CIO亲自拜访客户
此外,开发系统的过程中,赖晃宇也会跟着空调业务部门去拜访客户,了解客户对于节能系统的实际需求,即使他无法跟去,也会指派其它信息部门同仁一起去。只要业务部门要去拜访客户,至少都会有一位信息人员陪同。
从第一手的客户拜访中,赖晃宇归纳出客户想要的功能,不只是试算出非常好的的契约容量数值,还要能在用电量即将超过契约容量之前,将不必要的空调系统降载,来减少用电量避免超过标准受罚,也能立即通知总务管理人员。
因为电力管理人员多是不谙计算机的总务或行政人员,所以,客户希望接口操作简单,能提供基本用电分析报表,做为未来与台电签约的参考。此外,也有客户希望要能改善员工下班后计算机不关机的情况。
中兴电工的空调部门提供了机电系统整合的“Know How”,让赖晃宇打造的节能系统能控制空调设备的运转。节能系统会监控企业用电情况,按照台电的15分钟周期计算,当平均用电量快要超过契约容量之前,系统自动将不必要的办公室空调系统降载,来减少耗电,避免因为超过标准而受罚。
只要企业订定了适合的契约容量,再加上自动监控、动态调整的节能系统,来避免突发性的高耗电。企业就能避免受罚,也不会浪费多余的契约容量。
IT帮业务部门建立专业
赖晃宇还将信息部门同仁整理好的电费知识,分享给内部业务单位以及外部的企业客户。因为企业客户多半不了解电费计算方式,中兴电工业务部门藉由这些电费知识,在客户面前能够建立专业形象,无形中也提高客户签约意愿。
中兴电工的节能系统在今年六月完成,赖晃宇率领信息部门,陪业务跑客户了解需求,遇到问题就向学界咨询,跨部门整合各领域的专业知识,最后用了11个月时间,完成这个由IT部门主导的节能系统。
中兴电工的信息中心和一般企业IT部门不同,不只是被动的支持单位,等用户填好需求单,才按需求开发系统;赖晃宇认为自己的作法是一种“优异IT”,他说:“能做到跨部门协调,IT才是真正实体的信息枢纽。”
赖晃宇指出,一般IT部门可以分成三种等级。第一级的IT,只是按照使用者的需求来开发系统。以请假流程电子化的例子来说,原本的请假单需要十道审查程序,第一级IT就会照样将这十道审查程序电子化,流程和原来一模一样,没有改善。即使流程中有不合理的地方,例如请假流程要会签会计部门,第一级IT部门还是完全照做。
第二级的IT则会提出质疑:是否所有的请假程序都需要这十道程序。可是,赖晃宇指出,这类IT人员虽然会质疑,但不会或者不敢采取行动,顶多改善接口,例如提供批次核准,让主管只要按一个钮,就可以整批核准。
如果是最优异的IT,赖晃宇说:“IT主管会主动提出流程的不合理性,来改善流程。”比如请假规定中,请假的时数越长,所需的核可层级越高,一级主管可准三天,副总经理五天,十天则需总经理批准。
有些十天假期,例如婚丧假、产假等,因具有时效性,必须很快核准,而且总经理对此不可能不准假,但高阶主管经常需要出差,代理人核决权限不足,就会延误假单流程。如果是优异的IT人,找出流程上不合理或不合宜之处,提议调整休假权限核准表和请假流程。优异IT人不只是管好基本架构和系统,还会考虑利害关系人的利益,来整合和创新商业流程,“由IT来启动内部管理流程的改造,这才是最高竿的IT。”他说。