【IT168 信息化】面对一项价值17亿美金的建筑扩建案，有一堆复杂的专案处理时程以及堆积如山的文件要处理，该如何管理？对于Van Andel机构及其顾问群而言，微软的SharePoint是他们的答案。SharePoint不仅协助他们在时程以及预算上做了良好的管控，并且单独在“纸张花费”这一项，就节省了25万美金。
Matt Fahrenkrug和Bill Culhane的工作是负责管控复杂建筑项目的各项执行细节。他们两位是Culhane & Fahrenkrug顾问公司的负责人，任务是让商业运作的每一个环节更有效率。Van Andel机构为期3年、价值17亿美金且已进入第二期的建筑扩建案，便是他们负责的项目之一。Van Andel是一家癌症研究机构，位于密执安州的Grand Rapids市。
Culhane和Fahrenkrug负责为Van Andel机构监督此项目的每一个细节。他们两位以“业主代表”的身分，与所有的建筑师、工程人员、工地经理、以及下包厂商签约。他们由Grand Rapids市获得建筑执照及许可，确认Van Andel已获得适足的保险，以及确认所有的顾问、签约商，以及下包厂商均遵循联邦以及州政府的安全规范。
这是一个庞大的项目，它包含了众多利益攸关的参与者以及变动项目。此项目还需要产生成堆的文件，包括合约、草图、规格书、地图、信息要求、各式纸张，以及会议记录。Culhane和Fahrenkrug两位决定使用微软的SharePoint来管理此项目的各项文件、物流及参与成员。
SharePoint已经拥有许多新功能，而部分的IT产品经销商仍然不了解这些新功能。
Rob Koplowitz指出，SharePoint储存非结构化数据的能力是其强项之一，他说：“企业视SharePoint为掌控大量非结构化数据的主要支柱”；“那些传统习惯被存于档案服务器，或者被当作附件以e-mail散发寄出的档案，都应该转存放于一个更具结构化的环境中，譬如SharePoint。”Rob Koplowitz是Forrester研究单位的主要分析师，专精于信息及知识管理工具。
为何选用SharePoint？
2006年1月，当Culhane和Fahrenkrug两位开始设计Van Andel机构的新建筑物时，他们与此机构的CIO─Bryon Campbell碰面，研商是否存在一种技术，可以储存此建筑项目所将产生的各式各样文件。Fahrenkrug当时提出使用一个FTP服务器来储存档案的构想，因为他们在过去的顾问案例都是使用FTP服务器。Campbell则建议使用SharePoint，原因是他2005年在其它的项目中使用SharePoint Team Services。
Campbell告诉Culhane和Fahrenkrug，他的IT部门有能力利用SharePoint建立一个安全、私有的网站，并供建筑师、工程及建筑团队存放并分享文件，建立讨论群组以及上载会议记录。凡获得Culhane和Fahrenkrug授权的人，均可透过使用者账号及密码登入此网站。
如今，SharePoint已证实是协助Van Andel机构管理建筑工程项目的有效解决方案。SharePoint除了提供文件储存的功能之外，仍提供能许多其它的功能。Culhane和Fahrenkrug利用SharePoint的“日历排程”功能追踪承包商的假期。他们建立了一套通知机制，让成员知道其送签核准的文件已经签准。他们利用讨论群组迅速搜集广泛大量的想法，他们也利用SharePoint传递规格。
Fahrenkrug说采用SharePoint的其中一个目的，是尽可能节省纸张的使用，如此不仅可节省纸张印制及寄送成本，还可以呼应Van Andel机构在环保上所做的努力。他说：“我们尽我们最大的努力达成环保。”
这样的协同工作环境当然有其成效。Fahrenkrug表示，过去的项目需要将纸张打印并寄送至位于全国各角落的建筑师以及承包商，而Culhane和Fahrenkrug因为利用SharePoint节省了50%~60%这方面的成本，他们已节省了25万美金的支出。Campbell也相信，因为建筑师以及工程人员不需要等待24小时（或更多）而得到他们工作所需的文件，他们的建筑流程获得了加速改善。
Campbell说：“加速文件的传递，代表缩短建筑的时间；缩短建筑的时间，代表节省人力的成本。”Fahrenkrug指出，“SharePoint运作的相当好”；“它已经为我们节省了大量的时间与金钱，也减少树木的砍伐，但是它并非没有缺点。”他说，明确一点，SharePoint需要一段时间适应，而且它预设的工作流（WorkFlow）并不支持项目的需求，且利用SharePoint Team Services提供使用者适当的存取，需要一些技巧性的设定。但是顾问群以及建置项目网站的Van Andel IT人员已解决了这些困难，并且自订了一个可以符合每个人需求的解决方案。以下是他们解决方案的深入分析，以及此方案为Van Andel的建筑扩建项目完成的项目。
