【IT168 专稿】OA实施的成功率近乎80%，然而对多数用户单位而言，却感慨颇多，虽然有了一套OA系统，但能够真正深入使用，并产生效益的并不多。OA似乎就是收发文件、发个邮件而已，尤其是作为OA的主要部分工作流的审批，更多是成了摆设，软件商不敢挑明，用户单位也视之为“鸡肋”，“用之无味，弃之可惜”。
OA的主要特征与功能之一就是工作流，也即公文流转，主要有两大部分，一是网上审批：单位内部的各项审批电子化，如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程，都可以通过网上进行办理和审批；二是网上公文处理：实现收文处理和发文处理的电子化，收文处理指可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行网上办理，发文处理指可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行网上处理。
然而这些办公自动化的主要功能大部分却闲置，很少流转，被员工甚至老总弃用，使得用户单位OA系统变成了“聋子的耳朵──摆设”。OA的高成功率、低效能率使得用户单位陷入信息化建设的困局。
为何出现鸡肋？
笔者以前一个客户单位在进行OA应用初期也陷入了困惑，在前期针对企业需求也做了很多分析和调研，把各部室所有的日常表单几乎都收集来了，当时实施的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流，认为只要这样，OA就算是配置成功了，并经过几次培训后，满以为接下来就可有效实施、运转了。可事与愿违，在经过了一个多月的运行后，发现系统中的工作流表单数量并没有像预想的那样增长，OA系统的应用仅仅局限于收发短信和通知而已，员工们的反响也不如预想的热烈，抱怨说天天要开OA很麻烦，甚至领导也对OA提出了质疑，老总在使用OA半个月后竟要求所有公文由秘书打印成纸质后送他披阅。因此有人戏称：“只因少了一笔，自动化成了白动化。”
为什么OA会出现高成功率、低效用率乃至“鸡肋”的现象呢？
一是OA系统细节设计不够完善，流程不合理。一些OA软件流程过程烦琐，员工平时只需要10分钟就可以完成的事情，有可能通过软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。本身OA在实际使用过程中就挑战了传统的人工传递、亲笔批示的方式，如果还需要老总通过复杂的程序进入到各个业务类型里审批，其结果要么难用，要么用不上。
二是用户单位“只有纸上才来得安全放心”的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年，但网上办公大都只能停留在初检阶段甚或“粗检”阶段，在一些人眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文流转审批，应用者会感觉不踏实，只相信手写的凭据，特别是财务、采购部门。
三是安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。其一是文档使用场所的安全性。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具足够的安全强度，在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全；其二是电子公文传输中安全性。在网络环境中传播和存储，容易受到黑客、病毒攻击，造成公文失密、信息被盗、被删改等严重后果，因此用户单位对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑，制约公文处理电子化的推广、普及。
