通过建立中国海运的知识管理体系，实现知识资源的集中管理

    有关的所有信息，包括合同、项目方案书、工程进度和计划表、质量情况表、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、工作计划、发票、合同、会议通知、新闻等由信息系统集中管理；需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象；实时地了解到公司内外所发生的任何事情；

    • 员工的知识、经验记录在系统中，避免公司的知识流失；方便地追踪相关文档的状态、责任人等信息，提高管理效率;

    • 将现有电子邮件系统整合到系统当中。

    • 将公司的所有文档进行结构化 的存储，并提供各种途径的查询功能；

    • 建立公司级的档案、知识库，并且将管理权限细化到不同类别的知识文档；

    • 分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档；

    • 建立公司内部信息发布体系，使得新闻，人事任免，重大规章制度调整等做到及时有效的传达给公司所有相关员工。

    项目技术方案

    协同办公OA系统由于用户面最广、部署推广容易，而成为构建企业信息空间的第一软件系统。泛微针对集团总公司要求而设计的协同办公OA系统，部署方式灵活，基于“人员整合”理念，以团队沟通协作为核心，通过“信息＋流程＋事务”三类协同机制，采用“终端集成＋应用集成＋网络集成＋设备集成”四类技术，使所有的用户不受时间和地域的限制，都在统一、安全、个性化、人性化的前台工作环境上展开日常工作。同时，严密的一体化管控后台，又确保了信息空间与企业管理体系的一致对应。
 

图：中国海运(集团)总公司协同办公系统设计理念

    团队沟通协作

    提供中国海运(集团)总公司各级领导、管理人员与广大职工人与人之间、团队与团队之间多种沟通渠道。

    提供视频会议、在线交流、电子邮件、网上传真、手机短信等通讯手段与实用的文件快速传递。

    延续多种传统沟通形式：请示汇报、指示、约见、留言等。

    辅助企业文化建设的企业级论坛与部门级论坛。

    信息协同

    追求在中国海运(集团)总公司范围内各种信息的一次录入重复利用，将分散的信息关联组织起来，从海量信息中找出价值信息。

    以文档中心、知识库为基础，不断沉淀与分享全部员工的技术、业务知识与经验 。

    与企业系统等交换信息，以及发布互联网的社会、行业新闻与交通天气信息等。

    提供强大的搜索引擎，挖掘企业内部与外部互联网零散而海量的信息。

    集中的信息化问题与需求处理流程。

    流程协同

    把中国海运(集团)总公司中各种跨地域、跨组织、跨应用流程及人员相关、业务相关流程进行连接、嵌套、整合，构造一个完整的企业流程体系。

    实现集团总公司各部门之间的跨组织流程、本地与异地之间的跨地域流程、与财务等整合的跨应用流程的来回跳转、嵌套。

    协同和衔接与人员相关、业务相关的各种文件流程、行政流程、业务流程、监控流程等。

    流程能实现连续处理、转发，也能自动从相关事务的任何环节中发起流程。

    事务协同

    尊重中国海运(集团)总公司用户日常工作习惯，以具体的某项工作事务为中心组织各项功能，加强诸多功能之间的联动，使用户专心于事务本身而不用考虑功能使用。

    各种待办工作的提醒，以系统内、手机短信、电子邮件等多种方式。

    以日程为主线，一方面以用户为中心关联各种事务，事围人转，如会议、出差、派车、通知的协同；另一方面，在用户以“事”为中心组织工作时，实现顺利完成事务的多功能联动，如接待事务同时涉及到接待安排、会议安排、车辆调度等多事务和多功能联动。

    集成外部政府、企业的各种网上服务。

    对资源的统一调度安排，包括文件、会议室、车辆、办公用品、印章、财务、资产等。

    信息在流程与功能模块之间相互引用、更新，流程实现数据的审批，模块实现数据的落地管理。