【IT168 信息化】
【编者按】对于多数中小企业的IT采购主管来说，面对某个特定的需求，不仅要考虑软件的选购，而且要考虑网络的搭建方案、服务器的配置、笔记本电脑和台式机的配置等，更要考虑总体预算。从IT采购的角度说，成熟的做法一般是首先根据需求选择软件，然后根据计算量和数据存储量确定硬件配置，再选型采购产品。但是由于缺乏系统集成的经验，往往面对一个简单的需求就无所适从；为帮助广大中小企业的IT主管理性采购，IT168信息化频道推出了情景导购栏目。该栏目根据一些中小企业或大型企业的某一特定的真实需求，进行需求分析形成IT方案，然后提出IT方案具体实施策略，并推荐相应产品，包括应用场景、需求分析、解决方案和推荐产品四个部分。
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第一章 客户需求分析
1.1 武汉中百仓储集团工作现状分析
1、原有的工作流程
武汉中百仓储集团囤积大量供应商档案， 每次查找供应商档案需要长时间去搜索纸质供应商档案资料。
原有的工作流程存在的问题：
不能满足业务量不断增长的需要：随着业务的高速发展，供应商档案资料的数量也在不断地增加，采用传统的处理方式的压力增大。
检索困难：大量的档案通过手工分类，成捆堆放，一旦查找，需要翻阅大量的文件；往往查找一张文件，需要几十分钟甚至更长时间。各种文档的受理、审批、办理、查询和检索完全依靠手工方式实现，浪费了大量的人力和物力，已不适应高效率的现代社会工作节奏。
难以保存：文件每天都会产生，而且需要保存几年甚至更长时间，这些文件，一方面量大，另一方面长时间存放纸张会变质，导致污损甚至损毁。
分发困难：文件需要多区域共享，或不同部门之间的共享，而现有的纸质文件不能多人共享，只有复制后再次分发或共享，工作效率极低，而且也形成巨大的浪费。
安全性能低：传统的文档资料的管理无法对档案资料文件实现分级管理。
携带困难：工作人员外出办工时，要提取相关的文件资料，既不方便也不安全。
鉴于此，我们建议武汉中百仓储集团采用富士通高速扫描仪集中扫描供应商合同，然后通过我们的DocuMan软件进行管理，提供Web查询。
2、先进的电子化文档存档方式
现在人们利用高效的影像文档管理系统，将电子影像技术、识别技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理，成功地解决了上述资料管理面临的问题。首先，通过先进的高速文档扫描仪将纸张文档转换成原始资料的电子影像；然后，根据一定的归档机制，通过OCR，条码等智能识别技术捕捉文档数据并建立影像文件的索引数据库，形成一个方便可靠而又完整的电子档案库；其后，有海量存储技术解决电子化数据库的存储问题；最后，用户可以通过Intranet/Internet对资料进行查询、调阅、统计、打印等操作。
采用磁盘、光盘等存储技术，资料的查询和利用完全基于档案的电子影像以及索引库。用户通过计算机可以从电子数据库中智能地检索到某一资料的详细信息，并且可以多人同时访问相同档案，顺利地解决了资料查询速度、资料共享、人为毁损资料原件等问题。查询的Intranet/Internet应用更将档案的管理和利用扩展到无限的空间。
1.2 建立高效的文档管理系统的必要性
● 改善作业流程
可以采用先进的工作流技术，使数据集中、分级管理和协同工作成为可能。
● 提高业务处理的安全性和可靠性
业务处理工作的流程化和完善的权限管理，提高了处理过程的安全性，并减少人为因素的影响。
● 提高工作效率
大幅度减少业务资料的传送时间，提供异地的业务审核和查询能力。
● 减低文件存储和复制成本
只需一片光盘就可以存放超过2.5万页的资料，从而减少了纸张文件所占存储空间的要求。同时，全电子化的保存方式，大大降低了制作文件副本的成本。
● 提高客户服务的水平
通过加快业务响应速度和减少处理时间，消除现有工作方式下的作业瓶颈提高客户服务的水平。
1.3 客户具体情况及需求
基于上述需求，赞华公司提出以下针对武汉中百仓储集团的需求建设方案，同时赞华公司作为专门影像存储开发集成的专业公司,也很荣幸参与武汉中百仓储集团供应商合同电子化项目的投标和建设, 我们殷切地期望能得到武汉中百仓储集团的帮助，并希望通过再次合作机会，能够大大促进与武汉中百仓储集团长期良好稳定的合作关系。
第二章 DocuMan4.2文档管理解决方案介绍
2.1 系统概述
DocuMan文档管理系统以“文档一体、综合管理”为原则，结合赞华公司在银行、保险、政府各个行业多年的电子影像处理系统的成功应用经验，吸取其他优秀文档管理系统的优点推出的文档管理软件新品。DocuMan是一个通用的文档管理系统，它在保证灵活性和扩展性的基础上，完成文档的录入、分类管理、索引、归档、查询、存储，并且设立了完备的权限体系，使信息得以共享，从而实现了文档信息管理自动化，为用户提供了全面的解决方案。
• 利用扫描仪完成纸质文档电子化，也可以利用导入功能导入已经电子化的文档。
• 利用用户自定义的模板，对录入的文档进行归类，建立索引。
• 影像文件利用大容量硬盘或磁盘阵列完成档案数据的在线存储，利用光盘库实现档案数据的近线存储。
• 系统支持C/S方式查询并提供了灵活的组合搜索功能，用户可以自行设定查询条件，根据事先录入系统的索引信息查找到需要的文件。
• 面向多种文档资料
文档资料中可包含文字文件、声音文件、图片文件、动态影像等多种信息，可根据查阅权限供全体人员阅读和检索。
2.2 系统设计原则
先进性原则
系统开发了采用了当前的先进计算机技术、图像处理技术、压缩和存储技术、编程技术和数据库管理技术，全部程序采用高级语言编写，采用模块化和开放式的程序设计方法，速度快、冗余度小，并具有进一步融合新技术的扩展能力。
灵活性原则
在系统中每一份文档资料的建立都通过关键的索引信息进行登记录入。不同部门、不同密级的文档都设有唯一的标识号，由此将各子系统的索引联系起来。通过标识号可随时获得该文档资料的全部信息，包括在不同时期、不同地点及不同业务种类等所有资料。
安全性原则
系统采用分层安全管理，设置多级用户口令及密码控制以及相应的安全级别限定，能有效地防止未经授权的用户进入系统，对数据进行非法访问和操作。
扩展性原则
对所使用的硬件设备的配置采用开放式系统设计，不受特定厂商产品的制约。采用大型关系型数据库以ODBC作为开放连接的基础，提供标准的存取界面，无论系统使用或更换何种数据库，应用系统都可以轻易地连接。系统支持Windows 98/Windows NT/Windows2000/ Windows ME/ Windows XP等多种操作平台。
易用性原则
系统采用直观简单的图形界面，人机界面友好，操作员培训时间短、上手快。
2.3 系统功能特点
• 功能强大，大大提高了文档电子化管理水平
将文件管理和档案管理纳入到本系统中，实现了电子文档的采集、存储、分类、利用等一系列工作，真正体现了“一次采集，无限使用”的管理模式。
• 电子文档的采集方式灵活多样
采集方式支持单张扫描、批量扫描和外部导入三种。还可以直接将图像文件扫描到WORD或MAIL文件中。
• 灵活的模板定义与组合查询
可以实现一个文档同时对应多个模板，查询过程灵活方便，可以进行模糊查询。
• 完善的权限管理，确保数据安全性
用户管理包括操作员管理、用户组管理、权限管理。通过加密处理，对文档进行有效的权限控制，确保信息的安全。
• 完善的数据管理，提供文档和索引信息的备份与恢复功能
用户可以定期备份文档和数据库，也可从备份的资料中迅速恢复出丢失的数据，确保用户宝贵的数据安全无虞。
• 支持多用户查询和浏览，实现了影像信息的共享
系统基于C/S架构，提供单机与Intranet两种运行方式，使信息得以共享，提高信息利用水平。
2.4 系统结构
系统从功能上可分为三个部分：数据采集（扫描录入），数据管理（保存）和数据应用（查询），系统结构图如下：
由系统结构图可以看出，各个扫描工作站将文档信息采集起来后将获得的索引信息保存到数据库服务器中，将影像文档保存到文件服务器。查询端可随时通过应用服务器对数据库中的数据进行查询。
2.4.1 系统功能模块
2.4.2 武汉中百仓储集团DocuMan4.2文档管理系统拓扑图
2.5 系统工作流程
采集：图像处理工作站将档案通过扫描仪转化成计算机能识别的图像数据。这一过程实际上是一个数字化的过程。
影像编辑：对影像进行修改编辑，如重新排序，添加批注，拆分合并，A3影像分割为A4等，直到用户得到满意的结果。
索引：要想使大量的影像文档在以后检索时被快速、准确地定位，就要为每一张图像信息加上一个“标签”，这个标签就是索引值。索引值可根据用户需求进行增加、删减和修改，用户可灵活地进行设置，以满足本单位业务的需要。索引的建立可以是手工录入，也可以通过OCR或者Barcode识别产生。
校对：对录入或由OCR、Barcode识别产生的索引信息进行核对，同时对影像文档和索引信息进行一致性检验，以保证影像文档与索引信息的精确的对应关系。
管理：利用文档管理系统管理影像及索引数据，控制访问权限，按需检索图像信息。
存储：经索引和校对后的图像信息，要存入中心数据库。但在存储之前必须进行压缩，以最大限度地节约存储空间。经压缩后的图像数据最终刻录到光盘上，存入光盘库。
查询：档案图像存储成功之后，就可以备查。需要查询时，可以用多种查询方法，而不一定要知道档案的全部要素。可以通过录入的索引值进行查询，也可以利用文件名或文件夹名称来查找文档。
还原输出：档案被检索出来之后，自动地还原显示在计算机的彩色显示器上，并且可以根据用户的需要打印输出或发送E-mail输出。
2.6 系统功能简介
2.6.1 运用影像处理技术扫描资料
DocuMan 是处理复杂、大量文档理想的解决方案的软件系统。
文档扫描
使用扫描仪将文档扫描到计算机系统中进行存储。扫描仪可根据用户的要求进行相应的配置。系统提供富士通从低端到高端的各种不同型号，用户可根据工作量进行选型和配置。在进行高速扫描的同时，还可以通过硬件、软件对图像进行压缩。扫描完成后文档文件以图像信息的形式输入到计算机中。
外部数据导入
除文档、票据、凭证等纸质档案文件外，还有一些用户已存储在计算机中的资料文件和业务数据。这些文件和数据可以通过数据导入功能导入到本系统中，建立相应的索引文件，从而供内部查询和资源共享。
多种格式文挡的导入与导出
可以导入与导出下列几种影像格式的文档
• TIFF/ MUL-TIFF
• JPEG；
• BMP；
• PDF；
影像处理
在扫描时针对多份文件(批量处理)或在扫描后针对页面进行影像处理，以获得最好的图像质量。
• 自动/手动纠偏
• 自动删除空白页，减少对单面文档和双面文档的处理
• 使用空白页分隔文档，空白页划分允许在批次前插入一张空白页来创建新的批次
• 清除杂点
• 清除杂线
• 去除黑边
• 断字修补
• 反白字修正
• 清除底网
支持多种扫描仪驱动方式
• TWAIN扫描仪和KOFAX卡
• 支持黑白、灰度及全彩色扫描
• 批次扫描并对批量文档自动分隔
• 空白页分隔
• 固定页数分隔
• 条码分隔
批次扫描与导入
• 支持批量扫描，批次扫描与导入
• 利用条码识别自动建立索引，可以方便分隔不同批次
2.6.2 E-DOC的管理
DocuMan文档管理系统除了可以管理扫描录入的影像文档外，还可以进行电子文档的管理。电子文档的类别可以是OS支持的任何电子文本，如Office文档、音频或视频文档、可执行程序等等。
2.6.3 丰富的影像显示和编辑功能
图像显示
• 可以放大、缩小图像，可以前后翻页。
• 适合窗口显示/适合宽度显示，在窗口中动态地调整影像的大小。
• 图像旋转：用于校正用户扫描时的原稿摆放不正。
• 缩略图显示，可以一次显示多个页面。
• 放大镜功能可以放大图像的局部。
影像优化
• 自动纠偏，手动纠偏，
• 去除杂点、杂线
• 去除黑边，在扫描混合纸张的时候不用调整扫描的参数
• 反白
• 平滑字符
影像编辑
• 追加/插入/重扫页/删除页
追加页面：在图像文档的最后追加新扫描的页面或原有的图像文件。
插入页面：在任一页前插入新扫描的页面或原有的图像文件。
替换页面：用新扫描的页面或原有图像文件替换当前的页面。
删除页面：删除当前显示的某个页面。
• 复制/粘贴页
• 添加注释
影像分割与组合
将一个长文档划分多份影像, 如划分成双面或三面，例如,软件可以将一张A3的纸张自动分成两张。
• A3自动分割为A4，(2xA4->A3, A3->2xA4)
• 任意大小比例分割
文档组织
• 拆分/组合文档
• 文档重新排序
2.6.4 建立模板，录入文档索引
DocuMan可以满足你对文档及数据捕捉的需要。通过定义索引模板，达到档案图像分类存储和快速查询的目的。对已经采集到计算机中的档案图像信息建立索引，可随时记录及分类每份文件，以供日后检索之用。
这种方法即操作员通过计算机键盘，逐一地为每一笔档案图像输入要素数据，作为索引值。这是一种最基本的录入索引的方法。
2.6.5 灵活的查询方式
将文档存放在相关的文件夹内，易于组织和查看，DM提供索引查询、文件/文件夹查询和高级组合查询三种查询方式，并支持智能模糊查询。
用户可以通过事先建立的索引数据，快速地找到所需要的文档影像。检索方便快捷，提高了工作效率。
2.6.6 系统管理
基于C/S架构，支持多用户查询及浏览
系统管理员可以在此设置操作员的信息，可以增、删、修改用户帐号和口令，并根据档案的重要程度进行档案密级设置，可以详细设定DM中各个功能模块的可操作用户及用户组，可以分别设定不同的操作员对不同功能模块的不同的操作权限，防止操作用户越权操作。
针对每个文件夹进行权限设置
系统管理员可以分别设定不同用户对不同文件夹中的文档拥有的“浏览”、“读”、“修改”、“创建”、“删除”、“改名”等不同权限，深入细致到对每个文件夹的管理。
功能模块权限可文件夹权限的综合使用，全面满足了用户对DM系统权限管理的多种复杂要求。
模板权限管理，方便用户自由设定对每一特定模板所拥有的“浏览”、 修改”、“访问控制”、“删除”的权限。
2.6.7 高级辅助插件
条码识别工具
扫描同时能够自动识别条码（支持39码，128码等），并且根据预先设定的模板中条码设置，自动将识别的条码读到相应的索引中。
文档分割工具
具有三种文档分割方式，可以自由地将一份文档按照任意的分割比例（如：一分为二或一分为三等）分割，并且可以选择最终生成一份或多份文档。
• 水平分割
• 垂直分割
• 十字分割
上传工具
通过设置自动将文档发布到网络驱动器或FTP服务器；将文档对应的索引上传到ODBC兼容的数据库中。
通用导入工具
通过建立计划任务，将系统任意文件夹中的文档定时导入到DM3系统中进行管理。
2.6.8 版本控制
文档和批次的签入/签出
用户必须签出文档才能进行文档和批次的编辑修改，修改完毕需要签入系统，其他用户才能继续进行编辑操作，同一时间只能有一个用户进行文档和批次的编辑修改，这样保证了在网络环境下多用户同时操作时文档内容的一致性和可控制性。
历史版本回滚
用户每次修改签入的文档，系统会自动保存历史版本，用户可以在任何时刻选择恢复某一历史版本文档。
2.6.9 其他功能
OA管理功能
自动将图像扫描到WORD或E-MAIL文件中；
文档打印功能
文档、批次、文件夹自动命名
可以设置文档、批次、文件夹名字的前缀，自动向下增加；
每个用户可以设定不同的文档存储路径
2.7 系统配置要求
客户端
硬件需求：
• Intel Pentium III 500 MHz CPU 或等效配置
• 256MB 内存或以上
• 硬盘空间：64M（推荐留有足够的缓存空间用于图像浏览）
• 800 x 600 像素屏幕区域256色显示或以上
• 网络接口：10M/100M
操作系统需求：
• Microsoft Windows 98 SE/2000 Professional /ME/XP
• 支持TWAIN / Kofax驱动的扫描仪
服务器端
硬件需求：
• Intel Pentium III 800 MHz CPU 或等效配置
• 512MB 内存或以上（推荐1G内存）
• 硬盘空间：1G本地硬盘空间，额外需要300兆C盘或系统盘的硬盘空间用于存储安装文件、临时文件和软件处理时的工作空间。
• 1024 x 768 像素屏幕区域真彩色显示
• 并口或USB接口（供DocuMan 硬件键使用）
• 网络接口：10M/100M
操作系统需求：
• Microsoft Windows 2000 Server 或 Advanced Server with SP4 or MS
Windows 2003 Server
• MSDE or Microsoft SQL Server 7.0/2000
