第四，建立文件和知识管理自动化平台

  X啤酒发展历程中伴随着大量档案资料的、有形无形的知识的积累与沉淀，包括这些每天产生的数量不少的纸质文件，经过日积月累，其管理是个大问题，充分利用及发挥效益又是个大问题。尽管X啤酒日常管理中注重文件和知识管理，制定有一整套的制度和规范，但仍存在有损坏、遗失、泄密、再利用效率低下、安全得不到充分保障等问题仍困扰着企业。利用OA协同系统，将已有档案电子化、新产生档案无纸化，可以迅速建立起共享平台，并为这个平台建立起灵活的访问和操作权限，不但使有形文件和知识得到更为科学的管理，而且能够促使更多无形知识进行固化，使经验得到更为充分的传播，将业务调整、人事变动、时间跨越等因素影响降至最低程度。

  2005年正式启用之后的一年以来，经过在X啤酒各部门、车间的推行应用，合强办公协同系统功能较好的满足了X啤酒的实际需求，成为员工每日不可缺的工作桌面，促使员工从烦琐的日常行政办公程序中解脱出来，受到了员工的普遍欢迎。目前，X啤酒办公协同系统的日常在线用户上百人，其稳定性、安全性等方面也令员工感到满意。

  X啤酒王副总津津乐道地算起了他的两本账，一是经济账，二是社会账，既自从引入合强OA协同系统后两个最明显的变化，他总说"值，值，值！"。一是节支降耗取得经济效益。X啤酒采用合强OA办公自动化系统简单易用，功能强大，适用性强，单就网上收发文、网上审批等无纸化办公每年就可减少各种会议费用、电话开支、办公耗材等数十万元，带来明显经济效益；二是加速协同与沟通提高办公效率，决策快速准确。无纸化办公、内部管理系统的数字化、24小时移动（远程）办公，大大提高X啤酒工作效率，加速企业内部信息的沟通，使企业管理运作体系走在行业前列，尤其是近些年来随着X啤酒企业急剧扩张、并购，OA系统的引进建设，使X啤酒大大增强面对瞬息万变的市场的快速反应能力，为X啤酒企业做大做强打下坚实的基础。

  王副总的一句话就是一个很好的总结："引进协同办公系统大大提高了企业各个环节的运行效率，增强了X啤酒的综合竞争力，它为我们插上了一双智能的翅膀，必将使X啤酒飞向更广阔的天地"。

  再以信息化建设较好的金威啤酒为例，说明信息化在企业的巨大作用。金威的业务流程包括：原材料采购、生产酿造啤酒、销售啤酒。日常业务流程较复杂，业务数据量较大，每年约3亿元原辅材料采购，约9亿元销售收入；每月采购单据近千份，销售开票量近万张。所以业务管理信息系统的使用已直接关系到公司日常业务运作的效率。通过实施一体化信息系统，把公司所有产供销环节的业务全部整合到OA与ERP结合的统一信息平台上，给金威啤酒带来重大经济效益：

  首先，系统不仅使销售数据的反馈速度相比以往更为及时，而且加快了销售流程。以前，经销商到金威公司开一个单据至少要花费10分钟的时间，才能完成从登记、买酒到付款的过程；现在，由于财务业务一体化，所有数据都在一个界面上就能体现，开一个单据只要1分钟。流程的加速，无疑提高了客户的满意度。

  其次，及时有效的数据反馈，为管理决策提供了强有力的依据。以前，只有到月中才可能获取到上月的报表数据，这显然跟不上啤酒行业竞争日益加剧的形势，但如今，每月2号就能得到数据报表，并且直接送达公司管理者的桌面。

  最后，有效地降低了运营成本。比如，从建厂到实施信息系统之前，金威啤酒公司的历史坏账累计达上千万元。系统上线后，加强了对应收账款的管理，近两三年来，公司坏账明显降低。这里面，信息化软件所起的作用是不容忽视的。

  同样，此类绩效，我们也可在青啤、燕京、华润等啤酒企业上看到。
    
  我国啤酒企业信息化的建议与对策

  1.积极引导企业自身强化信息化意识，加大力度实施企业体制、技术、管理创新。企业内部的信息化就是企业管理体制改革、管理流程再造、管理手段革新和管理团队重组的过程，要求企业必须加快推进改革、改组、改造步伐，加强内部管理，否则，体制、机制、组织结构、管理模式等一成不变，陈旧僵化，即使采用非常先进的技术装备和信息系统，也只会失败，不会成功。

  2.建立健全啤酒企业信息化支撑配套环境。目前，我国啤酒企业网络基础设施、产品与服务编码、技术标准与规范、工程监理、安全认证、网上支付、物流配送等企业信息化的公共支撑配套环境都存在问题或差距，制约着啤酒企业信息化建设与应用。建议有关主管部门联合各方面力量，加快研究，统筹规划，分步解决，尽快建立健全企业信息化配套支持体系，以更好、更快地推动企业信息化建设。

  3.多渠道融资，加大啤酒企业信息化投资力度。企业信息化投入力度不大，资金缺乏是许多企业信息化的一大瓶颈。因此，为了加快推进企业信息化进程，啤酒企业自身必须通过国内外资本市场上市融资、发展产业投资基金和吸引风险投资等多种方式引进资金，支持企业信息化建设。(e-works)