【IT168 专稿】“王工，那个文件我协同给您了”、“你把那件事情的情况协同给我吧”……在西安西电高压电瓷有限责任公司（以下简称“西瓷公司”）的办公走廊里，这些新近开始时兴的“流行语”不绝于耳。
从2005年7月进行协同管理软件的使用以来，西瓷公司这个典型的传统国有企业，竟然以惊人的速度养成了新型的协同管理工作习惯。上班后，员工们会先到协同系统上报个到，查查公告栏里最新的公司动态和当日的工作安排计划；查看是否有新协同需要处理；查看是否有新邮件等等。协同管理系统正在悄悄地把西瓷公司变成一个具有信息化管理理念和方式的现代企业。
“雷区”重重
隶属中国西电集团的西瓷公司，由中国华融资产管理公司、中国东方资产管理公司、西安电力机械制造公司共同投资设立，是国内电瓷避雷器行业的大型骨干企业，产品畅销全国，并出口到40多个国家和地区。
随着改革开放的不断深入，由计划经济转型为市场经济的国内市场大环境带给西瓷这个老国企巨大的压力。市场已经转变为买方市场，企业不仅需要关注设计、质量，而且更要学会如何对市场、对客户的需求变化做出快速反应。进入二十一世纪，经济全球化使企业的市场空间扩大，同时也带来了更多更优秀的竞争对手，网络技术的广泛应用为企业的运作经营带来了新的模式，这些无不都对企业的应变能力和控制、协调能力的提出越来越高的要求。
为了迎接新的机遇和挑战，近几年，西瓷公司在计算机及信息技术的应用、信息化建设方面已经做了很多的工作，已经建立了具有自主独立国际域名的网站，通过国际互联网与世界各地用户进行沟通，同时建立了财务网络系统、CAD网络系统等两个局域网。尽管如此，西瓷公司的管理仍存在很多问题，现有的应用软件仍停留在各独立业务部门的数据收集和粗加工上，形成一个个信息孤岛，不能为决策层提供强有力的决策数据；各职能部室、生产车间之间的信息难以统一管理，管理工作主要靠手工来完成；内部缺乏有序的计划经营，产、供、销脱节。同时，公司内外信息量极度膨胀。近年来，计算机已经渗透到西瓷公司大量的日常管理工作中，公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作单位越来越多，传统的手工处理方式和信息利用方式已不能满足现代管理的需要，并开始影响到企业管理业务的发展。
为了从根本上解决这些问题，提升企业的管理水平和核心竞争力，西瓷公司的管理层将目光投向了协同软件。经过多方考察和调研，用友致远公司成为了西瓷公司正式开始“避雷”之旅的合作伙伴。。
“避雷”四步式
负责项目实施的信息中心借鉴以前做项目的经验，精心设置了四个重要的步骤以保证项目的顺利进行。
①政策先行，培训为辅。为了保证协同OA项目的顺利实施，西瓷公司信息中心制定了“办公自动化系统实施管理办法”，对项目实施过程中的系统设置、应用规范、安全管理等内容做了详细的规定。为了让员工尽快掌握协同OA系统的使用方法，信息中心深入到各部门、车间，有针对性地进行了十多次培训，使员工很快掌握了协同办公的基本方法。
②了解需求，梳理流程。信息中心通过对相关部门管理业务需求的了解，以解决各类报表的传递为重点，设计了各种质量报表模板、各生产车间的生产报表模板40种，目前这些报表均以规定的流程，经审批后通过协同OA系统直接发送给相关人员。
③增设模板，提高效率。由于原有ERP系统新增物料申请存货编码及计划的审批业务，涉及到多个部门的多个业务员，过程多、手续繁杂、时间长，时常影响正常业务的进行。信息中心在协同OA系统中设置了“新增物料计划的审批”、“新增供应商审批”及适用于其它各类管理业务的表单模板十多种，使审批过程全部通过协同OA系统进行，避免了业务人员在各部门间的奔波，提高了工作效率。
④做好信息服务，让文档方便调阅。信息中心应用协同OA系统的文档管理工作功能，逐步建立了公司的管理信息（知识）库，他们将公司现行的质量管理标准、企业管理标准和企业管理制度等数百个文件转换成PDF格式，存放在协同OA系统公司文档中的管理文件和管理标准中，员工可以通过协同OA系统随时方便地进行查阅。
七大成效
目前，西瓷公司的管理标准、管理制度、程序文件、会议纪要、综合信息简报等都已可以在A6协同办公系统里方便地查阅，报表文件里的质量报表、生产报表、工艺控制报表也通过用友致远的A6协同办公系统发送和查阅……以往员工在各部门之间忙碌地跑动、发送报表和文件的场景现在再也看不到，办公区变成静悄悄的一片。
另据据西瓷公司有关部门随机抽样调查显示：A6协同办公系统同时在线人数日均超过50人，已经成为西瓷公司日常生产经营活动中一个不可缺少的重要工具。具体成效有如下七点：
①建立了完整统一的企业数据库。通过协同管理软件项目实施，西瓷公司制订了企业数据编码规则，确定了各类数据的数据结构，建立了完整、统一的企业数据库。
②建立了相对完整的管理业务流程架构。通过建设协同OA系统，公司对办公流程、角色、动作、权限进行了灵活配置，满足了现代办公对组织行为的多种实际管理应用需求，并以图示化的“流程+表单”方式展现，形象、直观、易学、易用。
③提高了企业管理工作的规范化程度和工作效率。在企业办公过程中，采用集中式信息处理机制，协同工作以“流程+表单”方式发起，以“人”为中心，通过办公通系统把日常管理中的事务、事件按“角色驱动，流程引导、表单展现、集中共享”的方式协同关联起来，应用于请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、信息传递等实际事务、事件处理中，改变工作质量，有效提升传统办公管理手段，提高了工作效率。
④实现了数据共享，可以提供实时、动态的数据信息查询。协同OA系统实现了知识的高效管理、积累、沉淀、传播、应用，摆脱了人员流动造成的知识的流失；建立了动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，使得企业各种资源能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理，从而形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。
⑤实现了物流、资金流、信息流的集成。通过ERP、协同OA系统，企业可以跨越不同平台及数据库的限制，可以对ERP、协同OA等信息系统进行整合，实现企业资源的整体安排与管理，根据实际业务管理和办公需要灵活调整企业资源的分配，进一步提高企业资源的利用率。
⑥提高了企业员工的素质。经过多层次的反复培训，公司领导及企业员工对信息化建设的重要性有了充分的认识，对“信息化带动工业化”有了更深刻的理解。通过培训使各管理业务部门工作人员熟练掌握计算机操作的基本技能，为企业培训了一支熟悉管理业务，会计算机操作，能够使用ERP、协同OA系统的新型员工队伍。
⑦信息化项目的实施，结合ISO9000质量体系，为西瓷公司构筑起了科学管理的框架，对企业的快速发展起到了非常重要的推动作用。2002年～2005年，企业的商品产值提高到3.06亿元，利润由49万元提升到1229万元；在商品产值增加了1倍的情况下，库存却基本保持不变，库存精确度水平达到99%，百元制造成本由2003年的66.18元下降到2005年的57元，流动资金周转率由0.74提高到0.96。
