在当前的网络化环境下，电子文件不仅在政府机关和事业单位中发挥着重要的作用，而且在软件企业、信息化中的制造业等广大企业中有着非同寻常的意义。电子文件数量的剧增和形式的多样化迫使管理问题日益凸现。而且，与其他类文件相比，电子文件具有易更改性、易操作性、对计算机系统的依赖性、高密存储性和无损复制性等特点，这使得管理难度进一步加大了。在这种管理矛盾和需求的引导下，电子文件管理系统（Electronic Records Keeping System，以下简称“ERKS”）得以设计、开发和推广应用。
1 跨平台必要性
当前国内涌现出了一批有关电子文件和电子档案管理的软件供应商，但这些软件供应商并没有区分文件管理软件和档案管理软件，而将其统一称之为计算机档案管理软件。基于拓展市场的需要，这些软件商肢解原有的综合性档案管理软件，提供许多分散的业务解决方案，形成多个小软件，如现行文件查询系统。这对实现电子文件管理业务的集成产生了较大的障碍。
本文所提到的“平台”是指一种基础的可支持业务处理或技术衍生的环境，具体指电子文件管理业务平台，以及与电子文件管理有关的应用软件平台和系统软件平台。“跨平台”在本文中的含义指跨越业务平台或应用软件平台或系统软件平台。
笔者将ERKS跨平台的必要性归纳如下，以资参考：
1）文件、档案和资料是不同范畴的概念，它们的业务处理流程是不同的。ERKS以电子文件管理为侧重点，一般也兼顾电子档案和电子资料的管理。在软件设计的过程中，可能将它们各自看成相对独立的功能模块，从而设计出诸多处于“条块分割”状态的业务平台。这就大大降低了ERKS的整体性能，增加了用户操作的复杂度。为此，必须深入把握各业务流程之间的内在联系，从全局的角度整合各类独立业务，从而跨越各业务平台，实现业务集成。
2）电子文件从形成到归档，夹杂着许多业务处理环节，如发文、收文、收集、整理、鉴定、归档等。每个业务环节，包括归档后的编目、检索和借阅利用等，都包含若干子业务，且子业务之间有着某种关联。因此，各业务环节可以看成是一个局部业务平台。要实现电子文件的全程管理和前端控制，必须以工作流技术将各个业务环节关联起来， 跨越局部业务平台。
3）政府机关、事业单位和各类企业对电子文件管理系统的功能需求显然是不一样的。就算同行业机构，也会因为规模和职能的不同而产生个性化需求。因此，ERKS必须具备随需应变的灵活性，即在保证系统基本稳定的前提下（如，能保证电子文件的行政有效性和法律证据性，能保证系统符合档案专业标准需求和相关法律法规等），为机构定制开发个性化功能（如，允许流程自定义、参数自定义、报表自定义、界面风格自定义等），提供面向行业、面向领域的多种解决方案。这就要跨越狭隘的业务需求应用平台。
4）随着信息化建设的稳步推进，许多机关企事业单位都已经引进了不同的应用系统。每个系统都有自身特有的电子文件，如果彼此独立，就必然产生“信息孤岛”，资源共享困难，业务操作繁琐，常需要登陆多个应用系统处理一项业务。因此，有必要进行应用系统集成。ERKS必须具备开放性和可扩展性，能够实现与其他应用系统的无缝连接。通过跨越其他应用系统平台，实现数据和文件的互联互通。
5）电子文件的种类和格式都具有多样性，且为保证电子文件的行政有效性和法律证据性，ERKS必须记录电子文件的内容、结构和背景信息，这就可能用到多个数据库，甚至多个数据库管理系统平台。为方便电子文件的检索利用，ERKS必须支持多种数据库平台，允许各平台之间的数据交换和共享，能够实现跨数据库平台检索。
6）应用软件是运行于一定的操作系统平台上的，ERKS也不例外。不同操作系统平台的性能、安全风险和工作方式均有差异。ERKS应该采用当前国际先进的软件技术设计和开发，实现跨越主流操作系统平台。
2 跨平台解决方案
2．1 跨业务平台
跨业务平台就是建立一个业务集成环境，在这个业务集成环境中能够执行电子文件管理的任何业务，各个业务环节之间能够相互驱动，而且这个环境必须具备可靠的安全机制。为此，我们需要在以下几个方面努力：
1）在设计ERKS时，密切关注各个分散业务的关联性，通过建立以工作流技术为核心的业务流驱动机制，结合便利的短信功能和审批流功能，实现各个业务环节的平滑流转和相互驱动处理。
2）设计多种个性化定制功能，增强ERKS的灵活性。能够实现界面自定义、流程自定义、参数自定义，并支持多全宗管理和多种组卷方式。能够自动检查录入错误，提供在线帮助和配套文档，提供多种数据转换工具和接口。
3）设计完善的安全机制。通过身份认证、权限设置、数据加密和日志分管建立电子文件的安全机制。权限设置主要是日志权限、电子文档的数据权限、模块权限、审批权限、密级权限、用户权限等，还可以根据电子文件的其他属性或系统参数设置权限，如，打印权限、下载权限、复制权限等。另外，要为ERKS设计数据备份、数据恢复功能。
4）通过构件技术实现ERKS的快速部署、快速组装和快速应用。构件技术是未来软件业发展的重要趋势之一。当前国内外构件技术已取得显著成果。国内著名的构件库有北大软件工程中心开发的公共软件构件库和上海构件库，国际上著名的构件库有Component Source和Source Forge。构件化ERKS有利于跨越业务平台，有利于为机构提供灵活的解决方案。
构件化ERKS是建立在异构平台上的。它由三个层次的构件组成，即：基础构件、公共业务构件和专业领域构件（具体参见下图）。功能集成构件实现对专业领域构件的集成；方法集成构件实现对公共业务的集成；数据库访问构件实现对基础构件的集成。集成配置XML则实现功能集成构件、方法集成构件和数据库访问构件的无缝连接，从而实现所有构件的集成。通过构件组装起来的ERKS，具有封装性能好、业务集成度高、实施成本低、应用速度快的优势。
在设计构件化ERKS时，需要先研究电子文件管理业务及这种业务在不同行业机构或不同规模机构中的差异性，再研究和建立面向这种业务及其差异性的构件化标准，然后基于这些标准析取和定义公共业务构件，如“数据权限构件”、“审批流构件”等，最后析取和定义专业领域构件，如电子文件的存储、鉴定等。在定义构件时，最好能提供多个行业领域的解决方案，以扩大ERKS的部署范围。软件供应商们可以向各大型构件库购置基础性构件和部分公共业务构件，而自己只需负责创建部分公共业务构件和所有专业领域构件。
目前，国内ERKS软件商还没有提及通过构件技术来改装自己的产品。这使得软件商在实施ERKS时，无法一次满足单位的个性化需求，往往需要通过二次开发来完善产品。这种修修补补的做法使得系统的整体性能欠佳和成本加大。
