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如何发挥SharePoint的最大效益?

【IT168 信息化】面对一项价值17亿美金的建筑扩建案,有一堆复杂的专案处理时程以及堆积如山的文件要处理,该如何管理?对于Van Andel机构及其顾问群而言,微软的SharePoint是他们的答案。SharePoint不仅协助他们在时程以及预算上做了良好的管控,并且单独在“纸张花费”这一项,就节省了25万美金。

    Matt Fahrenkrug和Bill Culhane的工作是负责管控复杂建筑项目的各项执行细节。他们两位是Culhane & Fahrenkrug顾问公司的负责人,任务是让商业运作的每一个环节更有效率。Van Andel机构为期3年、价值17亿美金且已进入第二期的建筑扩建案,便是他们负责的项目之一。Van Andel是一家癌症研究机构,位于密执安州的Grand Rapids市。

    Culhane和Fahrenkrug负责为Van Andel机构监督此项目的每一个细节。他们两位以“业主代表”的身分,与所有的建筑师、工程人员、工地经理、以及下包厂商签约。他们由Grand Rapids市获得建筑执照及许可,确认Van Andel已获得适足的保险,以及确认所有的顾问、签约商,以及下包厂商均遵循联邦以及州政府的安全规范。

    这是一个庞大的项目,它包含了众多利益攸关的参与者以及变动项目。此项目还需要产生成堆的文件,包括合约、草图、规格书、地图、信息要求、各式纸张,以及会议记录。Culhane和Fahrenkrug两位决定使用微软的SharePoint来管理此项目的各项文件、物流及参与成员。

    SharePoint已经拥有许多新功能,而部分的IT产品经销商仍然不了解这些新功能。

    Rob Koplowitz指出,SharePoint储存非结构化数据的能力是其强项之一,他说:“企业视SharePoint为掌控大量非结构化数据的主要支柱”;“那些传统习惯被存于档案服务器,或者被当作附件以e-mail散发寄出的档案,都应该转存放于一个更具结构化的环境中,譬如SharePoint。”Rob Koplowitz是Forrester研究单位的主要分析师,专精于信息及知识管理工具。

为何选用SharePoint?

    2006年1月,当Culhane和Fahrenkrug两位开始设计Van Andel机构的新建筑物时,他们与此机构的CIO─Bryon Campbell碰面,研商是否存在一种技术,可以储存此建筑项目所将产生的各式各样文件。Fahrenkrug当时提出使用一个FTP服务器来储存档案的构想,因为他们在过去的顾问案例都是使用FTP服务器。Campbell则建议使用SharePoint,原因是他2005年在其它的项目中使用SharePoint Team Services。

    Campbell告诉Culhane和Fahrenkrug,他的IT部门有能力利用SharePoint建立一个安全、私有的网站,并供建筑师、工程及建筑团队存放并分享文件,建立讨论群组以及上载会议记录。凡获得Culhane和Fahrenkrug授权的人,均可透过使用者账号及密码登入此网站。

    如今,SharePoint已证实是协助Van Andel机构管理建筑工程项目的有效解决方案。SharePoint除了提供文件储存的功能之外,仍提供能许多其它的功能。Culhane和Fahrenkrug利用SharePoint的“日历排程”功能追踪承包商的假期。他们建立了一套通知机制,让成员知道其送签核准的文件已经签准。他们利用讨论群组迅速搜集广泛大量的想法,他们也利用SharePoint传递规格。

    Fahrenkrug说采用SharePoint的其中一个目的,是尽可能节省纸张的使用,如此不仅可节省纸张印制及寄送成本,还可以呼应Van Andel机构在环保上所做的努力。他说:“我们尽我们最大的努力达成环保。”

    这样的协同工作环境当然有其成效。Fahrenkrug表示,过去的项目需要将纸张打印并寄送至位于全国各角落的建筑师以及承包商,而Culhane和Fahrenkrug因为利用SharePoint节省了50%~60%这方面的成本,他们已节省了25万美金的支出。Campbell也相信,因为建筑师以及工程人员不需要等待24小时(或更多)而得到他们工作所需的文件,他们的建筑流程获得了加速改善。

    Campbell说:“加速文件的传递,代表缩短建筑的时间;缩短建筑的时间,代表节省人力的成本。”Fahrenkrug指出,“SharePoint运作的相当好”;“它已经为我们节省了大量的时间与金钱,也减少树木的砍伐,但是它并非没有缺点。”他说,明确一点,SharePoint需要一段时间适应,而且它预设的工作流(WorkFlow)并不支持项目的需求,且利用SharePoint Team Services提供使用者适当的存取,需要一些技巧性的设定。但是顾问群以及建置项目网站的Van Andel IT人员已解决了这些困难,并且自订了一个可以符合每个人需求的解决方案。以下是他们解决方案的深入分析,以及此方案为Van Andel的建筑扩建项目完成的项目。
 

建置一个SharePoint网站

    Kim Jeffries是Van Andel机构的应用分析师,她于2006年2月开始建置SharePoint网站。她首先与Culhane和Fahrenkrug的行政助理开会,助理向她说明整个流程在设计阶段的参与人员及其工作流程。助理也告知,此项项目会有专职于不同领域的团队,譬如有些团队负责快速产生大量点子,有些负责停车流程的设计,有些负责建筑,有些则负责结构。这些不同的团队需要对网站拥有不同的存取权限。助理提供Jeffries一个电子表格,其中列出参与设计流程的所有人员,以及他们对网站所需的存取权限。Culhane和Fahrenkrug同时希望网站能够提供一块只有他们两人能够存取的专属区域。

    Jeffries说:我们逐步完成分析,最后我们建置了一个供每个人浏览的网站首页,此首页下辖5个子网站、一些集中文件存放的文档库(document library)、主要联络人员、讨论区,以及至少一个供业主代表(也就是Culhane和Fahrenkrug)使用的私人网站。

    因为Van Andel机构当时已经在内部使用了SharePoint Team Services,Jeffries需要在现存的SharePoint服务器本机为每一位参与成员建立账号。然后她需要逐一在每一网页、每一个文档库、每一个会议工作区授予参与成员的存取权。她说为Team Services的使用者设定存取权是繁琐的,而且也是建置该网站最困难的部分。

    Jeffries说,在项目进行的一个月期间,前后累计花了40个小时才将网站建置完成并运行。当网站于(2008年)3月完成时,她的网站设计以及内容管理工作便交接至Culhane和Fahrenkrug的行政助理。然而Jeffries继续负责为新的团队以及新成员新增账号,原因是加入账号并授权的流程复杂,而且需要在Van Andel机构的本地SharePoint服务器完成。

    Fahrenkrug说使用者大约需要花2~3星期才会适应SharePoint。Jeffries请当地的培训中心对业主代表,以及来自建筑师事务所及建筑公司的众多员工进行SharePoint的教育训练。

    虽然SharePoint需要花一些时间才会熟悉,但是Fahrenkrug说,SharePoint的使用者接口比FTP站台更具亲和力,FTP站台的接口比较像档案管理,而非网页,而且根据他的经验,FTP站台从来没有提供足够的储存空间,且SharePoint让档案的储存以及取得更为容易。使用者可以随时存取该站台,而且他们不需等候Federal快递的送件。Jeffries说每当一个新的文件被加入网站,相关使用者可透过e-mail获得通知。

    当使用者需要寻找一项规格书,他们只要在网站首页将规格书名称输入搜寻,就可以立即找到,而不需层层下钻至众多数据夹中寻找。

    SharePoint的问题排除也比FTP站台容易。Fahrenkrug说:“假如使用者存取FTP站台数据遇到问题,要找出原因比较困难。但是若是SharePoint发生同样问题,我的行政助理可以登入站台,找出他们为何无法存取,如果是因为我们这里的小差错,我们可以很快地修复。”


升级至Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)

    当Van Andel机构于2007年1月将系统转移使用Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)时,Jeffries需要更新外部使用者的安全存取权限,原因是这些外部使用者无法再透过本机账号存取他们的数据;这些本机数据是Jeffries原先在前一版本的SharePoint Team Services所建立的。(Microsoft Office SharePoint Server版及其Team Services版本的安全设定方式有所不同。)

    Jeffries吸取之前关于如何让使用者非常好的存取MOSS的个人研究经验,她与Van Andel机构的服务器管理员Russell VanderMey合作,一同建立了Active Directory账号,如此Jeffries便可在SharePoint中套用这些账号。VanderMey建立了一个外部、不在Van Andel机构网络的Active Directory网域,然而此Active Directory网域提供Jeffries一个网域,让她可在SharePoint上为非Van Andel的员工建立账号以及设定存取权限。

    Jeffries说:“有了MOSS,现在管理以及维护的工作变得轻松多了,因为我先为每个网页以及每个子网站规划不同层级的安全群组,然后我在SharePoint上建立这些安全群组,现在,只要有新成员加入,我便连至外部的active directory站台,在那里我可得到他们的姓名,然后将他们加入至任何他们所属于的网站中。”

    Jeffries说,现在她只要5分钟便能为一位使用者设定存取权限,因为她不再需要一一造访30个子网站去维护存取授权。
 

让SharePoint支持新的提交作业流程(Submittals Process) 

     2007年1月,Fahrenkrug向Jeffries提出一个新的需求:此项目已经进行至一个新的阶段,名为“提交作业阶段(submittal phase)”,Fahrenkrug需要一项能够支持这项流程的新技术。在“提交作业”阶段,建筑师以及工程人员先完成设计图,然后将这些设计图发布至竞标此项目的下包商。这些下包商会画出新的且更详细的设计图,这些新的设计图会再送回建筑师及工程人员,进行复审以及核准。

     “我当时认为这是一项巨大的任务,”Jeffries说“假如我们能够利用SharePoint提供解决方案,这将是巨大的成就。”

     起初,Jeffries企图让“提交作业”的流程在Microsoft Office SharePoint服务器能够自动化,但结果十分复杂。SharePoint的workflow没有符合建筑师以及工程人员的需求。他们需要为PDF文档使用一种特别的命名规则,也不希望使用者重新命名这些PDF文档。Jeffries说,问题在于,SharePoint要求使用者在将文档库中的档案取出查核,并准备再把档案存回时,他们需要重新命名这些.PDF档案。

     重新撰写SharePoint程序以解决此问题似乎耗时,也会让软件的更新复杂。因此Jeffries建置了3个独立的网站:一个名为“提交出件(Submittals Out)”,所有的规格书将会上载至此供检视;一个名为“协调网站」(Coordination Site)”,在此建筑师可以审查承包商所做的修改以及建议事项;第三个称为“提交送件」(Submittals In)”,建筑师将提供给业主代表的规格书提交至此。Jeffries说,建置3个独立的网站远比客制化软件容易得多,SharePoint的美妙之处在于它让建立3个网站就把整个流程变得容易。

     Jeffries表示,建立3个独立的网站另有其优点。首先,它确保在提交流程的每个阶段,所有被要求的版本控管作业都在正确的网站上执行。其次,它也确保在提交流程的每个阶段,版本控管都是完整的。这个网站已经正式上线。

     今天,Van Andel机构拥有4个支持此建筑项目的SharePoint站台。且3个提交作业站台各自有18个文档库,以及原始的SharePoint站台有25个文档库;原始的站台在项目的设计阶段使用。提交作业站台每一个文档库的每一个数据夹可容纳100个以上的文件。“这里光是处理文件这项工作就已经庞大的吓人。”Jeffries表示。

     此站台供108位用户使用,且拥有200GB以上的Storage容量。这项新建筑物的扩建工程预计在明年底完工,Fahrenkrug估计今天已经完成了40%~45%。“工程符合进度,也在预算范围之内。”SharePoint功不可没。
 

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