信息化 频道

中海集团协同办公OA平台实现信息化改革

    【IT168 信息化

    用户背景

    中国海运(集团)总公司(简称“中国海运”)成立于1997年7月1日,总部设在上海市东大名路700号。中国海运是中央直接领导和管理的重要国有骨干企业之一,是以航运为主业的跨国经营、跨行业、跨地区、跨所有制的特大型综合性企业集团。

    中国海运主营业务设有集装箱、油运、货运、客运、特种运输等专业化船队;正在开展汽车船运输和LNG业务。相关业务有码头经营、综合物流、船舶代理、环球空运、船舶修造、船员管理、集箱制造、供应贸易、金融投资、信息技术等产业体系。

    中国海运在全球85个国家和地区,设有北美、欧洲、香港、东南亚、韩国、西亚六个控股公司和日本株式会社、澳大利亚代理有限公司;境外产业下属90多家公司、代理、代表处,营销网点总计超过300多个。

    中国海运拥有各类船舶430艘,1650万载重吨,集装箱载箱位44万标准箱;集团年货物运输完成量超过3.3亿吨、950万标准箱,在国家能源和进出口贸易中发挥了重要的运输支持和保障作用。 中国海运坚持科学发展、建设百年中海的发展理念;坚持做强做大航运主业、积极发展相关产业的经营战略;中国海运“十一五”发展目标是:成为具有较强国际竞争力的国家重要骨干企业之一,建设具有世界一流水平的航运企业。

    中海集团协同办公项目的背景

    当前中国海运(集团)总公司面对国内外巨头的直接竞争与挑战,为更好地应对挑战,急需以信息技术为支撑点,以信息化为突破口,通过建设办公自动化等系统推动企业的业务流程再造与组织结构重组以提升竞争力。这种通过信息化求生存谋发展的迫切需要,与我们整个行业面临的生存与发展挑战是分不开的。

    行业发展的需要

    早在进入21世纪之初,国家就提出了“信息化带动工业化”这一战略方针。我国信息产业为了迎接WTO后市场开放的挑战,用最先进的信息技术全面渗入行业设计、生产、流通、管理过程,加速信息产业、产品的结构调整,完善航运信息产业管理体制,满足市场和消费者的需求,提高整体竞争实力。

    企业内部发展的需要

    如何实现资源的优化组合使“1+1>2,这是当前中海集团面临的主要问题,实现企业内部资源互补,资源融合,资源协调,资源统一,从而实现企业在战略目标上的实现。

    行政办公方面的需要

    如何更有效的提高工作效率,那就必须考虑实现日常办公的电子化,例如员工之间的交流可以使用留言流程。并将其它行政工作纳入到流程中,包括行政收/发文、签报、通报;事务性处理如:请假、出差、报告、报销等各种审批工作完全可以用电子流程代替。通过IT系统的应用提高集团的整体效率,为工作提供有力的技术支持,同时为将来更多的需求打下良好的门户基础。

    文件、知识管理的需要

    文件、知识文档必须纳入到企业管理内容中。尤其是中国海运(集团)总公司的相关文件信息,大量的文档与数据,应该将这些数据及文档进行有效的整理与管理,为其他部分的工作提供帮助,让员工和管理层能够得到充分的利用与创新。

    领导决策平台

    随着中海信息化的进一步推进,作为领导来讲,是否可以通过一个决策信息平台可以对中海集团的经营数据做集中的展现,以及加强领导层对业务执行层面的监督与指导是关键,因此,做好领导决策平台是为管理层与决策层最好的一个管理工具。

    本项目建设目标

    实现“零距离,分权化”管理


    • 使得中国海运(集团)总公司领导能够对整个集团总部运营进行有效掌控,既有宏观面的把握和实时了解,又有层层追溯的深入功能;

    • 提供完备的零距离垂直化管理模式,同时有效的将高层管理层的精力节约至战略性发展问题;

    • 建立职责明晰的岗位部门建制,将日常工作权力分化给协同工作的下属中层管理人员;

    利用系统进行工作流管理,实现无纸化办公

    办公流程自动流转,节省时间、提高效率、减少人为失误;方便地查询流程执行情况,以及流程的责任人、相关文档等信息;根据执行状态,自动进行下一步操作及决定工作的执行者。实现无纸化办公,企业中的所有文档进行集中的电子化管理,包括档案、财务文档、工程文件、技术文档、报告、合同等;

    • 实现办公流程规范化,包括行政公文流转、签报流程、通告流转、预算流程、采购流程、年(月)度计划报批流程等,通过办公自动化系统实现自动运转;

    • 内部文件流转自动化,可根据文档(如合同)的不同状态自动进行下一步操作,并决定谁是相关责任人;

    • 实现工作的执行透明化,任务执行状态查询方便,实现管理者与员工之间的互动;实现组织内部的协同工作;

    • 个人工作的有效组织,便于管理层有效组织部门计划;

    • 会议全过程管理:会议建立,召集,议程管理,会议结束等;

    有效地组织和管理公司的员工,以及他们的工作

    通过信息化系统为每个员工建立信息档案,需要时可快速地了解相关员工的信息;可以确切地知道每一个员工的特点、专长、工作业绩等;深入了解到每个员工所进行的工作,所完成的工作以及完成情况;根据需要在系统中为相关员工分配和去除权限和工作职责,增强组织的柔性;根据业务需要以及员工的工作安排情况,将他们组织到不同的项目中;总之,实现管理层与员工、员工之间的互动。建立中国海运(集团)总公司的组织架构,方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持;

    • 定岗,定编,建立完善的符合现代化企业运作的电子组织形式,使公司运作顺畅;

    • 建立员工卡片,员工资料集中管理,查询方便;

    • 建立人力资源库,实现从提请用人到新员工入职的全过程管理;

    • 任务的下达、执行自动化,提高工作效率;

    • 劳资、培训、党务等的管理流程化、规范化;

    • 完善灵活的人力资源状况报表;

 

0
相关文章