5 企业实施信息化建设采取的措施

  5.1 建立建全组织机构

  信息化建设是一项关系到全面提高公司现代化管理水平、加速企业发展的重要工作，为此公司决定：建立组织机构、明确工作职责、强化项目实施管理，确保公司的信息化建设项目的顺利实施。

  5.1.1 成立公司信息化领导小组，由公司经理担任组长，书记、总工任副组长，成员为主要管理部室的主管。

  公司信息化领导小组负责项目实施工作的领导和决策，负责确定项目实施的目标、审批项目实施计划、监督项目进程、研究确定企业业务流程与组织机构的优化、解决其他项目实施过程中的重大问题。

  由于ERP系统不仅是一个软件系统,它更多的是先进管理思想的体现,关系到企业内部管理模式的调整、业务流程的变化及相关人员的变动。因此，由公司高层领导担任领导小组组长,有足够的权威和协调能力,以保证项目顺利实施。

  5.1.2 成立项目实施小组，总工程师担任组长，由公司信息中心、各部门业务骨干及用友公司实施顾问组成，其职责是：
  1）制定项目实施计划，并组织实施；
  2）指导、组织推进各部门应用小组的工作；
  3）组织进行调研、分析工作，提出企业业务流程、组织机构优化方案和建议；
  4）提出企业ERP数据规范，组织数据收集、监督数据录入；
  5）进行系统原型测试，提出本公司客户化需求；
  6）组织和开展企业各级人员的管理培训、技术培训。
  7）制订岗位工作准则。
  8）提交各阶段工作报告，向领导小组汇报工作。

   5.1.3 成立应用小组，由承担项目实施任务的主要管理部门的一把手和业务骨干组成。其职责是：
  1）研究确定本部门或本领域业务流程优化的方案； 
  2）确定本部门业务对软件功能与性能的需求，提出本部门与其他部门相关联业务对软件的需求； 
  3）掌握与本部门业务有关的软件功能，准备并录入数据； 
  4）参加制定工作准则与工作规程；
  5）做好系统切换，运行新系统。

  5.2 具体措施

  1）总体规划,分步实施。ERP项目包含内容很广,如财务、分销、生产、人力资源、决策支持、质量管理等等。在实施过程中按管理上的急需程度、实施中的难易程度等确定优先次序,在效益驱动、重点突破的指导下,分阶段、分步骤实施。
  2）要求各部门对企业信息化工作要给予高度的重视，管理人员要全员参与，并按照公司的统一调度和项目进度要求，积极配合项目实施。项目实施工作要纳入各部门的月度工作计划，并进行考核。参与项目实施的主要管理部门，要按公司的要求成立由部门主管负责的项目应用小组。
  3）各部门要从提高企业整体管理水平大局出发，对本部门的管理工作进行认真分析研究，提出对软件功能与性能的需求，做好业务流程的优化工作，通过公司信息化建设项目的实施，理顺各部门的职能和管理关系。
  4）要加强对信息网络的管理，确保网络安全。上网设备要根据公司的统一要求重新设置，严格按照工作需要安装软件、设置系统，任何部门都不得从事与工作无关的操作。
  5）信息数据是否真实、准确、有效关系到整个信息化建设项目的应用效果和实施工作的成败，各有关部门必须认真做好数据编码和数据资料的收集、整理工作，确保数据录入的准确性。 
  6）强化信息技术培训，有关业务人员必须参加相关的技术、业务培训及考核并取得上岗资格。培训、考核工作由人力资源部负责组织实施。
  7）加强对企业信息化工作的宣传，普及信息技术基础知识，不断提高全体职工对实施信息化建设重要性的认识，并积极参与到项目的实施工作中去。

  5.3 强化管理考核

  为加强对企业信息管理网络系统的管理，在项目实施的过程中制订了相应的管理制度和管理规范，主要有《西瓷公司企业网的构成及管理规范》、《西瓷公司“企业信息管理网络系统”试运行期间管理业务工作规范》、《“企业信息管理网络系统”试运行期间管理、考核细则》等，对加强企业网络的管理、规范管理业务流程、加强对实施过程管理考核都作了明确的规定。这些制度和规范的制定，为保证项目的顺利实施起到了非常重要的作用。

  6 应用效果

  通过信息化项目的实施，对强化企业管理，促进管理水平的提高，发挥了重要的推动作用，其应用效果主要表现在以下几个方面：

  6.1 建立了完整统一的企业数据库

  长期以来,企业数据出自多个部门，数据录入不规范，数据信息不完整，这些数据也仅限于部门使用，同一种数据在不同部门赋值不同；除产品数据外，其它数据没有统一的编码，名称不规范，无法进行快速的识别，这就对企业内部数据信息的共享、利用造成了很大的障碍。通过ERP项目实施，制订了企业数据编码规则，确定了各类数据的数据结构，建立了完整、统一的企业数据库，其内容主要包括：产品数据、存货数据、客户数据、管理业务数据等，数据总量达到两万多条。

  6.2 建立了相对完整的管理业务流程架构

  项目实施过程中，通过对公司各管理部门反复多次的调研、讨论，按照ERP的管理思想，结合企业具体情况，对企业的管理业务流程进行了规范化的设计，形成完整的业务流程架构，并以图形模式进行了系统的描述，相对清晰的界定了各部门业务的关系；同时结合对部分业务的调整和优化，做到管理流程的精细化、规范化和制度化，使各部门职责明确,管理工作更加趋于科学、规范、合理。

  6.3 提高了企业管理水平、管理工作的规范化程度和工作同效率

  ERP项目的实施使企业管理模式发生了深刻的变化，在企业内部建立了分工细致、责权明确的管理体系。在项目的过程中，由于对公司主要管理业务流程进行了规范化的设计，并在ERP系统中进行了设置和定义，确保了企业的管理业务运作严格在制度约束下进行，使企业管理水平和管理工作的规范化程度有了很大的提高，彻底改变了在手工模式下不按制度办事的无序和随意状态。如采购、到货、入库严格按计划执行，避免了盲目采购，减小了库存积压和资金占用。通过ERP项目的实施、应用，也使企业管理工作的效率得到了显著的提高，如库房月未盘点由过去的3～5天，提高到目前的半天时间，最快的库房只需要2个小时。过去只能做到每月盘点一次，现在可以每周进行一次盘点。

  6.4实现了物流与资金流的集成

  公司的主要管理业务都通过ERP系统进行，所有业务单据均出自ERP系统，公司采购、物管、销售等管理业务数据，可以通过信息系统与财务部门直接进行交换，实现了业务数据的实时传递和监督管理。目前，月底仓库结存数据直接传递到财务部门，产品销售、采购的财务结算业务也直接通过系统完成，采购发票和应付账款、销售发票和应收账款数据的共享，改变了以前的财务和业务部门两套帐的现状，从而实现了物流与资金流的集成。

  6.5实现了数据共享，可以提供实时、动态的数据信息查询

  通过建立ERP系统，公司各类产品和所有物资使用同一套账，所有数据按照统一的编码规则进行管理，数据来源于同一数据库，清除了信息孤岛，实现了数据的高度集成和共享。经过一段时间的数据积累，系统可以提供实时、动态的数据信息查询，提供公司主要管理部门计划、订单执行情况、采购到货、产品销售、动态库存情况、总账报表、应收应付明细等；如销售订单过去因为手工管理，无法共享，很多业务人员无法随时看到订单，现在各部门有关人员均可通过系统来对合同进行查询。随着ERP系统的深入运行，将会提供更多的信息，为公司领导的决策提供支持。

  6.6 对管理业务进行了调整和优化

  针对ERP项目实施的过程中发现的、以前在手工模式下发现不了的问题、以及通过ERP系统的上线使用暴露出来的管理工作中存在的问题，对企业部分管理业务进行了调整和优化。例如：在企业原组织机构中，从方便出库的角度出发，产成品库由市场部管理；但为了对公司所有物资实行统一、专业化的管理，特建议将产成品库转交物资管理部门，形成监督机制，使公司所有的产成品出库都必须依据销售订单来进行。

  6.7提高了企业员工的素质

  为做好企业信息化建设工作，公司专门邀请了西安交大的教授为企业中层以上干部做信息化专题讲座，并在厂报开辟专栏介绍信息化知识，通过广播及时报导企业信息化工作的进展情况，使公司的干部、职工对企业的信息化建设能够有更深刻的理解。

  在信息化项目的实施的过程中，经过多层次的反复培训，使公司领导及企业员工对信息化建设的重要性有了充分的认识，对“信息化带动工业化”有了更深刻的理解。通过培训、考核使各管理业务部门工作人员熟练掌握计算机操作的基本技能，为企业培训了一支熟悉管理业务，会计算机操作，能够使用ERP系统的新型员工队伍。

  6.8 近年来，随着公司在产品结构调整、技术改造方面加大投入，生产规模不断扩大，产销量有了较大的增长，企业得到了快速的发展，与此同时，通过ERP项目的实施，结合ISO9000质量体系，为公司构筑起了科学管理的框架，ERP项目的实施对企业的快速发展起到了非常重要的推动作用。