中小企业中的信息化与协同软件

    从近两年来呈现的趋势看，信息化已经从中小企业谋求发展的重要手段，转变为提升企业自身核心竞争力的方法。在信息化投资和实施中，中小企业认定的前三位影响因素分别是：降低流程成本（占80%，数据来源于赛迪顾问调查数据）、增强企业管理层对公司业务的控制力（占72.3%，数据来源于赛迪顾问调查数据）、提高业务处理效率（占72.1%，数据来源于赛迪顾问调查数据）。 

    中小企业之所以认为上述这三个因素是决定其信息化投资和实施的关键，主要是因为中小企业本身的特点所决定的。相较于大型企业，中小企业的预算低、业务发展快，投入快回报快。如何解决中小企业客户这种“又想马儿跑，又想马儿不吃草”的需求，首先应该先解决中小企业内部工作人员的协作，使得企业保持高效运转。企业内部协作流畅，工作效率高，才能再谈企业外部、企业与企业之间的沟通、协作。 


    那么，什么样的企业规模才能算的上是中小企业呢？用友公司将年产值5000万元人民币做为中小企业的分界线；而惠普公司按企业规模来划分，把企业规模在500人的企业定为中型企业，50人以下的为小型企业；而SAP公司则用自己的产品线来定义，SAP Business ByDesign的目标客户群是员工人数在100至500人之间的中小企业。就经营规模而言，中小企业比不上大企业，但同样需要解决通常意义上进、销、存等运作环节及企业内部管理方面的相关事宜。在进销存的管理上，除了传统的数量、金额等统计外，将工作流程管理思想引入到进销存的日常管理中去，是目前应用的一个热点。无论是哪一种划分方法，中小企业员工规模都是在500人左右，如何才能让这500人协作运转起来，以适应中小企业的运作和发展？这就需要借助协作/协同软件。用协同软件来解决中小企业中的“信息危机”， 意即利用协同软件保证企业与外部的信息交互，通常是上下游众多企业实体之间的动态交流。具体包括维持顾客与企业良好关系、对顾客主动服务、满足顾客需求、接获订单后快速响应顾客的订单要求、为了顺利完成订单所需要的制造管理流程、采购物料的采购流程及产品交到顾客手中后顾客售后服务的流程等几个相互关联并影响的方面。其次，协同软件还应该解决企业内部各部门间的日常信息交流。内部信息管理以信息沟通、知识管理为主，它主要是解决企业内部员工间的资源共享的问题。 


    但是对于协同软件的需求，中小企业客户存在不同的差异，主要表现在： 

    •即时通信功能不再有适应性----无论即时通信软件花费几何，面对现在的大量免费通信工具，及时通信的投入都变得无意义；而在部分特定行业，短信群发工具也日益成为强大的独立的系统。 

    •系统间集成的要求大为减少、降低----中小型企业普遍是部门级应用，财务软件、CRM、库存之类软件大多采用普通的开源软件，而这类软件往往是免费的，或支付少许的服务费用，即使需要做到以协同软件为平台、动态反映，实施工作量与难度也有很大程度降低。 

    •网络安全性要求的增加----在大型应用上，一般企业已经投入资金进行网络安全的系统化建设，而在中小型企业往往没有这方面投入，主要采用软件型防火墙等等，因此对于B/S结构的协同软件而言，软件本身应当具有很好的安全策略。 

    • 门户应用的推广----中小型企业没有用于奢华展示的办公场所，销售团队的能力不一定非常强劲，售后服务很多情况下都属于兼职，还存在地理位置等方面问题，这样，建立一个门户的意义变得重要；通过门户不但可以体现企业形象，为远程事务处理提供方便，更加可以及时有效的记录与流程化管理。