鸡西矿业集团的吨煤材料成本曾高达47元，居全国煤炭业之首; 实施信息化后，该成本直降到22.27元。信息化不仅堵住了跑冒滴漏，而且优化了业务流程和管理模式，从虚拟零库存，到大件物资租赁管理，再到精确预算管理，这些管理理念都是在业务流程的设计过程中不断创新和完善的。
2005年春节前夕，黑龙江省委、省政府和黑龙江龙煤集团的主要领导收到了一封群众来信，声称鸡西矿业集团物资供应公司经理田连成用信息化作幌子沽名钓誉，编造信息化效益，骗取各种荣誉称号。事实果真如此吗？
“一把手”不能有私心
鸡西矿业集团地处东北边陲，是龙煤集团的子公司，物资供应公司又是鸡西矿业集团的下属单位，负责鸡西矿业集团12个煤矿和两个加工企业的物资采购和供应。春节期间，龙煤集团和黑龙江省有关部门立即组成调查组奔赴鸡西调查事实真相。调查组发现，事实并非检举信中所言，物资供应公司通过信息化不仅创造了惊人的经济效益，而且通过管理创新重塑了鸡西矿业集团近60年的物资管理模式，许多做法在全国煤炭业当属创新。
鸡西矿业集团创建于1948年，是一家大型国有煤矿，年产煤1200万吨，员工6.5万人。1998年前后，以物资供应公司为“圆心”鸡西出现了几百家经营煤矿物资的“公司”、“经销商”等，通过各种“关系”和手段把一批批质次价高的物资“强行”送进仓库，把吨煤材料成本拉高到47元，居全国煤炭业之首; 库存储备资金也“再创新高”，达2.8亿元，物资可用率只有30%。鸡西矿业集团也成了全国煤炭业的“首穷”，矿工频频上访。鸡西矿业集团物资供应公司党委副书记渠敬海说: “当时，物资采购供应完全处于混乱之中，通过各种关系‘送’来的物资，不管有没有用就入库付账; 各矿要多少，就给多少，干什么用无人过问，拉到什么地方也无人控制。”
为遏制物资采购供应中的不正之风，物资供应公司制定了各种制度，如《抹账制度》、《物资仓储管理制度》、《物资采购管理办法》、《会计工作具体规定》等。制度越来越完善，管理漏洞却越来越大。迷茫之中，鸡西矿业集团物资供应公司经理田连成想到了信息化。田连成说: “制度再完美也要通过人去执行，而人的感情又是最不可靠的。怎样避开人的感情？只能把制度和计算机结合在一起！”
2002年，物资供应公司勒紧裤腰带推进信息化，用分期付款的方式实施了用友U8 ERP，从根本上结束了鸡西矿业集团本部过去50多年笨重、繁杂、手工操作的历史，使物资供应管理的方式发生了实质性变化。一是在价格控制上，数据库设定了最高限价，高于最高限价的计算机拒绝处理业务; 二是在库存管理上，设定了最高储备量，高于最高储备量的物资无法入库进账; 三是在付款业务上，高于应付账款的现金、抹账无法执行，各种人为因素在软件面前无计可施。更重要的是，物资供应公司建立了自己的网站，不仅向全国发布招标通知书，而且可以大量搜索价格信息，实现了网上比价采购。
小软件产生了令人吃惊的大效益。当年，鸡西矿业集团的吨煤材料成本就从高峰时期的47元下降到了22.27元，直接创效5000多万元。田连成说: “信息化不仅堵塞了跑冒滴漏，提高了企业效益，而且防止了腐败、保护了一批干部。信息化效益产生的根源不在于技术本身，而在于信息化带来的信息透明。”
国有企业的跑冒滴漏现象有三种情形: 一是个别采购员利用信息不透明，与个别客户勾结坑害企业; 二是个别供应商甚至强权部门利用各种“关系”拉拢、腐蚀干部，实行“强卖”; 三是由于管理手段落后，多数人心有余而力不足。例如，鸡西矿业集团一直要求合同必须经审计科审核后，采购员方能采购入库; 但物资供应公司采购的物品有13000多种，一年产生上万份合同，最小的合同额只有几十元，审计科根本无法逐份审核。
国务院信息化工作办公室副主任杨学山说，个别人很“聪明”，能巧妙“绕”过法律约束，把一些不合法行为变成合法行为，也就是通常所说的“潜规则”; “潜规则”的背后，常常是赤裸裸的腐败，而“潜规则”存在的根源恰恰是信息不透明。物资供应公司通过网上招标比价采购，解决了采购员和企业领导间的信息不对称难题，从而避免了业务员和供应商勾结坑害企业的现象。招标会后，所有招标合同全部录入计算机，审计科控制、业务科执行，没有招标合同，任何业务操作都无法进行。信息公开既堵塞了个别采购员的“暗箱操作”，又给了广大干部一根“顶门杠”，顶住了各种“关系户”的“强卖”现象。当然，软件也给了所有人一个精细化管理的工具。
田连成说，不论信息公开还是精细化管理，最重要的是一把手不能有私心。“实施信息化，领导层、尤其是一把手不仅要有决心、有思路，还不能有一点儿私心杂念，自己给自己戴上‘金手铐’; 否则，有私心就不会上信息化，即使上了信息化也不会持续不断地推进管理创新。”国有企业比民营企业更难推进信息化，难就难在个别领导有私心，因为信息化首先“剥夺”了企业领导随心所欲做事的权利，迫使企业领导把一部分权利让渡给制度、让渡给信息系统。
虚拟零库存管理
初战告捷激发了物资供应公司员工的信息化热情，也让鸡西矿业集团管理层有了信心。借着振兴东北老工业基地的政策机遇，2003年物资供应公司又完成了与12个煤矿材料科的联网，形成了鸡西矿业集团物资供应系统的局域网，实现了物资供应业务数据的共享。鸡西矿业集团号称“百里矿区”，最远的煤矿离鸡西市有三四十公里，过去为芝麻大的事儿，也要跑一趟鸡西，局域网建成后大量的报表、申请单都在网上传递，备受矿工欢迎。2004年，物资供应公司又实施了信息化二期工程，按照寻价、采购、签订合同、审核、入库、质检、付款、出库等物流路径设计信息平台程序，并根据工作流进行串联与分解，达到环环相扣; 实现了物资采购、仓储、供应、管理现代物流的全程监督，变“买了再用”为“用了再买”，彻底改变了传统的煤矿物资供应管理模式。
田连成说: “在业务流程设计中，我们充分利用买方市场的优势，确立了虚拟零库存的管理理念，实行物资消耗后再结算，实现了即用即买。”过去，各种渠道采购来的物资，不管煤矿用不用，只要货物入库财务科就挂账付款; 如果煤矿不愿意用，就成了积压库存。“一个老鼠坏一锅汤，40个采购员中如果有两三个捣蛋的，就很麻烦！”
美国萨拉·李面包集团前CEO巴里·贝拉查退休前在他的办公桌上一直放着一块牌子，上面总结了他个人以及公司的哲学: “我们只相信上帝的话，其他人请拿数据来。”如今，物资供应公司的采购管理也是这样。物资供应公司每年召开一次网上公开招标会，所有招标合同都要录入审计科的数据库; 没有招标合同，无法进行到货处理，合同录入计算机后，业务人员无法调整入库价格和数量。采购物资入库登记后，供应商仍拿不到货款，因为这属于供应商暂存在物资供应公司仓库内的暂存物资; 当煤矿提出用货需求，并经业务科批准后，物资供应公司仓库形成出库单，向煤矿发货; 同时，形成付款信息，财务科挂账付款。这一流程彻底颠覆了鸡西矿业集团近60年的物资采购模式，在国内煤矿业也属创新。物资供应公司党委书记郑彤然说: “鸡西矿业集团库存资金最多的时候达2.8亿元，现在还不到8000万元; 如果扣除5000万元等待报废的物资，实际库存资金只有3000多万元。名义上是节约了流动资金，实际上是节约了大量积压报废。”
由于对定额、定量的严密控制，近几年鸡西矿业集团的吨煤材料成本持续走低。2004年实现了吨煤材料费17.31元，创全国煤炭业最低水平，为集团公司解困发展做出了突出贡献。但田连成深知“海绵里的水终究有限”，物资供应公司不仅要从物资采购中“节流”，还要从物资供应中“开源”，以管理创新开辟物资供应的“蓝海”。
过去，煤矿要多少，就给多少，月末再对账、盘点。有时候，煤矿材料员从物资供应公司仓库拉出货后，半路上偷偷地卸下一部分，也无人知晓。现在，物资供应公司基本实现了精细化预算管理。年初，各煤矿上报年度采煤计划，经鸡西矿业集团批复后，再将年度计划分解成月计划指标，月底在网上滚动申报。假设某煤矿2006年5月计划采煤10万吨，按照吨煤材料费24元，该矿就在集团财务处存储了240万元的“虚拟币”，用于“采购”物资供应公司的物资。如果该矿5月物资采购量超过240万元，物资供应公司将不再发货。在物资供应上，各煤矿材料科随需随买。
4月10日，记者在鸡西矿业集团杏花煤矿体验了一次“网上购物”。记者首先在杏花煤矿材料科发了一个“采购”500米电缆的申请单; 30分钟后，当记者赶到物资供应公司仓库时，发现工人正在装车，准备给杏花煤矿送电缆。记者仔细调阅网上记录发现，物资供应公司管理科审批记者的采购申请单后传给了三类科，三类科在网上开料并传给仓库，物资供应公司仓库管理员点击出库，杏花煤矿材料科就自动生成了500米电缆的入库，同时，物资供应公司财务自动生成对供应商的应付款。最后，由物资供应公司仓库统一配货给杏花煤矿。渠敬海说: “现在供应系统只要有一个数据变化，总计11个业务部门、12个煤矿材料科、61个业务环节都会同时发生变化，极大地节省了人力、财力，提高了工作效率，而且杜绝了材料中途流失现象的发生。”原来，材料管理科室每月一次要一周多时间才能完成月末对账和下账工作，现在可以做到时时监控，只要月末到各煤矿库房盘点一次就够了。
理论来源于实践，又指导实践。作为工具和手段，IT在固化先进管理思想的同时，又不断提出创新的诉求，推动管理创新等。
为查验物资供应公司信息系统应用水平，与记者同行的郭玉森在杏花煤矿仓库随机抽查了代号为02210201106的35#矿缆的数量。郭玉森是黑龙江省制造业信息化专家组副组长，记者和郭玉森仔细数了仓库内35＃矿缆的实际数量是100个，然后我们又到杏花煤矿仓库办公室查验，系统显示35＃矿缆的数量也是100个。郭玉森竖起大拇指对田连成说: “你们是真的在用！”
参观完杏花煤矿仓库和物资供应公司仓库后，郭玉森感慨地说: “物资供应公司真正实现了流程化管理，权力和职能部门向后退，流程向前移，通过前后流程间的相互监督，既提高了效率又避免了各种腐败行为。”众所周知，一个部门造假容易，两三个部门串通造假也不难，但要五六个部门共同串通造假就几乎不可能，因为环节越多造假成本也越高，这正是流程化管理的本质意义。田连成说: “过去时常出现仓库管理员监守自盗或者与送货司机勾结盗货现象，现在再也没有人敢这样做。只要仓库内现货和系统内数字不符，我们就重罚！仓库管理员个个把库存物资看得比自己的钱包还紧！”
“两个延伸”即将实现
目前，物资供应公司正在对软硬件进行升级，采购防火墙等产品，计划今年8月将原有软件整合成统一门户，规范接口标准，实现跨操作平台、多数据库协同作业; 同时，打通外网和局域网间的通道，实现远程登录局域网。田连成说: “今年我们有望实现两个延伸: 一是把物资供应管理系统向井下采区段队延伸，对大件物资实行网上租赁管理; 二是把物资采购管理系统向供应商延伸。”
煤矿物资有两种: 一种是电缆等一次性消耗品; 另一种是常用的、非一次性消耗品，如皮带机、掘进机、喷浆机等。过去，矿工常常将皮带机、掘进机等大件物资在井下用完就扔了，或者因为没有及时运送到地面被掩埋了，物资供应公司也无从查找。因为每个煤矿都有多个采区，每个采区又分多个采掘大队，往往一采区从煤矿仓库拿走皮带机后，不登记就给了二采区，可能二采区用完后又给了三采区或四采区; 如此几个反复，皮带机就下落不明了。据介绍，通过大型材料管理软件，物资供应公司将对10多种常用的大件物资实行网上租赁管理，在计算机上可直接看到千米井下全公司100多个采掘工作面大件物资动态使用的情况，从而杜绝井下物资跑冒滴漏现象的发生，为企业创造更大的效益。物资供应公司党委书记郑彤然说: “我们的目标是实现从出库、发放、使用到核销的全程动态监控，对大件物资实行全生命周期管理。”
精细化管理的另一端是向供应商延伸。渠敬海说: “目前，这项工程的研发已经完成，正在调试过程中，可望在6月份上线。”整合后的物资供应管理网将与互联网相联，供应商既可以在网上投标，也可以远程查看存放在物资供应公司仓库内物资的应用情况，随时掌握自己物资的使用状况，以便及时发货; 物资供应公司的员工也可以远程登录局域网，异地处理审批、开料、付款等业务，实现真正意义上的供应商库存管理（VMI）。田连成开玩笑说，以后物资供应公司也可以实行移动办公，员工可以在家里一面洗衣服、做饭，一面在网上处理审批、开料、付款等业务。
从网上比价采购到虚拟零库存，再到“两个延伸”，在短短三四年间，物资供应公司依靠信息化彻底颠覆了实行了近百年的煤矿物资供应管理模式。田连成说: “过去，物资供应处的主要职责是采购物资，下属煤矿有什么材料就用什么，根本没有选择的余地; 今后，物资供应公司的主要职责将是物流供应管理，煤矿想用什么就‘买’什么，把采购权真正归还给物资使用者。物资供应公司也不再是企业的职能管理部门，而是煤矿的物流服务提供商。” (计世网)
