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如何发挥SharePoint的最大效益?

建置一个SharePoint网站

    Kim Jeffries是Van Andel机构的应用分析师,她于2006年2月开始建置SharePoint网站。她首先与Culhane和Fahrenkrug的行政助理开会,助理向她说明整个流程在设计阶段的参与人员及其工作流程。助理也告知,此项项目会有专职于不同领域的团队,譬如有些团队负责快速产生大量点子,有些负责停车流程的设计,有些负责建筑,有些则负责结构。这些不同的团队需要对网站拥有不同的存取权限。助理提供Jeffries一个电子表格,其中列出参与设计流程的所有人员,以及他们对网站所需的存取权限。Culhane和Fahrenkrug同时希望网站能够提供一块只有他们两人能够存取的专属区域。

    Jeffries说:我们逐步完成分析,最后我们建置了一个供每个人浏览的网站首页,此首页下辖5个子网站、一些集中文件存放的文档库(document library)、主要联络人员、讨论区,以及至少一个供业主代表(也就是Culhane和Fahrenkrug)使用的私人网站。

    因为Van Andel机构当时已经在内部使用了SharePoint Team Services,Jeffries需要在现存的SharePoint服务器本机为每一位参与成员建立账号。然后她需要逐一在每一网页、每一个文档库、每一个会议工作区授予参与成员的存取权。她说为Team Services的使用者设定存取权是繁琐的,而且也是建置该网站最困难的部分。

    Jeffries说,在项目进行的一个月期间,前后累计花了40个小时才将网站建置完成并运行。当网站于(2008年)3月完成时,她的网站设计以及内容管理工作便交接至Culhane和Fahrenkrug的行政助理。然而Jeffries继续负责为新的团队以及新成员新增账号,原因是加入账号并授权的流程复杂,而且需要在Van Andel机构的本地SharePoint服务器完成。

    Fahrenkrug说使用者大约需要花2~3星期才会适应SharePoint。Jeffries请当地的培训中心对业主代表,以及来自建筑师事务所及建筑公司的众多员工进行SharePoint的教育训练。

    虽然SharePoint需要花一些时间才会熟悉,但是Fahrenkrug说,SharePoint的使用者接口比FTP站台更具亲和力,FTP站台的接口比较像档案管理,而非网页,而且根据他的经验,FTP站台从来没有提供足够的储存空间,且SharePoint让档案的储存以及取得更为容易。使用者可以随时存取该站台,而且他们不需等候Federal快递的送件。Jeffries说每当一个新的文件被加入网站,相关使用者可透过e-mail获得通知。

    当使用者需要寻找一项规格书,他们只要在网站首页将规格书名称输入搜寻,就可以立即找到,而不需层层下钻至众多数据夹中寻找。

    SharePoint的问题排除也比FTP站台容易。Fahrenkrug说:“假如使用者存取FTP站台数据遇到问题,要找出原因比较困难。但是若是SharePoint发生同样问题,我的行政助理可以登入站台,找出他们为何无法存取,如果是因为我们这里的小差错,我们可以很快地修复。”


升级至Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)

    当Van Andel机构于2007年1月将系统转移使用Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)时,Jeffries需要更新外部使用者的安全存取权限,原因是这些外部使用者无法再透过本机账号存取他们的数据;这些本机数据是Jeffries原先在前一版本的SharePoint Team Services所建立的。(Microsoft Office SharePoint Server版及其Team Services版本的安全设定方式有所不同。)

    Jeffries吸取之前关于如何让使用者最佳存取MOSS的个人研究经验,她与Van Andel机构的服务器管理员Russell VanderMey合作,一同建立了Active Directory账号,如此Jeffries便可在SharePoint中套用这些账号。VanderMey建立了一个外部、不在Van Andel机构网络的Active Directory网域,然而此Active Directory网域提供Jeffries一个网域,让她可在SharePoint上为非Van Andel的员工建立账号以及设定存取权限。

    Jeffries说:“有了MOSS,现在管理以及维护的工作变得轻松多了,因为我先为每个网页以及每个子网站规划不同层级的安全群组,然后我在SharePoint上建立这些安全群组,现在,只要有新成员加入,我便连至外部的active directory站台,在那里我可得到他们的姓名,然后将他们加入至任何他们所属于的网站中。”

    Jeffries说,现在她只要5分钟便能为一位使用者设定存取权限,因为她不再需要一一造访30个子网站去维护存取授权。
 

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