编者按：虚拟信息库使得企业内容管理库内的一切都变得可访问、易管理。

　　尽管企业的开支在不断上升，但是这部分增加的开支，却并不会都用在IT投资上。很多企业仍然信奉“少花钱多办事”的原则，并争取尽可能地利用现有IT系统。
　　
　　企业这么做是出于谨慎的目的，但同时也充满了挑战。首先，企业在经过上个世纪90年代末的IT采购高峰后，留下了很多系统；其次，企业的购并带来了各种各样的系统，一些公司几年前将IT运营分拆到各个部门，也造成了大量的技术冗余。目前的经济环境要求企业尽可能地整合与优化这些技术投资。这可不是一个简单的目标，尤其是在企业内容管理系统方面。
　　
　　其实企业真正需要的，是一种能把多个系统整合起来的方法。在多个系统之前，建立一个虚拟信息库，并通过这个虚拟信息库，给企业提供一个统一的信息视图。要做到这一点，前提是企业要有一个标准化的基础架构，然后再在这之上建立访问服务，以及未来的各种应用部署。
　　
　　文档管理实验室（Doculabs）重点研究了企业在管理多个企业内容管理系统方面所面临的挑战，提出了建立虚拟信息库的策略方法，以及这种策略方法所能带来的商业利益。
　　
　　在管理多个企业内容管理系统方面遇到困难的企业还不在少数。一般情况下，在组织机构比较分散的企业，首先是各业务部门被允许独立采购和部署软件系统来满足各自的需要，这样就导致了多个部门使用多套系统。接下来，企业在收购兼并后，一些具有相同功能的内容管理系统停止使用，企业采用统一的内容管理系统。最后，这些企业又会不得不承认，统一的内容管理系统，覆盖范围没有像想象中的那么广，而且也没有足够的用户。结果是，统一的内容管理系统并不能取代原来各部门独立安装的系统。原来的这些系统尽管只覆盖了有限的用户，但很好地满足了他们的有限需求。
　　
　　从IT的角度看，出现以上这些情况的结果是，企业必须部署和维护多种软件系统。在很多情况下，这些系统并不适合在企业范围内大规模使用。从业务的角度看，情况相同或相似。数据存储在多个地方，寻找需要的信息非常困难，有时需要用户到多个地方去找所需的信息。更糟的情况是，当企业希望把这些系统整合起来时，这些系统之间很难进行数据交换，而且成本也非常高。
　　
　　与此同时，非结构化的内容正在按几何级数增长，市场对于企业内容管理和内容类型的定义也变得日益宽泛。以前作为单独组件采购的产品，比如文档成像和网络内容管理，现在都已经成为企业内容管理的一部分。许多供应商表示，他们能够提供解决企业内容管理问题的所有组件。一些企业的管理层也因此问 IT部门：为什么我们就不能使用一家供应商的系统呢？
　　
　　多系统继续共存的理由有很多，包括转换过程中的高成本与高难度、大部分公司内部可获得资源的限制、统一系统并非对公司每个业务部门都是非常好的选择等等。
　　
　　那么，那些希望对公司所有内容进行集中管理的公司该如何做呢？如果一家企业在内容管理系统和文件系统内有各种各样的信息库，而且这些系统之间没有经过整合，那么，要最好地利用这些系统内的信息就比较困难，当然也不是完全没有可能。如果用户找不到他们所需的信息，或不能在公司内部方便地与别人共享信息，那么企业的IT投资就不能得到充分利用。加上几乎很少的IT部门拥有整合所有这些系统的资源，对非结构化内容进行管理的难度那就可想而知了。
　　
　　采用虚拟信息库，将使用户非常容易地访问和管理企业内容管理仓库中的所有内容（有时还包括其他仓库中的内容）。
　　
　　这个概念听起来非常简单，但实施起来难度颇大。让我们分解虚拟信息库的定义，看看部署这样一个仓库的难度，是如何根据现有的环境和对将来内容管理架构的需求不同而不同的。