其次，要找准切入点。
本人作为企业的信息化负责人，推动协同办公等软件系统的应用责无旁贷，按理说可以直接提出动议，以推动协同办公管理系统的立项。但是在步长，却不是合适的举动。
这是因为，从职能分工的角度来说，协同办公属于行政管理的职能，在步长属于总裁办的职能范围，应该由总裁办来提出，如以信息中心的名义提出行政管理的变革，属于越权行为，也会招致猜忌。但是，总裁办的职能是做好日常行政管理工作，所谓无过便是功，再加上他们并不熟悉软件和协同系统，所以不会提出建立协同项目。
那么，适合提出协同项目的就只剩下集团的一把手——赵步长董事长，不过遗憾的是，董事长年岁已大，平常也不使用计算机，贸然跑去游说董事长建立协同系统，会遇到沟通障碍，最后不了了之，那怎么办？我把目标放在了集团总裁赵超身上。赵超是赵步长的儿子，学历高，对信息化等新鲜事物的理解和接受能力强，又主管集团的日常管理工作，由他来提出项目动议是最合适的了。不过赵超的工作重点不是信息化，他自己也不了解协同办公系统，他怎样才会提出协同系统的动议呢？
对此，我策划了一系列行动来促成协同系统动议的提出。首先是通过用友致远举办的主题为“管理制度如何落地”的市场活动，由用友致远出面邀请赵超总裁参加。因这项活动是以管理提升为主题的讲座，总裁很乐意参加，并有吸收落实的意愿。然后我趁热打铁，再让用友致远出面与总裁商议，在集团总部做一次免费的“管理制度如何落地”的培训，总裁欣然同意，专门安排了一个工作日，要求集团总部所有员工都放下工作参加此次培训。通过这次培训，不仅为集团协同办公项目的上马创造了声势，也落实了我推动项目立项的努力，总裁将项目委托给了总裁办主任。然后由总裁办与信息中心一起，进行市场调研考察等工作，出具了考察报告，并与步长旗下商贸学院的专家教授进行了项目论证，至此项目正式启动。
第三，要把握好选型标准。
协同软件（也叫OA软件）的技术复杂性低、用户数量多、技术成熟，可选择的范围广，这使我们的选择余地看起来很大，不过由于步长集团立项的特殊过程，软件的选型实际上要在项目的推动前就确定，所以不能慢慢选择。对于多数企业，我也建议尽早确定软件品牌和供应商，不要到最后再决定。
另外，虽然协同软件的技术成熟度已经比较高了，但各家的软件还是有所不同，有意实施协同办公系统的单位，应根据自己的实际情况选择适合的软件产品。我为步长选定的是用友致远的A6，选型标准如下。
（1） 知名品牌。其实我本人并不是品牌崇拜者，但是你推选的产品要为大家所接受，大品牌无疑是个明智的做法。选择用友致远，使我在面对总裁办、供给部、专家教授的评审面前，能够少费很多唇舌。
（2） B/S架构。这个主要是考虑到应用和维护的方便，尽量减少培训和指导工作，并支持基于互联网的应用。
（3） 支持Windows Server。因为信息中心的员工主要接受过Windows Server方面的培训，能够管理和解决基于Windows Server的各种问题，减少系统维护的复杂度。
（4） 技术成熟、运行稳定。我个人可以是软件商的义务测试员，但一个公司不能成为软件商的试验田，奉献给用户最简便、最稳定的使用体验，是获得赞誉的前提条件。
（5） 口碑好。用户的实际应用体验，虽然可能不够专业，但能够反映软件的真实设计水平和用户的接受程度，所谓口碑好才是真的好，口碑的参考价值比广告大得多。
（6） 本地化。软件产品是特殊的商品，售前、售中、售后服务占据其价值的很大一部分，如果没有本地化的服务机构，将难以保证服务水平，同时服务成本也会增多。
（7） 不定制。有一类协同软件具备定制交付的特点，即可以根据用户的要求来定制功能。但对步长而言，同一项事务在不同部门和不同时期的处理方式各不相同，如果要用定制功能来满足需求，其结果可能是一个无底洞，导致项目无法交付。
第四，过好采购程序关。
协同项目的建设，有一项重要的工作是确定使用的协同办公管理软件和供应商，对很多国企和政府机关，这件事都必须通过招标来解决。在步长，也必须通过供给部货比三家来确定。
但是我认为，对信息化软件的采购，采用招标的方式绝不是一种好的方式，普通招标的评比方法，根本不能反映软件的适用性和内在差异，招到最后，往往成了价格的比拼，以至于招出的结果根本不是你想要的结果。但是招标之类的程序是必须遵守的，怎么办？
我的建议是：
（1） 在项目立项初始，就选好你认定的某种软件，然后再引入供应商；绝对不能稀里糊涂引入一大堆软件和供应商，导致各方关系难以协调，最后失去控制。
（2） 把对软件的选择，施加影响与你的合作部门，让他们自然的接受你所做的选择（甚至他们都没有意识到是你的选择）。
（3） 如果要招标，你可以限定所要使用的软件产品，这样不会让局面失控；如果必须要在不同的产品中进行招标，可以设定软件功能等方面的权重，让你的选择具备难以超越的优势。
（4） 价格方面，一定要通过前期考察摸清楚实际成交的真实价格。多去几家应用单位，了解报价和真实成交价格，最后将自己的成交价格控制在最低成交价格与最高成交价格区间内，这样即能尽到为公司节约成本的职责，也可以让你的供应商获得应有的利润，最终保证项目的良好交付。
