,罗伯特议事规则就讲究什么东西都要记录在案,都要以规则来执行。这样做的结果怎么样,我们姑且不论,也可能是少数人的某个观点,操纵了整个会议中的进程,但是因为程序上是正当的,久而久之一定会体现出威力。
“我们经常遇到一些低劣无效的会议,内容空泛、徒具形式,意见或者饱受压抑、遭到扭曲,或者各说各话、缺乏真实交流,成为误事的根源和众人批评的焦点。”
对于CIO来说,议事规则对工作会有什么样的帮助?
对于CIO的日常工作来讲,议事型的会议不是太多,所以用到议事规则的时候并不多。但是,议事规则不仅是一个工具,还是一种精神,CIO要善于挖掘下属们的意见,给他们发表意见的机会,不能搞一言堂。如果某个下属明明有意见,CIO开会的时候却摆谱,不让他发表,也从来不问他,CIO说什么就是什么,或者明明有人表达了意见,CIO不假思索地压制下去,不让他们讲,久而久之就违反了议事规则的一些基本法则,这样必然会对团队的凝聚力带来消极影响。
我下面有5个部门总经理,每次开总经理会议,6个人在一起开会分配一些工作,也会讨论一些问题。我们的工作会议并没有明确说要用罗伯特议事规则去指引,但是,一旦某个问题产生争议,需要讨论的时候,我们在讨论过程中就会暂时摒弃上下级关系,民主地进行讨论。
此外,CIO参加的一些高层会议,也常常会有讨论,比如讨论某个系统是不是需要立刻引进,这时候CIO一定不能“手足无措,不知所以”,要学会怎么去开好每一个会议,让每个会议都有效率。(cio insight)