5 企业实施信息化建设采取的措施

  5.1 建立建全组织机构

  信息化建设是一项关系到全面提高公司现代化管理水平、加速企业发展的重要工作，为此公司决定：建立组织机构、明确工作职责、强化项目实施管理，确保公司的信息化建设项目的顺利实施。

  5.1.1 成立公司信息化领导小组，由公司经理担任组长，书记、总工任副组长，成员为主要管理部室的主管。

  公司信息化领导小组负责项目实施工作的领导和决策，负责确定项目实施的目标、审批项目实施计划、监督项目进程、研究确定企业业务流程与组织机构的优化、解决其他项目实施过程中的重大问题。

  由于ERP系统不仅是一个软件系统,它更多的是先进管理思想的体现,关系到企业内部管理模式的调整、业务流程的变化及相关人员的变动。因此，由公司高层领导担任领导小组组长,有足够的权威和协调能力,以保证项目顺利实施。

  5.1.2 成立项目实施小组，总工程师担任组长，由公司信息中心、各部门业务骨干及用友公司实施顾问组成，其职责是：
  1）制定项目实施计划，并组织实施；
  2）指导、组织推进各部门应用小组的工作；
  3）组织进行调研、分析工作，提出企业业务流程、组织机构优化方案和建议；
  4）提出企业ERP数据规范，组织数据收集、监督数据录入；
  5）进行系统原型测试，提出本公司客户化需求；
  6）组织和开展企业各级人员的管理培训、技术培训。
  7）制订岗位工作准则。
  8）提交各阶段工作报告，向领导小组汇报工作。

   5.1.3 成立应用小组，由承担项目实施任务的主要管理部门的一把手和业务骨干组成。其职责是：
  1）研究确定本部门或本领域业务流程优化的方案； 
  2）确定本部门业务对软件功能与性能的需求，提出本部门与其他部门相关联业务对软件的需求； 
  3）掌握与本部门业务有关的软件功能，准备并录入数据； 
  4）参加制定工作准则与工作规程；
  5）做好系统切换，运行新系统。

  5.2 具体措施

  1）总体规划,分步实施。ERP项目包含内容很广,如财务、分销、生产、人力资源、决策支持、质量管理等等。在实施过程中按管理上的急需程度、实施中的难易程度等确定优先次序,在效益驱动、重点突破的指导下,分阶段、分步骤实施。
  2）要求各部门对企业信息化工作要给予高度的重视，管理人员要全员参与，并按照公司的统一调度和项目进度要求，积极配合项目实施。项目实施工作要纳入各部门的月度工作计划，并进行考核。参与项目实施的主要管理部门，要按公司的要求成立由部门主管负责的项目应用小组。
  3）各部门要从提高企业整体管理水平大局出发，对本部门的管理工作进行认真分析研究，提出对软件功能与性能的需求，做好业务流程的优化工作，通过公司信息化建设项目的实施，理顺各部门的职能和管理关系。
  4）要加强对信息网络的管理，确保网络安全。上网设备要根据公司的统一要求重新设置，严格按照工作需要安装软件、设置系统，任何部门都不得从事与工作无关的操作。
  5）信息数据是否真实、准确、有效关系到整个信息化建设项目的应用效果和实施工作的成败，各有关部门必须认真做好数据编码和数据资料的收集、整理工作，确保数据录入的准确性。 
  6）强化信息技术培训，有关业务人员必须参加相关的技术、业务培训及考核并取得上岗资格。培训、考核工作由人力资源部负责组织实施。
  7）加强对企业信息化工作的宣传，普及信息技术基础知识，不断提高全体职工对实施信息化建设重要性的认识，并积极参与到项目的实施工作中去。

  5.3 强化管理考核

  为加强对企业信息管理网络系统的管理，在项目实施的过程中制订了相应的管理制度和管理规范，主要有《西瓷公司企业网的构成及管理规范》、《西瓷公司“企业信息管理网络系统”试运行期间管理业务工作规范》、《“企业信息管理网络系统”试运行期间管理、考核细则》等，对加强企业网络的管理、规范管理业务流程、加强对实施过程管理考核都作了明确的规定。这些制度和规范的制定，为保证项目的顺利实施起到了非常重要的作用。

  6 应用效果

  通过信息化项目的实施，对强化企业管理，促进管理水平的提高，发挥了重要的推动作用，其应用效果主要表现在以下几个方面：

  6.1 建立了完整统一的企业数据库

  长期以来,企业数据出自多个部门，数据录入不规范，数据信息不完整，这些数据也仅限于部门使用，同一种数据在不同部门赋值不同；除产品数据外，其它数据没有统一的编码，名称不规范，无法进行快速的识别，这就对企业内部数据信息的共享、利用造成了很大的障碍。通过ERP项目实施，制订了企业数据编码规则，确定了各类数据的数据结构，建立了完整、统一的企业数据库，其内容主要包括：产品数据、存货数据、客户数据、管理业务数据等，数据总量达到两万多条。

  6.2 建立了相对完整的管理业务流程架构

  项目实施过程中，通过对公司各管理部门反复多次的调研、讨论，按照ERP的管理思想，结合企业具体情况，对企业的管理业务流程进行了规范化的设计，形成完整的业务流程架构，并以图形模式进行了系统的描述，相对清晰的界定了各部门业务的关系；同时结合对部分业务的调整和优化，做到管理流程的精细化、规范化和制度化，使各部门职责明确,管理工作更加趋于科学、规范、合理。

  6.3 提高了企业管理水平、管理工作的规范化程度和工作同效率

  ERP项目的实施使企业管理模式发生了深刻的变化，在企业内部建立了分工细致、责权明确的管理体系。在项目的过程中，由于对公司主要管理业务流程进行了规范化的设计，并在ERP系统中进行了设置和定义，确保了企业的管理业务运作严格在制度约束下进行，使企业管理水平和管理工作的规范化程度有了很大的提高，彻底改变了在手工模式下不按制度办事的无序和随意状态。如采购、到货、入库严格按计划执行，避免了盲目采购，减小了库存积压和资金占用。通过ERP项目的实施、应用，也使企业管理工作的效率得到了显著的提高，如库房月未盘点由过去的3～5天，提高到目前的半天时间，最快的库房只需要2个小时。过去只能做到每月盘点一次，现在可以每周进行一次盘点。

  6.4实现了物流与资金流的集成

  公司的主要管理业务都通过ERP系统进行，所有业务单据均出自ERP系统，公司采购、物管、销售等管理业务数据，可以通过信息系统与财务部门直接进行交换，实现了业务数据的实时传递和监督管理。目前，月底仓库结存数据直接传递到财务部门，产品销售、采购的财务结算业务也直接通过系统完成，采购发票和应付账款、销售发票和应收账款数据的共享，改变了以前的财务和业务部门两套帐的现状，从而实现了物流与资金流的集成。

  6.5实现了数据共享，可以提供实时、动态的数据信息查询

  通过建立ERP系统，公司各类产品和所有物资使用同一套账，所有数据按照统一的编码规则进行管理，数据来源于同一数据库，清除了信息孤岛，实现了数据的高度集成和共享。经过一段时间的数据积累，系统可以提供实时、动态的数据信息查询，提供公司主要管理部门计划、订单执行情况、采购到货、产品销售、动态库存情况、总账报表、应收应付明细等；如销售订单过去因为手工管理，无法共享，很多业务人员无法随时看到订单，现在各部门有关人员均可通过系统来对合同进行查询。随着ERP系统的深入运行，将会提供更多的信息，为公司领导的决策提供支持。

  6.6 对管理业务进行了调整和优化

  针对ERP项目实施的过程中发现的、以前在手工模式下发现不了的问题、以及通过ERP系统的上线使用暴露出来的管理工作中存在的问题，对企业部分管理业务进行了调整和优化。例如：在企业原组织机构中，从方便出库的角度出发，产成品库由市场部管理；但为了对公司所有物资实行统一、专业化的管理，特建议将产成品库转交物资管理部门，形成监督机制，使公司所有的产成品出库都必须依据销售订单来进行。

  6.7提高了企业员工的素质

  为做好企业信息化建设工作，公司专门邀请了西安交大的教授为企业中层以上干部做信息化专题讲座，并在厂报开辟专栏介绍信息化知识，通过广播及时报导企业信息化工作的进展情况，使公司的干部、职工对企业的信息化建设能够有更深刻的理解。

  在信息化项目的实施的过程中，经过多层次的反复培训，使公司领导及企业员工对信息化建设的重要性有了充分的认识，对“信息化带动工业化”有了更深刻的理解。通过培训、考核使各管理业务部门工作人员熟练掌握计算机操作的基本技能，为企业培训了一支熟悉管理业务，会计算机操作，能够使用ERP系统的新型员工队伍。

  6.8 近年来，随着公司在产品结构调整、技术改造方面加大投入，生产规模不断扩大，产销量有了较大的增长，企业得到了快速的发展，与此同时，通过ERP项目的实施，结合ISO9000质量体系，为公司构筑起了科学管理的框架，ERP项目的实施对企业的快速发展起到了非常重要的推动作用。

  7 ERP项目实施管理工作经验及体会

  7.1 公司领导的高度重视和支持始终如一，特别是公司领导层的参与，是保证项目的持续进行的原动力。

  在项目实施的过程中，每个关键环节项目组都及时与公司有关领导进行沟通，取得领导的理解和支持。公司领导直接参与了项目实施方案的讨论，在实施过程中重大问题都有公司主管经理进行决策；项目组对实施情况每月都做了专题报告，向公司领导进行汇报，使公司领导能够及时掌握项目的实施及运行情况。

  ERP项目人们都说是一把手工程，但对于一把手工程，我们认为应当有正确的理解。由于企业面临非常激烈的市场竞争，生产经营任务很重，压力巨大，因此寄希望于一把手参与整个项目的实施过程或者要求企业领导对每个环节都给予极大关注，虽然是最为理想但又往往不太现实。通过我们在ERP项目实施过程中的体会，企业领导对 “一把手工程”的重视，更重要的是体现在对项目实施小组以高度的信任和坚定不移的支持。在ERP项目实施初期，当我们遇到了各种阻力和众多不同意见时，公司领导力排众议，要求各业务部门按照ERP的管理思想调整各自的工作方式，通过培训尽快适应ERP的管理要求，从而保证了ERP项目实施的顺利进行。公司领导的这种始终如一的高度信任和支持，就是推动ERP项目实施的最大的原动力。

  西瓷公司的信息化项目得到省、市、西电公司等上级主管部门的大力支持和扶持。西瓷公司的ERP项目被市科技局列入了西安市2002年度制造业信息化专项计划，有关领导和专家为我们提供了大量的技术咨询和专业指导，对我们ERP项目的顺利实施起到了非常重要的促进作用。

  7.2 建立完整、统一数据库是实现企业现代化管理的基础
                            
  a、物料数据库涵盖企业所有的物料种类，真正做到物料数据完整、统一

  企业的物料除了产品、零部件以外，还包括备件、杂品、办公用品等等，长期以来这些数据仅限于部门使用，没有统一的编码，名称不规范，无法进行快速的识别，这就对企业内部数据信息的共享、利用造成了很大的障碍。

  通过ERP项目的实施，我们建立了以产品及零部件数据为主，涵盖了企业所有物料种类的、完整、统一物料数据库，确保了所有物料均出自同一数据库，使用同一帐套进行管理，所有单据均出自ERP系统。这样做虽然大大增加了ERP项目实施的复杂性和实施难度，并为此做了大量艰苦、细致的工作，但效果是ERP系统管理覆盖面大，业务范围广，信息集成度高，从而彻底改变了企业物料数据混乱、无法共享的问题，使企业在几十年的生产经营过程中首次做到了所有物料数据信息的完整、统一，为实现企业的现代化管理打下了良好的基础。

  b、建立了完整、清晰的客商档案数据库

  在ERP项目实施之前，客户和供应商资料由多个部门分别管理，管理权限不明确。由于客户的变动非常大，其变化很难及时进行修改、调整，企业的应收、应付账款无法做到实时准确、从而很容易形成死帐、坏帐。在ERP项目的实施过程中，我们通过对企业所有客户、供应商的资料反复清理、核对、整顿，建立起完整、清晰了客商数据库，使客商变动信息可以及时得到更新，从而保证了客商资料的准确和唯一性。

  客商档案数据库的建立，保证了客商信息在ERP系统中能够被正确的共享，同时也使财务部门对应收应付情况的及时监控成为可能，对于加强企业财务的管理和监控起到了非常重要的作用，这也是建立ERP系统为企业带来的实实在在的应用成果。

  c、一个切合企业实际物料数据编码体系，是建立完整统一的企业数据库重要基础。物料数据编码体系可根据企业实际情况确定，但编码体系无论是复杂还是简单，有一点需要特别注意：对制造业来说，都有相对完整的产品编号规则，这是企业的宝贵资源；在实施ERP 项目时，应当最大限度的继承以往产品编号及其规则，使其成为ERP系统编码体系的一部分，而决不要丢掉这些资源而追求所谓的“全新体系”，这也是我们ERP项目实施一个非常重要的体会。

  7.3 规范管理业务流程是提高企业管理水平最重要的一步

 实施ERP项目，许多专家都非常关注“业务流程再造”，但以我们在项目实施中的体会，对管理相对薄弱的国有企业，“规范管理业务流程”也许更加重要。

  企业在长期的管理活动中，都建立相对完整的制度体系，但在制度的执行方面却比较薄弱和混乱。一些业务人员不按制度办事却习以为常，造成财务混乱、家底不清；由于各业务部门之间的业务关系不明确，使推诿、扯皮的现象时有发生。实际上，国企的管理更多的是在制度执行上的落后——不是因为制度不建全，而是有了制度却不执行，并且缺乏必要的监督机制。

  在ERP项目实施过程中，我们通过反复细致的业务调研、分析，制定了详细的“ERP系统实施方案”：应用ERP的管理思想，对企业的管理业务流程进行了规范化的设计，形成完整的业务流程架构，相对清晰的界定了各部门间的业务关系。实施方案经过企业中、高层领导和业务骨干的认真讨论，确认后付诸实施。

  由于ERP系统实施方案对企业主要管理业务流程进行了相对清晰的定义，理清了各业务环节的关系；项目实施时以此为依据，在ERP系统中进行了管理业务流程的设置和定义，所以将人为因素的干扰减少到最低。目前，公司的主要管理业务均通过ERP系统完成，使所有业务活动都必须按制度规定进行，从而改变了过去的管理混乱局面，实现了管理业务的规范化运行。也只有在管理规范化的基础上，我们才有可能进一步实施业务流程的再造。

  在我们ERP项目实施过程中，即便是实现管理业务规范化，也已经遇到了很大的阻力；经过近两年的运行，ERP系统规范化的运作模式才逐渐的被人们所接受。在传统的国有企业中，如果管理基础薄弱而一开始就实施业务流程再造，将会遇到更大的阻力、遭遇更大的风险，甚至导致项目实施的失败。因此，首先实现管理业务流程的规范化，加上必要的管理业务优化，比一开始就进行业务流程再造，也许更加有效或者效果更好。

  7.4 拥有企业自己的专业技术队伍，形成自己的技术支持力量是ERP系统长期正常运行的保证。

  为了确保项目实施和今后系统的正常运行，企业必须拥有一支自己的专业技术队伍，形成自己的技术支持力量。在ERP项目的实施过程中，公司特别注意信息化专业技术队伍的建设，公司以信息技术部的技术人员和主要管理部门的业务骨干为主，通过重点培训和培养，使他们掌握了ERP系统的结构、功能，系统的测试、权限、参数设置、数据采集、录入的方法，项目实施、一般问题的处理等等基本技能，形成了一批信息化工作的专业技术骨干，在项目实施及系统运行维护工作中发挥了非常重要作用。

  7.5 各业务部门的积极配合和主动参与，是成功实施信息化建设项目的可靠保障。

  各业务部门是企业各类管理工作的专家，ERP系统与各项管理业务如何紧密结合，各类管理人员如何运用系统实现管理工作，系统中有哪些问题影响工作的进行，管理业务有哪些环节需要进行改进等等，都需各部门直接参与到项目实施过程中去，只有这样才能及时发现问题，解决问题。

  7.6 在ERP项目的实施过程中，西瓷公司和用友公司对分阶段实施的目标明确，并且达成共识；同时注意合理的引导好企业各层人员的期望值，不断的回顾和总结项目中的成功经验和缺陷，从而保证了项目的实施工作正常进行。

  7.7 如果说能否选择适合企业的ERP软件存在的风险的话，那么是否拥有一个高素质的项目实施团队也许是ERP项目成功与否一种更大的风险。
  这个团队有两个方面，软件公司的实施顾问和企业的信息技术队伍，这是ERP项目能否成功实施并保持长期有效运行的关键。没有这样的一个团队，再好的ERP系统也难以达到好的应用效果；同样一个好的团队，即使ERP系统功能稍有不足，但如果能够和企业的管理实际有机的结合，充分发挥ERP系统的作用，也会取得好的应用效果。

  一个成熟的ERP系统是以信息技术为基础、并且与先进的管理思想相结合的产物，其结构庞大，模块众多、流程复杂；另一方面ERP系统所面对的管理业务又是企业运作的最核心的部分，将这二者有机地结合在一起无疑是一个艰巨而复杂的系统工程。由于ERP项目实施所具有的这种复杂性，这就要求项目实施人员不仅要熟悉ERP系统，同时还必需具有相对丰富的企业管理知识和工作经验，使他们能够在众多的问题面前，尽快找到ERP系统与管理实际最适当的切入点。

  ERP项目实施是一场管理的变革，不可避免会遇到各种阻力和困难，对于这一点项目实施人员必须要有清醒的认识和充分的心理准备，否则当问题出现时茫然不知所措或者仓促应对造成失误，都会给ERP项目的实施造成更大的困难。

  8 西瓷公司信息化建设的特点

  8.1 西瓷公司信息化建设项目应用起点高，项目采用国产高端ERP软件——“用友ERP-NC”，该软件使用了国际最新的开发技术，其中包括柔性技术、动态建摸技术、工作流技术、服务器集群技术等，是国内第一个综合使用这些技术、管理思想和开发语言的管理软件；“用友ERP-NC” 软件系统应用了J2EE标准、XML技术、WEB SERVICE技术、基于WEB的中间件、组件化技术、DDC技术（数据字典控制）等，并且在应用上达到了国内领先水平。西瓷公司以“用友ERP-NC” 软件为软件平台，成功实施了ERP项目，在国产高端ERP软件的应用方面达到了一个很高的水平。

  8.2西瓷公司的“企业信息管理网络系统（ERP）”，不是简单的财务或进销存管理，而是对企业采购、销售、物资管理、财务总账、应收应付、存货核算等管理业务，应用信息技术进行整合，有机的连接在一起，从而实现了物流、资金流、信息流的集成。特别是财务部分，除一般企业通常会用到的总账、报表外，系统中应收、应付、存货核算模块，不是简单的通过凭证录入来进行财务核算和出据报表，而是从ERP系统的相应模块中直接提取数据、生成单据并进行数据交换，实现了真正意义上的物流、资金流的高度集成。

  8.3 西瓷公司ERP项目涉及的范围，涵盖了西瓷公司各类产品和所有物资的管理（包括产品零部件、原材料、备品备件、辅消材料、办公用品等等），各种管理业务使用同一套账、所有数据来源于同一数据库，所有单据均出自ERP系统，管理覆盖面大，业务范围广，信息集成度高。通过本项目的实施，实现了对公司所有物资的有效控制，随着管理业务的正常进行，通过系统可以直接获得即时的应用、核算数据信息。

  8.4 西瓷公司作为一个传统的国有企业，基础管理相对落后，在我们这样的企业里实施信息化项目困难更多，难度更大。为了做好ERP项目，企业从基础数据整理到理清所有客户资料，从规范管理业务流程到理顺各部门工作关系，从帮助业务员学习计算机操作到习惯通过ERP系统按流程完成各自的管理工作，做了大量艰苦细致的工作。通过信息化建设，确实给企业带来了先进的管理理念，提供了科学管理的平台，使企业的基础管理有了新的变化，这对于企业快速发展提供了重要的保证。

  8.5 西瓷公司是国内电瓷行业中的大型国有骨干企业，目前在大型国有企业中全面实施ERP的企业并不多见，在国内电瓷行业中、在陕西乃至西北地区也都属首家，本项目的成功实施，为国产高端ERP软件的实施工作积累了经验，对今后国有大中型企业ERP项目的实施有一定的指导意义。

  9 结论

  西瓷公司的信息化建设，以国内高端ERP软件“用友ERP-NC”为软件平台，以供应链管理为核心，以物流为主线，通过建立企业信息管理网络系统，提高了企业的管理水平，促进了企业管理观念的转变和基础素质的提高。公司通过ERP项目的实施，实现了企业管理数据信息共享，实现了管理业务的规范化运行，实现了物流与资金流的集成，使公司在现代化管理方面取得了实实在在的进步，带动了公司整体管理水平的提高，西瓷公司信息化项目的成功实施，为企业未来的发展打下良好基础。

  由于西瓷公司的信息化建设工作取得了显著的效果，2004年7月被市科技局授予“西安市制造业信息化优秀示范企业”称号，2004年12月被省科技厅授予“陕西省制造业信息化(国产软件)优秀示范企业”称号，并受到省科技厅、省发改委、省信息产业厅的表彰；企业信息管理网络系统（ERP）项目2006年4 月获陕西省信息产业厅电子信息产业科技成果一等奖。(e-works)

  参考文献
    罗鸿编著《ERP原理.设计 .实施》电子工业出版社2002年3月第一版