不仅仅是个工具
办公系统不仅仅是个工具，更是一个管理平台，如何规范、高效、有效地利用这个平台，达到提高效率、提升管理水平，是区分系统使用好坏的重要指标，因此在解决“一波三折”问题的过程中，盾安集团做了一个重要工作——结合万户网络提供的系统使用手册，重新编写了盾安OA的管理规定。
规定包括了三个部分：①盾安OA使用管理规定，对OA的使用规范做了总的规定。②盾安OA员工使用手册。这个手册包含了使用帮助和一些具体功能的管理规定，对系统的使用及最主要的功能做了说明。特别是对盾安OA中模块、子栏目、子功能做了具体的使用规定。③盾安OA员工工作流程使用手册。对系统的工作流程中的每个流程做了具体的使用说明、使用规定等。
管理制度制定了盾安集团OA系统的建设标准及规范，建立OA系统所必须依据的统一技术规范、指标体系、过程协调机制、运行管理制度等，确保了系统的成功构建和应用。在系统建设后期，盾安集团又逐步制定了相关的系统建设和管理制度，制定了具体的意见收集、问题上报、需求调整、系统优化及改善计划的上报及反馈制度，进一步明确和规范了系统应用管理方法。
盾安的协同办公新境界
自动化给盾安集团带来了巨大的变化。全集团现有使用OA在职员工1682人，分布于全国各地。总公司内部用百兆局域网、其它公司用ADSL或光纤与集团总部实现连接，集团配置了专用企业级应用服务器，确保OA系统的高效稳定运行。
统一的电子邮件系统使盾安集团内部的通讯与信息交流快捷流畅起来；共享的信息发布平台也为信息发布、交流、收集及管理提供了有效的场所，使各种信息能及时在盾安集团内得以传播、共享和利用，使其成为盾安集团对外宣传、内部经验交流、综合信息服务的窗口。
OA系统的协同工作平台实现了盾安集团内部无纸化办公和各项工作、日常事务的高度自动化管理，将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式，提高了集团内部工作监控、管理和辅助决策的能力。知识管理平台实现了日常文字、数据、信息处理与传递的自动化；实现了盾安集团内部各部门间信息的网络化管理，可以充分利用盾安集团已拥有的各种信息资源、专家技能，改进盾安集团整体的创新能力、快速响应能力、提高工作效率和员工的技能素质。
统运作效率上看，信息发布与获取更实时；文件传送更快捷，维护更方便；工作更有序规范，过程更透明，管理更科学，可视性、可监控性更高；减少了中间环节，优化了业务流程，强调过程控制和协调能力的改进，增强整体协同能力。
一个普通页面速度只需要3秒，平均每天的在线人数已经达到了310人。系统功能实用、易于掌握、界面友好的特性让员工很快熟练掌握了操作方法，同时，员工们更明确自己的工作职责和内容，比以往能更及时获取信息支持。系统提升了员工掌握先进信息技术的热情，调动了积极性，激发了参与意识；减少了出错率，降低了工作难度和强度，避免无效劳动和重复劳动，提高了员工的专业素质。
使用人员的不断增多，使用频率的不断增大，使用OA系统单单每年节省的纸质、沟通方面的成本估计就在百万元以上。OA系统还成功打造了具盾安集团特色的第三代知识管理型办公自动化系统，形成盾安集团知识门户，改善了盾安集团对外形象，树立竞争新优势。
