更彻底的应用

         现在，梁兵给下属转发重要邮件变得非常简单，只要统一发给济南组的医药代表就可以了。诺和诺德的IT团队在虚拟办公室中为所有员工创建了统一的电子信箱，同时按照组织关系建立了相应的邮件组。“我们现在至少每两天会使用一次虚拟办公系统，不仅因为方便，更重要的是我觉得跟公司所有的部门都很近。”梁兵说。

         由于实现了全部员工真正的网上办公，诺和诺德大量的企业办公流程得到简化或优化。目前，员工申请休假均通过网上提交、审批，纸质申请单已被取消；大量的内部培训开始转移至网上。过去，由于诺和诺德每个员工必须参加的商业道德培训，公司只好把所有人召集到培训室，发材料学习、考试；现在，网上培训不仅完全可以达到效果，由于它不受时间、地域的限制，还可以快速得到考试分数，上司可以很快就得知员工的培训结果。

        诺和诺德的医学信息组主要是给销售人员提供专业信息（医疗领域最前沿的信息、最新的研究报告）的部门，原来销售员们是打电话要资料，医学信息组经常忙得一团乱，这已经一去不复返。如今，销售员通过网络提交查询请求，只要注明信息种类，就可以按权限共享医学信息组提供的专业信息。

         此外，各个事业部纷纷在网上推出了市场信息介绍、销售数据查询、项目介绍等资讯，极大地方便了一线员工获取信息。诺和诺德的每个业务部门还可以根据本部门想法，设计网上调查问卷。便捷的调查方式不仅能够得到绝大多数员工的反馈，而且几乎在调查的同时统计结果就可以得出，大大提高了管理和支持部门的运作效率。

          同所有IT项目的推广一样，虚拟办公室这一创新性应用在推广中也遭遇到了阻力。为了提高项目可行性、规避风险，曹光正在推广策略上下足了功夫。

         在2005年项目启动之初，曹光正就做了周密的考虑。他先在5月做了一个非常详细的调研报告，确认了医药代表中有多少人没有家用电脑、多少人没有宽带。结果他得到一个惊喜的结果——95％~98％的员工都有电脑，85％以上都能在家宽带上网，甚至是拉萨区域的销售代表。这给了曹光正很大的信心。

         此后，曹光正在销售团队选了50位一线员工，做了2个月的试运行，再收集反馈和意见。7月，他开始组织一线员工和在家办公的员工进行培训；8月，系统正式运行。最初，虚拟办公室的使用量并不高，大家对工作习惯的改变并不适应。此外，由于销售团队之间的竞争很激烈，每位主管更愿意看新的客户信息、实际销售额，利用虚拟办公的热情并不高。随后，诺和诺德的IT团队在曹光正的带领下，又进行了大量推动工作，如从经常使用虚拟办公室的员工中选出一部分人，让他们在销售季度会上给所有的医药代表宣讲使用心得。

         在诺和诺德中国，每有新的IT项目推出，曹光正都会带领团队主动发现使用中的问题，并在第一时间解决，还会持续督促和监控系统的使用情况，并及时与用户保持沟通，从而使得系统能够尽快在全公司用起来。“如果大家不用已搭好的应用系统，IT投资将不能得到回报，这也是一种投资浪费。”

        随着各方面条件的成熟，诺和诺德中国的一线经理和员工逐渐发现，公司很多新出台的政策通过网络能及时了解到，销售信息也能够在网上查询到，于是，使用虚拟办公室的人逐渐多起来。“我们做过统计，每天晚上七八点后到10点，是虚拟办公系统使用的高峰时间，这说明大部分销售员都已经养成晚上回家后利用公司信息资源的习惯。”对此，曹光正非常欣慰。（ＩＴ经理世界）