先打破人与设备的固定性 

      在既有信息架构上，2005年，陈秋正开始推动移动办公室的相关项目。因为安侯建业全台1800名的员工，有9成不会整天在办公室中，所以，先进行办公室座位调整，从座位Hotelling系统开始。让数个员工共享一个座位，然后建置配套的网络基础建设，让任一员工带着计算机，到任何Hotelling系统中的座位上，接上网络就可以开始工作。

      接着陈秋正搭配安全机制，推动文件电子化。将所有文件都扫描成PDF格式后，员工可以用USB凭证，上网取得资料，在允许的特定时间内读取文件内容。若需特别授权的文件，也能透过电子流程，在在线完成签核。下载后的文件内容，都经过加密，只有用该员工的专属凭证才能在特定时间内阅读。

      除此之外，陈秋正也将移动办公室的精神，运用在文件打印上。他认为员工的办公位置不固定，却要到固定的打印机拿文件，若今天坐的位置离印表设备很远，光是往返就耗费很多时间，反而效率不彰，违背移动办公室的精神。因此，他开始推动打印漫游的项目。

      打印漫游项目是在每台打印机上安装读卡装置，员工要打印文件时，先统一送至打印服务器，待打印文件会暂存在打印服务器中。员工持着识别证，到任何一台打印机刷卡后，打印机自动根据员工编号，向打印服务器取得该员工已送出的待打印档案，再打印出来。

      除了增加员工作业弹性，还提高了打印机的使用率，陈秋正说：“就像银行临柜领号码牌的方式，打印文件不用在特定打印机排队，员工可以到任何一台闲置打印机，打印需要的文件。”他进一步补充，这还解决了安全问题。因为文件都是员工到场刷卡后，打印机才开始打印，不用担心机密文件先印好，会被取走的安全风险。

用IP Phone打通移动办公室最后一哩

      安侯建业从网络环境建置、知识管理系统，数据电子化等，陆续建置出高度弹性的办公环境后，最后补齐的环节是电话通信。陈秋正说：“电话通信就像是移动办公室的最后一哩。”

      2年前，陈秋正开始将安侯建业所有的电话，全部更换成IP Phone。

      采用单一号码，员工编号就是桌上分机的电话号码。每名员工还配发公务手机，结合电信业者的MVPN服务，手机也使用相同号码。高阶主管的手机透过IP Phone，还能与桌上分机同步，从外面回办公室，拿起分机，关闭手机，还能继续通话，让通话的对方不会察觉。

      若员工不在办公室，桌上分机无人接听时，透过IP PBX技术，系统会协助转接公务手机。出差时，员工能用计算机中的Softphone软件，透过同一套分机号码拨接电话。

      “一个号码走到底。不管对方在哪里，什么时刻，拨员工编号就能找到对方。”陈秋正说：“解决高度移动化的需求，让随时移动的员工，无障碍的沟通，在外能够安心上班。”他笑着说，有次他出差到新加坡，在机场透过Softphone联系工作，属下误以为他已经回到台湾，听到机场广播才发现他在外地。

      建置IP Phone项目，不只是完善了移动办公室的环境。因为IP Phone的通信成本很低，手机通信也只需负担固定租费，员工不需付任何公务手机的通信费。透过手机与外县市客户通话，用内部IP PBX技术，转接成当地的市内电话互打。陈秋正表示，整个项目让公司降低了32%的电话总支出，他还将每年省下1千4百多万元电话费，用来租用IP Phone的设备，3年就回收成本。

      陈秋正还因为这个IP Phone创新项目，获得KPMG全球CIO的赏识，在定期会议中，向全球各地事务所的CIO报告，KPMG已经将这个项目经验，推广到香港与大陆地区，日本与澳洲的KPMG事务所也计划今年陆续导入。