鸡西矿业集团的吨煤材料成本曾高达47元，居全国煤炭业之首; 实施信息化后，该成本直降到22.27元。信息化不仅堵住了跑冒滴漏，而且优化了业务流程和管理模式，从虚拟零库存，到大件物资租赁管理，再到精确预算管理，这些管理理念都是在业务流程的设计过程中不断创新和完善的。
2005年春节前夕，黑龙江省委、省政府和黑龙江龙煤集团的主要领导收到了一封群众来信，声称鸡西矿业集团物资供应公司经理田连成用信息化作幌子沽名钓誉，编造信息化效益，骗取各种荣誉称号。事实果真如此吗？
“一把手”不能有私心
鸡西矿业集团地处东北边陲，是龙煤集团的子公司，物资供应公司又是鸡西矿业集团的下属单位，负责鸡西矿业集团12个煤矿和两个加工企业的物资采购和供应。春节期间，龙煤集团和黑龙江省有关部门立即组成调查组奔赴鸡西调查事实真相。调查组发现，事实并非检举信中所言，物资供应公司通过信息化不仅创造了惊人的经济效益，而且通过管理创新重塑了鸡西矿业集团近60年的物资管理模式，许多做法在全国煤炭业当属创新。
鸡西矿业集团创建于1948年，是一家大型国有煤矿，年产煤1200万吨，员工6.5万人。1998年前后，以物资供应公司为“圆心”鸡西出现了几百家经营煤矿物资的“公司”、“经销商”等，通过各种“关系”和手段把一批批质次价高的物资“强行”送进仓库，把吨煤材料成本拉高到47元，居全国煤炭业之首; 库存储备资金也“再创新高”，达2.8亿元，物资可用率只有30%。鸡西矿业集团也成了全国煤炭业的“首穷”，矿工频频上访。鸡西矿业集团物资供应公司党委副书记渠敬海说: “当时，物资采购供应完全处于混乱之中，通过各种关系‘送’来的物资，不管有没有用就入库付账; 各矿要多少，就给多少，干什么用无人过问，拉到什么地方也无人控制。”
为遏制物资采购供应中的不正之风，物资供应公司制定了各种制度，如《抹账制度》、《物资仓储管理制度》、《物资采购管理办法》、《会计工作具体规定》等。制度越来越完善，管理漏洞却越来越大。迷茫之中，鸡西矿业集团物资供应公司经理田连成想到了信息化。田连成说: “制度再完美也要通过人去执行，而人的感情又是最不可靠的。怎样避开人的感情？只能把制度和计算机结合在一起！”
2002年，物资供应公司勒紧裤腰带推进信息化，用分期付款的方式实施了用友U8 ERP，从根本上结束了鸡西矿业集团本部过去50多年笨重、繁杂、手工操作的历史，使物资供应管理的方式发生了实质性变化。一是在价格控制上，数据库设定了最高限价，高于最高限价的计算机拒绝处理业务; 二是在库存管理上，设定了最高储备量，高于最高储备量的物资无法入库进账; 三是在付款业务上，高于应付账款的现金、抹账无法执行，各种人为因素在软件面前无计可施。更重要的是，物资供应公司建立了自己的网站，不仅向全国发布招标通知书，而且可以大量搜索价格信息，实现了网上比价采购。
小软件产生了令人吃惊的大效益。当年，鸡西矿业集团的吨煤材料成本就从高峰时期的47元下降到了22.27元，直接创效5000多万元。田连成说: “信息化不仅堵塞了跑冒滴漏，提高了企业效益，而且防止了腐败、保护了一批干部。信息化效益产生的根源不在于技术本身，而在于信息化带来的信息透明。”
国有企业的跑冒滴漏现象有三种情形: 一是个别采购员利用信息不透明，与个别客户勾结坑害企业; 二是个别供应商甚至强权部门利用各种“关系”拉拢、腐蚀干部，实行“强卖”; 三是由于管理手段落后，多数人心有余而力不足。例如，鸡西矿业集团一直要求合同必须经审计科审核后，采购员方能采购入库; 但物资供应公司采购的物品有13000多种，一年产生上万份合同，最小的合同额只有几十元，审计科根本无法逐份审核。
国务院信息化工作办公室副主任杨学山说，个别人很“聪明”，能巧妙“绕”过法律约束，把一些不合法行为变成合法行为，也就是通常所说的“潜规则”; “潜规则”的背后，常常是赤裸裸的腐败，而“潜规则”存在的根源恰恰是信息不透明。物资供应公司通过网上招标比价采购，解决了采购员和企业领导间的信息不对称难题，从而避免了业务员和供应商勾结坑害企业的现象。招标会后，所有招标合同全部录入计算机，审计科控制、业务科执行，没有招标合同，任何业务操作都无法进行。信息公开既堵塞了个别采购员的“暗箱操作”，又给了广大干部一根“顶门杠”，顶住了各种“关系户”的“强卖”现象。当然，软件也给了所有人一个精细化管理的工具。
田连成说，不论信息公开还是精细化管理，最重要的是一把手不能有私心。“实施信息化，领导层、尤其是一把手不仅要有决心、有思路，还不能有一点儿私心杂念，自己给自己戴上‘金手铐’; 否则，有私心就不会上信息化，即使上了信息化也不会持续不断地推进管理创新。”国有企业比民营企业更难推进信息化，难就难在个别领导有私心，因为信息化首先“剥夺”了企业领导随心所欲做事的权利，迫使企业领导把一部分权利让渡给制度、让渡给信息系统。
虚拟零库存管理
初战告捷激发了物资供应公司员工的信息化热情，也让鸡西矿业集团管理层有了信心。借着振兴东北老工业基地的政策机遇，2003年物资供应公司又完成了与12个煤矿材料科的联网，形成了鸡西矿业集团物资供应系统的局域网，实现了物资供应业务数据的共享。鸡西矿业集团号称“百里矿区”，最远的煤矿离鸡西市有三四十公里，过去为芝麻大的事儿，也要跑一趟鸡西，局域网建成后大量的报表、申请单都在网上传递，备受矿工欢迎。2004年，物资供应公司又实施了信息化二期工程，按照寻价、采购、签订合同、审核、入库、质检、付款、出库等物流路径设计信息平台程序，并根据工作流进行串联与分解，达到环环相扣; 实现了物资采购、仓储、供应、管理现代物流的全程监督，变“买了再用”为“用了再买”，彻底改变了传统的煤矿物资供应管理模式。
