信息化三大成效
2005年5月工程按期完成以来,信息化建设对哈烟及分厂产生了不小的影响。
组织结构更合理:信息化理顺了总厂与分厂的关系,重组了主要业务流程
总厂成立之初提出构筑了新的管理模式,即垂直领导,矩阵结构,交叉监督,一级法人,二级承包,三级核算,目标管理,价值量考核的成本牵制型管理模式。同时各业务部门基本业务流程和管理办法也相继出台。如财务提出了总厂“一帐制”的管理方法,卷烟销售实行统一调拨、统一销售,物料采购总厂统一采购结算,生产由总厂统一制订生产月计划等。仅半年时间,统一平台的ERP系统在三个分厂同时上线,物流、信息流、资金流畅通了。信息传输速度的加快促进了机构改革,使组织结构更趋于扁平化。
减员增效见效果:信息化提高了工作效率,实现了减员增效
以每年的财务决算为例,以前每年的财务决算一般都要在第二个财务年度的三月份左右才能完成,在实施了ERP的2004年,全总厂2004年度的财务决算在2005年的元月10日前就完成了。备件管理中,在实施ERP库存管理前,9千多种备件手工流水账有好几十本,摞起来足有一人高,每个月记账加结帐,三个会计要加班加点干半个多月,还不能保证没有错误,现在只需半个小时全部精确完成。
上ERP系统前因手工业务而设置的工资员、成本核算员、统计员也因系统的上线运行而无岗可设。总厂和分厂以前在每个部门设一个专职工资员,加起来共有80人左右,每个业务部门有一到两个统计员,总共有20人左右,每个车间有三个核算员,总共有20人左右,如果这些人员都裁员或分流,大慨可减少110人左右,再加上因整合岗位而产生的富余人员,在总厂范围内可减员150人。
库存管理有成效:先进的库存管理系统提高了库存管理水平,降低了库存资金占用。
哈尔滨卷烟厂库存管理系统全部采用资金数量一套帐,只要库里有物,其价格、数量、货位、产地、规格等各种属性都会一清二楚,库存数量帐、资金帐一目了然。在实施库房管理系统前,总厂所有辅料库存资金1亿元左右,现在总厂整个辅料库存资金7千万元左右,降低库存资金3000万元左右。
卷烟厂的主要原材料是烟叶,其成本占整个生产成本的60%左右。同时烟叶是一种特殊原料,有一定的发酵期,也有一定的保质期,储存期间还有防潮杀虫等的养护周期,要保证正常生产就必须既要有一定的库存量但又不能超量储备,所以库存量和资金占用量都比较大,每年估计在90万担价值8亿元左右。使用烟叶库存管理系统前,每年因烟叶变质降等、受潮霉变、虫咬变质等原因造成的经济损失都在几千万元,卷烟厂最多一次处理烟叶潜亏1个多亿,自从烟叶管理使用计算机管理系统后,烟站库房从来没有发生过烟叶霉变、遭虫咬或超期存储而变质等事故,为企业创造了可观经济效益。