订定一套致胜策略

  高级经理人逐渐了解，缩短产品开发时程、加速订单处理、加快信息管理等等，都能降低成本、提高生产力，同时提升客户满意度。 然而，成功绝非偶然。 要提高灵活度与绩效，就必须找到正确的流程，并建置适合的解决方案。

  某家服务 15 个主要银行、管理一百多万个信用卡账户的金融机构，在建置了 Ultimus BPM 解决方案之后，将纠纷处理的时间从 15 天缩短到 2 天。

  业务流程管理要能发挥成果，必须要有清楚的计划。 一开始，企业组织最重要的就是要了解何谓“流程”、谁是流程“拥有人”，以及各步骤所牵涉的人员与事件有哪些。 而最终的目标，是要让参与人员更容易完成工作，避免停滞、减少问题。 当一个组织能以最高效率完成预期的成果，所有的关系人都将受惠，包括客户、合作伙伴、员工、甚至投资人。

  BPM 项目首先必须从整体业务活动分析开始。 执行这项工作时，需避免两个问题：
  流程分析瘫痪症。了解流程，本身就是一件很挑战的工作，因为一般人对“流程”的认知是很概略的，缺乏详细的内容、时间与动机。 结果， 决策者常常不晓得该如何着手。 此时，决策过程就会因而延宕数月、甚至数年。 还有另外一种情况是企业组织过于讲究方法，当其业务流程终于完成模型化的时候，流程已经不同了。 因此，成功的关键就在于将目标放在当下令人痛苦的问题，尽快完成流程改善。 而且要认知不可能一下就达到完美，在解决方案建置完成之后，要随时准备修改与改进。

  应用软件主导流程。第二个可能发生的问题是局限于现有应用软件的能力与限制，让应用软件主导流程定义。 这个问题通常会导致企业对工作的认识过于短视，只专注于如何透过应用软件来完成工作，反而看不到流程全貌。 流程的全貌应该是人员与系统之间彼此传递工作， 而流程的停滞或延迟，就是发生在这些工作传递的过程中。 由于看不到全貌，结果，所有的精神都集中在改善流程所用的应用软件，反而忽略流程中不牵涉应用软件、最没效率的活动，结果当然无法达到多大的成效。 此外，当组织遇到某个应用软件的问题时，经常会寻求另外一个应用软件来解决问题结果反而让问题更为复杂。 这种以“应用软件 ”优先、“流程 ”次之的方法，会让很多信息科技项目的投资回报大打折扣。

  当流程无法改善时，反而会对企业造成伤害。 当一个公司在聘雇员工时，只要是在公文与签核上发生一点点的延迟 (包括配额申请、安全性稽查、健康检查、新人训练等等)，就可能造成原本只要几天的聘雇流程延宕数个星期。 在这段时间，其它的人员可能工作非常吃紧，而应征人员也可能会找到其它的工作机会，至少，企业组织在这段空窗期，就无法完全发挥效率。 对于制造业来说，订单处理的延误，可能造成人员与设备的闲置，甚至影响交期，最终则直接冲击到企业的获利。

  如果企业还在使用工业革命时代的流程，就算是有再强的计算机、再快的网络、再充裕的带宽，也无法让信息工作者发挥效率。 若要让今日的应用软件完全发挥效益，最重要的就是让人员、流程与技术完美搭配。
如果重要的电子邮件都卡在收件夹，公文需等候数天甚至数个星期才能等到主管签核，堆积如山的公文纸与电子表单未能在非常好的的时间传送到最正确的地点，那么，这就是 BPM 大展身手的较好机会。