【IT168 信息化】

    【编者按】对于多数中小企业的IT采购主管来说，面对某个特定的需求，不仅要考虑软件的选购，而且要考虑网络的搭建方案、服务器的配置、笔记本电脑和台式机的配置等，更要考虑总体预算。从IT采购的角度说，成熟的做法一般是首先根据需求选择软件，然后根据计算量和数据存储量确定硬件配置，再选型采购产品。但是由于缺乏系统集成的经验，往往面对一个简单的需求就无所适从；为帮助广大中小企业的IT主管理性采购，IT168信息化频道推出了情景导购栏目。该栏目根据一些中小企业或大型企业的某一特定的真实需求，进行需求分析形成IT方案，然后提出IT方案具体实施策略，并推荐相应产品，包括应用场景、需求分析、解决方案和推荐产品四个部分。

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    第一章  客户需求分析

    1.1  武汉中百仓储集团工作现状分析

    1、原有的工作流程

    武汉中百仓储集团囤积大量供应商档案， 每次查找供应商档案需要长时间去搜索纸质供应商档案资料。

    原有的工作流程存在的问题：

    不能满足业务量不断增长的需要：随着业务的高速发展，供应商档案资料的数量也在不断地增加，采用传统的处理方式的压力增大。

    检索困难：大量的档案通过手工分类，成捆堆放，一旦查找，需要翻阅大量的文件；往往查找一张文件，需要几十分钟甚至更长时间。各种文档的受理、审批、办理、查询和检索完全依靠手工方式实现，浪费了大量的人力和物力，已不适应高效率的现代社会工作节奏。

    难以保存：文件每天都会产生，而且需要保存几年甚至更长时间，这些文件，一方面量大，另一方面长时间存放纸张会变质，导致污损甚至损毁。

    分发困难：文件需要多区域共享，或不同部门之间的共享，而现有的纸质文件不能多人共享，只有复制后再次分发或共享，工作效率极低，而且也形成巨大的浪费。

    安全性能低：传统的文档资料的管理无法对档案资料文件实现分级管理。

    携带困难：工作人员外出办工时，要提取相关的文件资料，既不方便也不安全。

    鉴于此，我们建议武汉中百仓储集团采用富士通高速扫描仪集中扫描供应商合同，然后通过我们的DocuMan软件进行管理，提供Web查询。

    2、先进的电子化文档存档方式

    现在人们利用高效的影像文档管理系统，将电子影像技术、识别技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理，成功地解决了上述资料管理面临的问题。首先，通过先进的高速文档扫描仪将纸张文档转换成原始资料的电子影像；然后，根据一定的归档机制，通过OCR，条码等智能识别技术捕捉文档数据并建立影像文件的索引数据库，形成一个方便可靠而又完整的电子档案库；其后，有海量存储技术解决电子化数据库的存储问题；最后，用户可以通过Intranet/Internet对资料进行查询、调阅、统计、打印等操作。

    采用磁盘、光盘等存储技术，资料的查询和利用完全基于档案的电子影像以及索引库。用户通过计算机可以从电子数据库中智能地检索到某一资料的详细信息，并且可以多人同时访问相同档案，顺利地解决了资料查询速度、资料共享、人为毁损资料原件等问题。查询的Intranet/Internet应用更将档案的管理和利用扩展到无限的空间。