“避雷”四步式
负责项目实施的信息中心借鉴以前做项目的经验，精心设置了四个重要的步骤以保证项目的顺利进行。
①政策先行，培训为辅。为了保证协同OA项目的顺利实施，西瓷公司信息中心制定了“办公自动化系统实施管理办法”，对项目实施过程中的系统设置、应用规范、安全管理等内容做了详细的规定。为了让员工尽快掌握协同OA系统的使用方法，信息中心深入到各部门、车间，有针对性地进行了十多次培训，使员工很快掌握了协同办公的基本方法。
②了解需求，梳理流程。信息中心通过对相关部门管理业务需求的了解，以解决各类报表的传递为重点，设计了各种质量报表模板、各生产车间的生产报表模板40种，目前这些报表均以规定的流程，经审批后通过协同OA系统直接发送给相关人员。
③增设模板，提高效率。由于原有ERP系统新增物料申请存货编码及计划的审批业务，涉及到多个部门的多个业务员，过程多、手续繁杂、时间长，时常影响正常业务的进行。信息中心在协同OA系统中设置了“新增物料计划的审批”、“新增供应商审批”及适用于其它各类管理业务的表单模板十多种，使审批过程全部通过协同OA系统进行，避免了业务人员在各部门间的奔波，提高了工作效率。
④做好信息服务，让文档方便调阅。信息中心应用协同OA系统的文档管理工作功能，逐步建立了公司的管理信息（知识）库，他们将公司现行的质量管理标准、企业管理标准和企业管理制度等数百个文件转换成PDF格式，存放在协同OA系统公司文档中的管理文件和管理标准中，员工可以通过协同OA系统随时方便地进行查阅。
