中小企业如何选择、实施协同软件？

    国内的中小企业在选择和实施协同软件的时候，除了要明确自己的需求外，还要认识到协同管理软件发展的趋势。管理实践、理论及管理信息化的发展呈现出了明显趋势： 

    第一， 从单机应用、单元应用向集成应用转变。当今，信息系统的作用必须是能够帮助企业实现经营的总体目标，而并不仅仅是满足某个单项的管理任务。信息系统必须能够克服条块分割的局限性，打破“孤岛模式”，具有高度的协同性。 

    第二， 从传统观念上的关注“财”和“物”等有形资源的管理， 向关注“知识”、“流程”和“关系”的转变。“客户”、“人”、“目标” “知识”、“流程”、“关系”成为新一代管理信息系统的关键词。而“知识”、“流程”、“决策”的单体应用管理也开始融为一体，成为企业实现分析自动化、决策科学化的有效支撑。 

    第三， 从传统观念上的着眼于业务操作，旨在提升效率，向着眼于组织、计划、协调、控制、执行等管理活动，旨在提升企业执行力与核心竞争力，实现企业整体目标转变。 

    与此同时，传统的孤岛式管理信息系统渐渐淡出历史舞台，而面向管理应用的新一代管理信息系统逐步取得主导应用的地位。管理思想是信息系统的灵魂，选择符合管理思想和管理信息化发展趋势的系统，是正确选择信息系统所首先必须考虑的。
因此，实施管理信息系统就是要把科学的管理模型和软件技术创造性的融合起来。其中，管理模型是核心，创造性融合是关键，而不是两者简单的相加。 

    现在市场上的协同管理软件主要存在着两大问题。 

    第一，其是面向业务操作层的，而不是从企业的管理层面来解决问题，面向业务的处理主要关注的是业务操作的效率，比如如何提高库房管理的效率，车间排产和调度方面的效率等。而随着企业逐渐发展壮大，管理者需要应对的情况变得越来越复杂，简单的“业务软件”已经无法满足企业的需求。 

    第二，是现在的协同管理软件是典型的信息孤岛，所有的业务系统不是整合在一起的。比如，今天很多企业都用财务软件，但是财务软件上了以后很多企业的老总想通过财务软件来控制企业的管理，但却并没有达到这样的目标。在某种程度上给消费者、用户带来了成本浪费。因为这种孤岛式软件不能快捷地帮助企业进行有效管理。即使是在财务软件普及的今天，有些企业老总也无法通过财务软件来控制企业，因为它是一个孤岛。哪些客户带来价值、哪些客户没有带来价值，一个员工投入多少、产出多少，这些东西根本无法知道。 

    第三，传统的协同管理软件仅仅面向业务处理，而实际的企业运作过程中，更多地需要面向管理问题，需要横跨各个业务组成部分，这也是传统管理软件存在的短板。
很多中小型企业没在意识到了自己的问题后，往往比较盲目找不到适合自己的软件产品，一方面是他们缺少一种了解软件厂商以及软件产品的途径和能力，另一方面他们对自身的认识可能还不够明确。这就造成了潜在需求与产品供给之间的鸿沟，要缩短这样的鸿沟，规避中小企业对产品和自身的误区、准确判断，无论是需求方还是供给方都应该做出积极的努力。 


    协同管理信息技术在企业管理中的应用已经是必不可少的事情，然而管理信息化绝不只是软件厂商安装一个产品那么简单，实施协同管理信息系统可以让企业像一个健康的生命体-------大脑清晰，目标明确；耳聪目明，四肢健全；判断准确，反应敏捷 。但是，实施协同管理信息系统是一个复杂的过程，在企业选型、上线到应用推进，企业实施的目标规划、领导决策、组织资源、实施步骤方法等诸多因素都将对管理信息系统的实施成败起到关键性的作用。中小企业从需求到上线应用过程中间往往会出现抵制变革、需求差异、内部推进不均衡、组织机构变革等问题，对于中小企业来说这是一个IT治理的过程，在这个过程中，中小企业应该选择合适的人做合适的事情，保证协同软件信息系统与业务的契合的同时保证系统的推进应用的可执行性。当然，中小企业对自己的认识不能停留在现象表层，应该与软件厂商将管理问题与信息技术结合，挖掘更本质的需求。 

    应该注意到由于中小企业实际中各个行业的特殊性，很难保证有一个功能较多的协同管理信息系统能够满足所有中小企业行业的需求。因此，积极对待客户的特殊问题，一方面可以满足用户的需求，提高上线成功的几率；另一方面还可以从用户提出的问题中发掘已有功能模块的新的应用方向，为协同管理信息系统的应用开辟新的领域。这对合作双方来说，无疑实现了双赢。