【IT168 信息化】
用户背景
中国海运（集团）总公司（简称“中国海运”）成立于1997年7月1日，总部设在上海市东大名路700号。中国海运是中央直接领导和管理的重要国有骨干企业之一，是以航运为主业的跨国经营、跨行业、跨地区、跨所有制的特大型综合性企业集团。
中国海运主营业务设有集装箱、油运、货运、客运、特种运输等专业化船队；正在开展汽车船运输和LNG业务。相关业务有码头经营、综合物流、船舶代理、环球空运、船舶修造、船员管理、集箱制造、供应贸易、金融投资、信息技术等产业体系。
中国海运在全球85个国家和地区，设有北美、欧洲、香港、东南亚、韩国、西亚六个控股公司和日本株式会社、澳大利亚代理有限公司；境外产业下属90多家公司、代理、代表处，营销网点总计超过300多个。
中国海运拥有各类船舶430艘，1650万载重吨，集装箱载箱位44万标准箱；集团年货物运输完成量超过3.3亿吨、950万标准箱，在国家能源和进出口贸易中发挥了重要的运输支持和保障作用。 中国海运坚持科学发展、建设百年中海的发展理念；坚持做强做大航运主业、积极发展相关产业的经营战略；中国海运“十一五”发展目标是：成为具有较强国际竞争力的国家重要骨干企业之一，建设具有世界优秀水平的航运企业。
中海集团协同办公项目的背景
当前中国海运(集团)总公司面对国内外巨头的直接竞争与挑战，为更好地应对挑战，急需以信息技术为支撑点，以信息化为突破口，通过建设办公自动化等系统推动企业的业务流程再造与组织结构重组以提升竞争力。这种通过信息化求生存谋发展的迫切需要，与我们整个行业面临的生存与发展挑战是分不开的。
行业发展的需要
早在进入21世纪之初，国家就提出了“信息化带动工业化”这一战略方针。我国信息产业为了迎接WTO后市场开放的挑战，用非常先进的信息技术全面渗入行业设计、生产、流通、管理过程，加速信息产业、产品的结构调整，完善航运信息产业管理体制，满足市场和消费者的需求，提高整体竞争实力。
企业内部发展的需要
如何实现资源的优化组合使“1＋1＞2，这是当前中海集团面临的主要问题，实现企业内部资源互补，资源融合，资源协调，资源统一，从而实现企业在战略目标上的实现。
行政办公方面的需要
如何更有效的提高工作效率，那就必须考虑实现日常办公的电子化，例如员工之间的交流可以使用留言流程。并将其它行政工作纳入到流程中，包括行政收/发文、签报、通报；事务性处理如：请假、出差、报告、报销等各种审批工作完全可以用电子流程代替。通过IT系统的应用提高集团的整体效率，为工作提供有力的技术支持，同时为将来更多的需求打下良好的门户基础。
文件、知识管理的需要
文件、知识文档必须纳入到企业管理内容中。尤其是中国海运(集团)总公司的相关文件信息，大量的文档与数据，应该将这些数据及文档进行有效的整理与管理，为其他部分的工作提供帮助，让员工和管理层能够得到充分的利用与创新。
领导决策平台
随着中海信息化的进一步推进，作为领导来讲，是否可以通过一个决策信息平台可以对中海集团的经营数据做集中的展现，以及加强领导层对业务执行层面的监督与指导是关键，因此，做好领导决策平台是为管理层与决策层最好的一个管理工具。
本项目建设目标
实现“零距离，分权化”管理
• 使得中国海运(集团)总公司领导能够对整个集团总部运营进行有效掌控，既有宏观面的把握和实时了解，又有层层追溯的深入功能；
• 提供完备的零距离垂直化管理模式，同时有效的将高层管理层的精力节约至战略性发展问题；
• 建立职责明晰的岗位部门建制，将日常工作权力分化给协同工作的下属中层管理人员；
利用系统进行工作流管理，实现无纸化办公
办公流程自动流转，节省时间、提高效率、减少人为失误；方便地查询流程执行情况，以及流程的责任人、相关文档等信息；根据执行状态，自动进行下一步操作及决定工作的执行者。实现无纸化办公，企业中的所有文档进行集中的电子化管理，包括档案、财务文档、工程文件、技术文档、报告、合同等；
• 实现办公流程规范化，包括行政公文流转、签报流程、通告流转、预算流程、采购流程、年（月）度计划报批流程等，通过办公自动化系统实现自动运转；
• 内部文件流转自动化，可根据文档（如合同）的不同状态自动进行下一步操作，并决定谁是相关责任人；
• 实现工作的执行透明化，任务执行状态查询方便，实现管理者与员工之间的互动；实现组织内部的协同工作；
• 个人工作的有效组织，便于管理层有效组织部门计划；
• 会议全过程管理：会议建立，召集，议程管理，会议结束等；
有效地组织和管理公司的员工，以及他们的工作
通过信息化系统为每个员工建立信息档案，需要时可快速地了解相关员工的信息；可以确切地知道每一个员工的特点、专长、工作业绩等；深入了解到每个员工所进行的工作，所完成的工作以及完成情况；根据需要在系统中为相关员工分配和去除权限和工作职责，增强组织的柔性；根据业务需要以及员工的工作安排情况，将他们组织到不同的项目中；总之，实现管理层与员工、员工之间的互动。建立中国海运(集团)总公司的组织架构，方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持；
• 定岗，定编，建立完善的符合现代化企业运作的电子组织形式，使公司运作顺畅；
• 建立员工卡片，员工资料集中管理，查询方便；
• 建立人力资源库，实现从提请用人到新员工入职的全过程管理；
• 任务的下达、执行自动化，提高工作效率；
• 劳资、培训、党务等的管理流程化、规范化；
• 完善灵活的人力资源状况报表；
通过建立中国海运的知识管理体系，实现知识资源的集中管理
有关的所有信息，包括合同、项目方案书、工程进度和计划表、质量情况表、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、工作计划、发票、合同、会议通知、新闻等由信息系统集中管理；需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象；实时地了解到公司内外所发生的任何事情；
• 员工的知识、经验记录在系统中，避免公司的知识流失；方便地追踪相关文档的状态、责任人等信息，提高管理效率;
• 将现有电子邮件系统整合到系统当中。
• 将公司的所有文档进行结构化 的存储，并提供各种途径的查询功能；
• 建立公司级的档案、知识库，并且将管理权限细化到不同类别的知识文档；
• 分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档；
• 建立公司内部信息发布体系，使得新闻，人事任免，重大规章制度调整等做到及时有效的传达给公司所有相关员工。
项目技术方案
协同办公OA系统由于用户面最广、部署推广容易，而成为构建企业信息空间的第一软件系统。泛微针对集团总公司要求而设计的协同办公OA系统，部署方式灵活，基于“人员整合”理念，以团队沟通协作为核心，通过“信息＋流程＋事务”三类协同机制，采用“终端集成＋应用集成＋网络集成＋设备集成”四类技术，使所有的用户不受时间和地域的限制，都在统一、安全、个性化、人性化的前台工作环境上展开日常工作。同时，严密的一体化管控后台，又确保了信息空间与企业管理体系的一致对应。
图：中国海运(集团)总公司协同办公系统设计理念
团队沟通协作
提供中国海运(集团)总公司各级领导、管理人员与广大职工人与人之间、团队与团队之间多种沟通渠道。
提供视频会议、在线交流、电子邮件、网上传真、手机短信等通讯手段与实用的文件快速传递。
延续多种传统沟通形式：请示汇报、指示、约见、留言等。
辅助企业文化建设的企业级论坛与部门级论坛。
信息协同
追求在中国海运(集团)总公司范围内各种信息的一次录入重复利用，将分散的信息关联组织起来，从海量信息中找出价值信息。
以文档中心、知识库为基础，不断沉淀与分享全部员工的技术、业务知识与经验 。
与企业系统等交换信息，以及发布互联网的社会、行业新闻与交通天气信息等。
提供强大的搜索引擎，挖掘企业内部与外部互联网零散而海量的信息。
集中的信息化问题与需求处理流程。
流程协同
把中国海运(集团)总公司中各种跨地域、跨组织、跨应用流程及人员相关、业务相关流程进行连接、嵌套、整合，构造一个完整的企业流程体系。
实现集团总公司各部门之间的跨组织流程、本地与异地之间的跨地域流程、与财务等整合的跨应用流程的来回跳转、嵌套。
协同和衔接与人员相关、业务相关的各种文件流程、行政流程、业务流程、监控流程等。
流程能实现连续处理、转发，也能自动从相关事务的任何环节中发起流程。
事务协同
尊重中国海运(集团)总公司用户日常工作习惯，以具体的某项工作事务为中心组织各项功能，加强诸多功能之间的联动，使用户专心于事务本身而不用考虑功能使用。
各种待办工作的提醒，以系统内、手机短信、电子邮件等多种方式。
以日程为主线，一方面以用户为中心关联各种事务，事围人转，如会议、出差、派车、通知的协同；另一方面，在用户以“事”为中心组织工作时，实现顺利完成事务的多功能联动，如接待事务同时涉及到接待安排、会议安排、车辆调度等多事务和多功能联动。
集成外部政府、企业的各种网上服务。
对资源的统一调度安排，包括文件、会议室、车辆、办公用品、印章、财务、资产等。
信息在流程与功能模块之间相互引用、更新，流程实现数据的审批，模块实现数据的落地管理。
项目实施方案
中国海运(集团)总公司协同办公OA项目实施遵循“总体规划、分步实施”的指导方针，从应用层、管理层、决策层等三个层次上保证实施效果：
在应用层，作为使用者的事务/业务处理系统，为使用者提供快捷、方便的工作工具，方便员工的办公与信息交流，提高了工作效率；
在管理层，作为使用者的信息管理系统，有助使用者实时、全面掌控部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公；
在决策层：作为使用者的决策支持系统，能够提供决策参考和依据，可以强化领导的监控管理，增强对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况。
泛微公司应用成熟的软件技术和平台来实现本项目的各项需求，采用OSSP项目实施方法，如下图：
图：泛微公司OSSP 项目方法
在OSSP 实施方法的四个阶段中，每个阶段定义了一套交付、里程碑和报告，并在第三阶段——执行阶段中应用基于CMM的项目管理理论。
启动阶段
项目交付过程的第一个阶段是启动，启动阶段的目标是：
详细描述项目的目标和范围
定义项目结构，包括必需的硬件、应用程序、工具、服务点的办公设备等等，以完成建立流程一个经由用户批准的初步项目计划
? 用户和泛微公司实施团队都同意的验收标准，用来验收项目的完成
计划阶段
计划阶段在启动阶段后。计划阶段的目标是：
定义to-be 流程
由泛微公司实施团队协助用户定义和批准的详细需求
详细的框架和实施说明
用户和泛微公司实施团队在项目完成步骤上达成一致
执行阶段
完成了计划阶段的目标后，进入执行阶段，在此将完成：
项目实施团队进入实施角色
定义项目风险控制、项目进度监控、质量保障体系和项目文档管理等相关标准，明确何时项目就绪并生效
培训教师己接受培训
移交阶段
项目交付流程的最后阶段是移交，在移交阶段的末期：
制造执行系统的用户己培训
项目已部署，并投入生产
用户已签署了项目验收表
在所有这些阶段，项目管理任务如计划、通信、项目结构管理、基础架构维护、质量保证等等，由项目经理来执行，直至系统证实上线运行并进行推广应用。
应用成果
目前，中海集团的协同办公OA系统已经很好的实现了初期设想的目标，建立了公司统一的电子化管控体系和知识管理体系，为公司建立了一个良好的电子化、标准化、制度化办公环境，也使企业员工在虚拟的电子化运营组织中形成了共同的办事风格和企业文化，为企业全体员工在工作中实现高效、协作创造了便利条件，目前，中海集团的协同办公OA系统已经成为集团的核心竞争力之一。
协同办公OA系统效益分析
