以公司流程组织ERP项目团队
ERP的导入是现任董事长殷琪时的提议,“对于大陆工程而言,也是一种全公司工作流程的检视。”陈朝训说,因此,公司高层对于ERP的导入不仅是玩真的,更是全力支持。
进行各个部门访谈,是ERP导入时一件很重要的事情,藉由检视每个部门的工作内涵,了解各部门的工作执掌、流程和需求,并将系统需求做回馈、设计在ERP系统中,这样的ERP系统才能够符合大陆工程的需求。
以前大陆工程在导入各种系统时,最容易出现问题或争议点的就是“接口”会出状况,部门间的业务交接会出问题。因此,大陆工程在规划ERP系统时,便以公司最重要的5大流程来成立ERP的项目团队。 这5大流程分别是“项目管理”、“财务”、“采购发包”、“业务单位”以及“建设业务”等5大流程。由于每一个流程都可能涉及不只一个部门,为了做到事权统一,当时便规定每一个流程设计的系统模块负责人,就是该功能最高的主管,而且不只是挂名,所有的文件都必须经其管制、签名才能生效。
也因为功能部门最高主管就是系统的最高负责人,对于每一个流程和时程的掌控非常清楚。陈朝训说,这种由最高主管对系统完全负责的方式,最大的好处就是,系统一上线后,有任何问题就可以马上提需求、提解决方案。
陈朝训表示,这样的“流程负责人”即使在系统上线后,相关职责仍然存在,系统若要进行任何需求变更,都必须先征得流程负责人的同意。