流程变革的几个关键步骤
伴随ERP的实施和应用,流程变革涉及几个关键步骤:它们是实施之前对关键流程的分析评估和梳理,e化流程和流程配套,实施后的流程优化和持续改进。
①流程分析和梳理。流程分析是通过分析评估来明确企业现有流程中哪些是关键流程,这些流程是否需要改进,改进的流程是否与ERP的实现有关。在ERP实施之前,其中一些是不需要IT支撑就可以经过流程重组先行调整的。比如因人浮于事造成的流程效率低下是可以通过组织调整、重新定岗、加强绩效考核来改善的,这部分流程应与ERP支撑的流程区分开来,将剩下的那些与ERP实现有关的核心流程放入下一步流程梳理。
流程梳理是在分析评估的基础上,明确现有流程与软件的标准流程有多大差距,对可以直接应用ERP流程的现有处理方式进行匹配,对需要适当改变流程的处理方式给出未来的实现方案。这样企业就可以根据核心业务流程和环节来确定是整体引进ERP系统,还是只需要按模块从部分流程入手进行优化,或是系统规划,分布实施。
②e化流程推动ERP实施。
a、每个企业都有自己的核心竞争力,即使在同一个行业,核心竞争力的模式也不一定是相同的,故ERP解决方案的需求也都会有其独特性。但是ERP 厂商肯定是期望解决方案产品化,适用于更多的企业。这两者本身就是一对矛盾。因此,IT部门应该与管理部门加强沟通,通过对已上线系统尽可能的熟悉和了解,在使用过程中,不断进行分析,将一些固化下来的最优流程,通过自行研发或客户化插件的方法来提高运行效率,加强解决方案的专业性和针对性,提高对流程的支持度。
b、ERP由多个模块组成,每个模块里又有多种参数设置,通过不同的排列组合的方法,理论上可以形成千变万化的逻辑程序以顺应流程的变化。因此, IT部门在ERP适应现有流程的同时,还应该与流程业务部门积极沟通流程变革的方向,规划和设计ERP调整的非常好的方案,用信息化手段不断支持流程变革的成果。
c、以流程变革推动ERP项目成功最大的收获不是项目本身,而是在项目运作过程中形成的一种工作习惯的规范。借助流程变革的力量和方法来实施ERP项目体现了两者之间相互依存、相互促进的关系——流程变革帮助ERP手段实现了管理效益。
③ERP实施的流程配套制度。
a、组织调整:e化流程时除了ERP的技术实现外,还要考虑流程配套制度。ERP流程变革中必然会引起某些岗位及部门的职责与权力增大,一些岗位及部门的职责与权力减少;甚至一些部门或岗位会合并、取消或剥离。此时,配套的组织调整需要跟上,岗位与职责配套要跟上,制度配套也要跟上。如果没有与之配套的部门和岗位职责、管理制度、操作规程等,流程就不能长期、稳定地运作。
b、绩效考评与激励:可从两个方面来看,一方面,在流程优化和推进实施中,企业要对项目核心参与人员进行考评与激励,要对积极配合的部门与人员进行考评与激励。另一方面,流程变革会引起岗位变动,配套的绩效考评及激励体系必然会产生变化,推行新流程,需要绩效考评与激励体系的保障。
因此,要成功实施ERP项目,最主要是要贯彻三个方面:数据准备、教育培训和流程变革。其中流程变革是影响ERP项目成败的重要因子。谁想采摘ERP这一朵带刺的玫瑰而不被扎,谁就得带上流程变革的手套!