5、移交阶段(Transition Stage)
相对“执行阶段”,PM在“移交阶段”需要进行的沟通与协调工作有所增加,主要包括:
5.1、获得《测试报告》的签字认可
测试工作应在“执行阶段”完成,《测试报告》也应该在测试过程中形成。但是由于测试过程通常伴随着一些小的改动和调整,因此《测试报告》正式定稿并获得客户认可的时间通常在“移交阶段”的早期。测试报告中应该详细记录测试日期,测试参与人员,测试环境描述,测试场景,测试结果、遗留问题及最终结论。
一份好的能够作为验收报告附件的测试报告,在最终结论中应该清晰地表达出:“系统测试完成,测试结果符合要求,满足PLM进一步上线推广的要求。”等字样。当然,也可能产品本身存在一些缺陷,无法通过项目组开发人员在短期内解决。 这些问题也应记录在案,PM通过向公司总部报告IR,待问题确认后通过打Patch的方式给予解决。 在这个过程,PM或者MES人员需向客户及时通报问题的解决状态。除非问题很严重且影响了主体业务功能的实现,一般这些IR的存在不应成为项目验收的障碍。
5.2、协调和安排用户培训
用户培训是系统上线前的一个必要步骤,PM根据最终用户的数量来确定培训方式和方法。一般来说,如果最终用户数量较多,PM应该考虑先进行Trainer培训,即从用户中挑选一些骨干人员先进行培训,培训完成后由这些骨干人员再组织和安排针对最终大批量用户的培训。这样做不仅仅为了减少工作量,更主要的是客户自己需要建立一支精通系统使用和配置的技术队伍,使企业具备自主进行系统推广的能力。对于用户群较小的客户,PM可以考虑直接对最终用户进行培训;但是既便是这样,重点培养几个熟练使用系统的人员也不失为是一个对双方都有利的双赢措施。
5.3、收集、整理验收材料,进行项目总结
“移交阶段”的最终目的是为了系统上线和项目验收。PM应在移交阶段针对合同及其附件的要求,与项目组成员一起对所有的交付物进行收集和整理。在验收前向客户提供完整的项目资料(包括电子的和签字的纸质文件)。 这时候你会发现,如果项目组在“启动阶段”就已经定义好了文档的存放和管理方式、并且在项目实施中一贯严格执行的话,现在的收集和整理工作就会非常轻松。
项目总结对于PM及项目组的成长和发展也是非常重要的。回顾整个项目的发展历程,将好的、值得借鉴的东西以书面形式总结出来供他人参考引用;将不好的、需要规避的东西也以书面形式总结出来给别人提个醒,这些都是非常有意义的事情。
5.4、验收报告会
当项目的各项工作顺利完后,PM就可以和客户项目经理进行沟通,请他/她在《验收报告》(AL, Acceptance Letter)上签字,确认项目的正式完成。签字过程可以单独完成,也可以作为项目报告会的一部分在会上完成。项目报告会是总结项目并正式宣告项目完成的一种形式。PM应协调和邀请公司高层领导、客户高层领导、客户项目经理、客户项目发起人、项目实施组核心成员、应用部门代表等重要的项目厉害关系人(Stakeholder)参与这一会议。
6、结束语
项目之所以称之为项目,一是因为它有明确的起始和结束日期,二是因为它所提供的产品具有独特性,三是因为项目实施过程是一个逐步完善的过程。每个实施PLM的企业因其所在的行业和产品不同,其系统实施策略和侧重点也各不相同,这就决定了每个PLM项目都具有各自独特的特点。这样的事实注定PM在项目实施过程中将面临一个充满未知因素的环境,这样的环境中既有风险,也存在机遇,它给善于总结经验教训、喜欢探索新鲜事物的人提供了一个可以充分施展才能的舞台。
项目管理是一门实践性很强的学科,目前虽然有很多项目管理方面的书籍、培训和认证,但是没有任何一本书、没有任何一门培训、没有任何一种认证可以确保你成为一个合格的项目经理。它们提供的是一些基本知识、技能和工具,PLM项目的项目经理需在实践中综合运用这些知识、技能和工具,在特定的项目环境下针对不同的问题采取最恰当的应对措施。项目管理是一个很大的概念,沟通和协调是项目管理过程中项目经理必备的能力,PLM项目的项目经理尤其应该重视沟通与协调对于项目成败的意义。“成也沟通、败也沟通”,希望各位同仁能够通过良好的沟通与协调给自己的项目注入活力,给项目组成员营造积极、热情的工作氛围,为项目的成功验收奠定基础。(e-works)