全面改进网上审批，让OA更上一层楼

     除了提升技术、简化流程，尚有哪些举措能提升、完善目前网上审批、全面推动公司办公自动化？

     刘强在不断思考、分析与总结，最后提出了几点改善、提升的建议和应对策略，使公司OA系统使用率逐渐回升，公司领导层也重新启用OA办公，一些紧急、重要的公务老总也能在外地快速加以批复，提高了公司决策营运效率，虽然总体离当初刘强预计的尚未那么好，但对他来说，这已满意了。

     一是让“纸上办公”与“网上办公”并存过渡。比如公司采购部在实施一个固定资产采购的电子工作流时会碰到一个问题：在手工流程中，采购部需要把供应商的报价单原件附在支出申请单后交由财务人员审批，而电子工作流是无法传递纸质报价单的，用户代表由于只是普通的操作人员，不敢轻易更改现有流程。怎么办？

     刘强提出了扫描报价单、报价单单独走手工审批流程等方案，但都被否决。后刘强再进一步完善，经与老总协商，决定只需将报价内容填写在电子工作流中，而所有纸质报价单、原始凭证全保留在采购部门，由审计部门定期审计，保证交易的合法性、正确性，许多困扰已久的问题就迎刃而解，进一步推进网上审批流程。

     另外，刘强IT部门一个工作人员也提出可采取打印流程中的部分重要字据，然后让相关事项当事人手写签字备案的方案，这样也能解决部分“眼见为实”的担忧问题。这种方案也被公司采用。经过两种运作方式并存，就为将来公司全部电子化打下一个基础。

     二是利用手写技术，提高网上公文审批的可靠性、安全性。目前许多OA系统中公文流转过程中的修改是用键盘来进行的，这就带来了很多麻烦，例如批注的位置、时间的先后以及冒名批注等。的确，用过WORD文档的人都知道电子文档中批注的麻烦。如果采用手写技术，公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注，更符合领导的使用习惯；另一方面各人的手写笔迹都是不相同的，如果有人要冒名企业领导签批文档的话，就会很容易通过签名鉴别给“揪”出来。于是刘强来个变通，给公司每位中层以上的领导配置一套手写系统与硬件，以符合他们圈阅、签批乃至起草文件的习惯。尤其是公司张总是个五十多岁的人士，长期习惯纸笔，而自从有了手写设备，他圈阅、签批也大为方便了，应用网上审批的积极性就高了，也带动公司上下广泛使用OA。

     三是完善安全机制，为网上审批工作提供保障。电子化办公，安全第一。因此刘强给公司OA系统全身上了“防护网”——提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施，同时，刘强IT部门还给系统上了用户身份锁、预留标准的CA认证接口等安全措施，以更进一步提升系统的安全等级，最大保障审批业务的顺利开展。

     四是让企业领导率先垂范应用OA各项流程，身体力行推动办公自动化。推行网上办公审批，工作量大牵涉面广，不仅有技术问题，还涉及到部门之间协调、衔接等，更主要是领导思想观念、提高工作效率、利益博弈的转变等问题，这要求企业领导要率先垂范，破除怀疑思想、部门主义、利益思想，敢想敢为，勇于创新，全面推动办公自动化。这点，刘强总是通过各种场合、各种机会，建议、力倡公司领导带头尝试电子化审批，说明信息化工程其实就是一把手工程。后来，公司中高层领导也逐渐接受刘强的观点，尽量身体力行推动办公自动化，成效有了明显改观。

     “以网上审批为代表的OA建设之路任重道远，仍面临许多挑战。但只要正确分析，适宜形势，完善技术，积极应对，OA将更上一层楼，繁荣有序。”刘强深刻感悟道。