编者按：虚拟信息库使得企业内容管理库内的一切都变得可访问、易管理。
尽管企业的开支在不断上升，但是这部分增加的开支，却并不会都用在IT投资上。很多企业仍然信奉“少花钱多办事”的原则，并争取尽可能地利用现有IT系统。
企业这么做是出于谨慎的目的，但同时也充满了挑战。首先，企业在经过上个世纪90年代末的IT采购高峰后，留下了很多系统；其次，企业的购并带来了各种各样的系统，一些公司几年前将IT运营分拆到各个部门，也造成了大量的技术冗余。目前的经济环境要求企业尽可能地整合与优化这些技术投资。这可不是一个简单的目标，尤其是在企业内容管理系统方面。
其实企业真正需要的，是一种能把多个系统整合起来的方法。在多个系统之前，建立一个虚拟信息库，并通过这个虚拟信息库，给企业提供一个统一的信息视图。要做到这一点，前提是企业要有一个标准化的基础架构，然后再在这之上建立访问服务，以及未来的各种应用部署。
文档管理实验室（Doculabs）重点研究了企业在管理多个企业内容管理系统方面所面临的挑战，提出了建立虚拟信息库的策略方法，以及这种策略方法所能带来的商业利益。
在管理多个企业内容管理系统方面遇到困难的企业还不在少数。一般情况下，在组织机构比较分散的企业，首先是各业务部门被允许独立采购和部署软件系统来满足各自的需要，这样就导致了多个部门使用多套系统。接下来，企业在收购兼并后，一些具有相同功能的内容管理系统停止使用，企业采用统一的内容管理系统。最后，这些企业又会不得不承认，统一的内容管理系统，覆盖范围没有像想象中的那么广，而且也没有足够的用户。结果是，统一的内容管理系统并不能取代原来各部门独立安装的系统。原来的这些系统尽管只覆盖了有限的用户，但很好地满足了他们的有限需求。
从IT的角度看，出现以上这些情况的结果是，企业必须部署和维护多种软件系统。在很多情况下，这些系统并不适合在企业范围内大规模使用。从业务的角度看，情况相同或相似。数据存储在多个地方，寻找需要的信息非常困难，有时需要用户到多个地方去找所需的信息。更糟的情况是，当企业希望把这些系统整合起来时，这些系统之间很难进行数据交换，而且成本也非常高。
与此同时，非结构化的内容正在按几何级数增长，市场对于企业内容管理和内容类型的定义也变得日益宽泛。以前作为单独组件采购的产品，比如文档成像和网络内容管理，现在都已经成为企业内容管理的一部分。许多供应商表示，他们能够提供解决企业内容管理问题的所有组件。一些企业的管理层也因此问 IT部门：为什么我们就不能使用一家供应商的系统呢？
多系统继续共存的理由有很多，包括转换过程中的高成本与高难度、大部分公司内部可获得资源的限制、统一系统并非对公司每个业务部门都是非常好的选择等等。
那么，那些希望对公司所有内容进行集中管理的公司该如何做呢？如果一家企业在内容管理系统和文件系统内有各种各样的信息库，而且这些系统之间没有经过整合，那么，要最好地利用这些系统内的信息就比较困难，当然也不是完全没有可能。如果用户找不到他们所需的信息，或不能在公司内部方便地与别人共享信息，那么企业的IT投资就不能得到充分利用。加上几乎很少的IT部门拥有整合所有这些系统的资源，对非结构化内容进行管理的难度那就可想而知了。
采用虚拟信息库，将使用户非常容易地访问和管理企业内容管理仓库中的所有内容（有时还包括其他仓库中的内容）。
这个概念听起来非常简单，但实施起来难度颇大。让我们分解虚拟信息库的定义，看看部署这样一个仓库的难度，是如何根据现有的环境和对将来内容管理架构的需求不同而不同的。
部署虚拟信息库的第二步是充分了解企业对虚拟信息库的可访问性和可管理性要求有多高。有以下几个问题需要你回答一下：
● 用户是否只需要简单浏览虚拟信息库，还是需要修改功能？
● 内容是否必须整合到某项业务流程中？
● 内容是否需要与一项或多项业务应用进行整合？
● 是否需要对来自多个物理仓库的内容进行整合，这样以便统一访问或者传递？
可能你已经猜到，在部署虚拟信息库时，最重要的是要弄清楚，部署虚拟信息库的解决方案是否和整个公司的架构相匹配。这一点将非常关键，解决方案是否和企业架构相匹配，将直接决定虚拟信息库的部署难度。
结合以上所述的几个步骤，你还应该考虑以下几个问题：
● 把虚拟信息库部署在企业架构的哪个层面上，界面、业务流程、中间件还是应用软件？
● 在部署策略中采用一些新兴的整合标准，比如JSR170，这对公司是否很有利？
● 在部署虚拟信息库时，是否需要添加新的组件？
● 是否准备逐步淘汰一些非标准的信息仓库，并将信息转向标准信息库？
● 是否需要对内容进行处理，以便适应虚拟信息库的要求？比如，内容是否已经经过统一的分类和分级？
要在企业内部部署虚拟信息库这种通用基础设施，需要一个统一的组织战略。企业不仅要将此列入未来IT投资计划中，而且还应该制定淘汰现有不适合的IT设施的计划。
虚拟信息库会给企业带来很多好处，其中之一就是能够降低企业在文件复制和移动上的投资，使这方面的成本最小化。同时，它还能大大降低企业需要进行的应用整合的数量，帮助企业充分利用稀缺资源，包括资金和IT员工。
虚拟信息库在节约成本上的另一个好处是使企业能够充分利用现有的内部资源。大部分企业的系统都没有得到充分利用，存在大量闲置价值。如果能对系统中的信息进行很好的管理，用户能够全面掌握这些信息，那么，系统的闲置能力就能得到充分发挥。同时，由于内容在同一个地方被统一管理，将为企业用户节省很多时间。
使用户能对信息进行单一来源访问，将有助于提高工作效率，促进信息共享，使企业的信息资产价值最大化。另外，由于企业能更全面地掌握客户信息，客户服务的质量也将会因此得到很大提高。
虚拟信息库带来的另一个好处是增强了企业对业务流程的支持能力。虚拟信息库方便内容访问的特性，也能够在业务流程管理中加以利用。比如在保险公司，多个部门都需要查验保险理赔单和一系列支持文档，包括保险范围政策与事故报告、数码照片和账单等来自外界的文档。尽管这些文档可能已经电子化，但通过不同部门进入公司，而且存储在不同信息库中。在很多情况下，用户只需要查看这些文档。这也是保险公司业务流程的一部分。这种功能，虚拟信息库就能提供。
另外一个例子是，市级的政府机构需要在多个部门间共享信息。借助虚拟信息库访问关键文档的能力，就能消除重复劳动问题。
最后，也是最重要的一点是，虚拟信息库能使管理者更清楚地看到整个企业的信息。企业能够按统一的方式按需提供所有信息，决策者就能掌握更多的信息，更快地了解信息。这也是管理企业所必需的。
毫无疑问，部署虚拟信息库耗时费力。但这样做，利益巨大。不这样做，反而会带来更高昂的成本。那些不采取措施进行整合的企业，将始终面临内容查找、资源短缺等困难，甚至可能还会出现因为内容重复，需要管理的内容就越来越多的问题。
这就是为什么我们建议你从现在就开始部署虚拟信息库的原因。首先，对你企业的内容管理系统的状况进行调查，建立所有企业内容管理系统和内部电子文档管理系统，以及它们相应容量的完整目录。下一步，明确企业在技术支持上的目标。这将帮助你确定达到这些目标，虚拟信息库需要提供的可访问性和可管理性的级别。最后，以公司目标和商业目标为出发点，评估你企业的组织架构，制定策略，确定你究竟需要哪些部件。
作者简介：
帕特丽夏·土伦西（Patricia Turocy）和琳达·安德鲁斯（Linda Andrews）都是文档管理实验室的分析师。文档管理实验室是一家研究咨询机构，帮助企业降低科技投资的风险。
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目标：可访问性
部署虚拟信息库需要实现规划。
定义内容
你是否只希望统一访问电子文档、与某项业务流程相关的文档，还是所有结构化和非结构化的内容。
确定管理需求
有些内容可能只需让一个用户看到，有些内容可能需要能修改，而有些内容可能需要与具体业务应用进行整合。
决定整合层面
你可能需要在界面、业务流程、中间件或应用软件层面部署虚拟信息库。
准备内容
为虚拟信息库制定统一的内容分类与分级标准。
毫无疑问，部署虚拟信息库耗时费力。但这样做，利益巨大。不这样做，反而会带来更高昂的成本。
（信息周刊）
