现在我们以福建省一家大型啤酒企业X啤酒有限公司为例，进一步阐述啤酒企业如何实现办公自动化，以充分提升企业竞争力，让企业插上腾飞的智能翅膀。

  X啤酒有限公司原是一家中等规模啤酒企业，弹指一挥间，经过6、7年的迅速发展，企业规模不断壮大，业务飞速发展，企业由原来的上百人员工发展到上千人、年销售逾40万吨的全国大型啤酒企业，目前X啤酒还处在不断发展变化之中。平时X啤酒每月采购单据近千份，销售开票量近万张，手工业务处理量的压力越来越大。与此同时，企业经营成本不断增加，管理水平及整体运转效率无法全面适应形势发展需要，效能无法全面体现出来，因此，一场管理变革势在必行。

  2004年，X啤酒有限公司便以办公自动化系统建设为契机，快马加鞭，在企业内部的信息化建设方面]加大投入，启动协同办公系统，迅速打开了在市场竞争中的有利局面，取得不凡效益，走出了一条企业信息化的成功之路。

  首先建立实时的企业内部通讯平台

  以往，X啤酒企业内部用的是外部免费邮箱，在安全性、可管理等方面存在明显不足。员工之间的交流也大多使用qq、msn等即时消息工具，这些工具未经合理管制很容易被用来非工作性质聊天，引起效率下降。通过统一企业内部通讯平台，可以提供给员工实时进行相互工作联络，既方便企业管理又能规范员工行为，员工间的联络也能从电话联系更多转变为使用在线实时短信等渠道进行，实效性明显。此外，这些功能都带有internet特性，同时也很方便那些经常在外的员工与总部保持联系，顺畅传递信息。

  其次建立规范的信息发布平台

  一方面，将X啤酒企业内部以及各部门的公共信息如公告、通知、启事、新闻、报道等消息全部进行电子化发布，改变过去的纸质打印张贴、电话和口头通知等方式引起的纸张浪费、实时性不强、安全不保障等弊端，也杜绝了反映没收到或看不到通知等借口，从而使企业各项政策规定得到规范、高效传送。另一方面，开辟电子论坛、电子刊物，为企业员工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，进行自由的谈论和发言，也可以开辟小范围的讨论区并确保其访问安全性解除员工顾虑。这些功能的主要目的是创造一个员工喜欢的企业环境，促进企业文化建设，同时，使企业能够及时收集员工的最新思想动态，集思广益，吸纳先进建议和意见。

  第三，建立高效的协同办公智能平台

  流程再造是X啤酒企业推行以合强软件为主的OA信息化建设的重点。X啤酒制定有一套完整的工作流程，从原料购买、设计、制造、质保、出入库、销售，以及行政、财务、人事、后勤等涉及到企业经营的每个环节。这些流程随着企业的发展不断得到补充和完善，能够有效进行质量和效率控制。从应用范围分类，可以分为跨部门应用的企业级流程、局部应用范围内的部门级流程及特定岗位应用的个人流程等；从业务类型分类，可以分为管理类、营销类、品质类、设计类、制造类等流程。例如，工作请示、工作报告、工作联络、请假申请、报销审批、派车申请、用章申请、收发文、采购入库报销等流程；订单更改通知单、客户投诉受理单、样品需求单、业务联络通知单等营销类流程；新产品开发审批单、设计更改通知单、产品设计报告、零件检测单、产品检测报告、样品借用登记、开模申请单等开发类流程；品质异常报告单、品质统计报告单等；加工委托单、设备操作规范单、工时金额统计单、生产日报表、日成品入库报表等制造类流程。

  这些表单及流程应用范围多数属于跨部门应用，在手工填单并完成流转处理的情况下，每天产生至少上千份的纸质表格，需要不停地在不同部门和岗位间进行填写、周转、处理，过程及效率存在损耗时间多、强度大，出现过程监控难、管理难、协调难等问题。通过协同OA办公系统，X啤酒将这些企业流程进行电子化、网络化、无纸化处理，可以起到大大减化中间流转过程、规范每个环节处理职责与标准、加强过程监督与控制、管理、让各地分公司、办事处实现资源即时调用共享等作用，更为重要的是借此机会使管理流程得到进一步的简化、优化，更加科学、高效。